10 wichtige Sicherheitsaspekte für Büros und Unternehmen

Sicherheit im Büro betrifft eine ganze Bandbreite von Faktoren. Neben dem Schutz der Geschäftsräume durch entsprechende Sicherheitsvorkehrungen spielt vor allem der Datenschutz eine essenzielle Rolle. Hierbei geht es nicht nur um die Absicherung der virtuellen, sondern explizit auch um die physischen Daten in Form von Dokumenten und wichtigen Unterlagen.

1. Einbruchs- und Fremdverfügungsschutz in Büros

Datenschutz beginnt nicht erst am Computer. Um die sensiblen Daten von Geschäftspartnern, Mitarbeitern und Kunden zu schützen, steht der Einbruchsschutz an oberer Stelle. Hier sollten Unternehmer ein hochwertiges Alarm- und Sicherungssystem inklusive Bewegungsmelder und Videoaufzeichnung nutzen. Für besonders sensible Bereiche, so zum Beispiel den Ort der Bargeld- und Dokumentenaufbewahrung empfiehlt sich ein zusätzliches Alarmsystem mit täglicher Aktivierung nach Arbeitsschluss. Eine Fallbenachrichtigung per Smartphone oder eine direkte Alarmweiterleitung an einen beauftragten Sicherheitsdienst haben sich in der Praxis bewährt und erhöhen die Ergebnisquote bei Einbrüchen deutlich.

2. Datensicherung via Backup

Ein Großteil aller heute genutzten Daten ist online gespeichert. Deren Verlust stellt nicht nur ein hohes Risiko in der Sicherheit aller Korrespondenten des Unternehmens, sondern auch eine Gefahr für die Existenz des Unternehmens dar. Regelmäßig durchgeführte Backups bewahren vor dem vollständigen Datenverlust und sind Maßnahmen, die am besten über eine automatische Backup-Funktion ergriffen werden sollten. Für die Datensicherung empfehlen sich externe Speichermedien, die anschließend sicher aufbewahrt und zugriffsgeschützt gelagert werden. Um bei Notwendigkeit das jüngste Backup auf das System aufzuspielen, sollte die Beschriftung manuell mit großer Sorgfalt erfolgen.

3. Antivirus-Software braucht regelmäßige Updates

Anti-Schadware-Programme sind essenziell und bedürfen hoher Aufmerksamkeit. Ein klassisches Antivirus-Programm und eine Firewall reichen zum Schutz der gewerblichen Daten nicht aus. Die Aktualität der Software ist die Basis für zuverlässigen Schutz und höchste Sicherheit vor Hackerzugriffen. Risiken für Viren, Trojaner und andere Schad-Software lauern auf Websites, in erhaltenen E-Mails und bei Downloads. Mit regelmäßigen Updates lassen sich die Schadware-Risiken durch die Aktualität der Software mindern. Zusätzlich sind Systemchecks in intervallweiser Ausführung zu empfehlen, welche mit entsprechender Einstellung automatisch durchgeführt werden und unbemerkt im Hintergrund mitlaufen.

4. Externe Datenträger gesondert schützen

Die Datensicherung in Form von Backups erfolgt für maximale Sicherheit auf externen Festplatten und USB-Sticks. Die Datenträger werden vorab durch Einsatz eines Antivirus-Programms geprüft. Doch auch die Aufbewahrung birgt Gefahren. Hochwertige Tresore für Datenträger mit wichtigen Unternehmensinformationen und Informationen über Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner oder Bankdaten sind der beste und einzig richtige Aufbewahrungsort. Hier macht Qualität den Unterschied und beugt allen Risiken von Fremdzugriffen bei Einbrüchen oder Illoyalität eines Mitarbeiters vor.

5. Passwörter und Zugriffsberechtigungen

Die regelmäßige Änderung aller Passwörter schließt aus, dass sensible Informationen nach außen dringen oder für Hacker unproblematisch greifbar werden. Ein automatischer Passwortgenerator eignet sich nicht nur für Großunternehmen, sondern bietet auch in Büros und KMU höchste Sicherheit. Zugriffsberechtigungen werden entsprechend der Arbeitsbereiche vergeben und erfordern eine umfassende Sicherheitsberatung der jeweiligen Mitarbeiter. Die Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsklausel ist nicht nur in sehr sensiblen Unternehmensbereichen, sondern generell eine notwendige Absicherung der Firma. Wichtig: Passwörter sollten nie einen Kontext zum Leben ihres Nutzers herstellen. Daher sind Namen aus der Familie sowie Geburtsdaten die sichtlich unsicherste Wahl.

6. Tresore für Datenträger und Dokumente

Wie bereits angeschnitten, sollten Informationen enthaltende Datenträger in einem sicher verschließbaren und bestenfalls eingebauten Tresor verwahrt werden. Gleiches gilt auch für Dokumente, auf denen sich wichtig Informationen oder Geschäftsgeheimnisse und Bankverbindungen befinden. Trotz Digitalisierung entstehen die meisten Schäden bei Unternehmen nicht in der virtuellen, sondern in der nicht ausreichend gesicherten realen Welt. Die Aufbewahrung wichtiger Unterlagen, Datenträger oder Finanzmittel in einem abgeschlossenen Schreibtisch ist kein ausreichender Schutz gegen externe und interne Übergriffe. Bei unter Verschluss aufbewahrten Daten wird die Zugriffsberechtigung mit größter Sorgfalt vergeben. Dennoch sollten mindestens zwei Zugriffsberechtigte gewählt werden und Zugang zu den Tresoren erhalten.

7. Schutz vor Folgen von Systemausfällen

Ein Systemausfall lässt sich nicht prinzipiell vermeiden. Sollte es trotz höchster Sicherheitsvorkehrungen zu Stromausfällen oder einem Systemcrash kommen, kann dieser Sonderfall zum vollständigen Datenverlust führen. Ein Notfallplan ist essenziell und sollte das Verhalten der Mitarbeiter, eine Notstromgenerator für unternehmenseigene Server und den direkten Kontakt zu einem Dienstleister für die Instandsetzung beinhalten. Hier ist es wichtig, dass alle Berechtigten über den Plan in Kenntnis sind und dessen Umsetzung anhand unternehmerischen Anweisung vornehmen. Kommt es zum Systemausfall, sollte die Rufnummer des Experten bereitliegen. In einigen Branchen wie Hotels und Restaurants ist ein zusätzlicher Notfallplan für die Übergangszeit bis zur Instandsetzung der Technik nötig.

8. Unterweisungen für Mitarbeiter in puncto Sicherheit

Das beste Konzept ist nicht realisierbar, wenn die Mitarbeiter nicht in den Notfallplan eingewiesen und in allen Sicherheitsmaßnahmen geschult werden. Die Unterweisung der Belegschaft erfolgt schriftlich und endet mit einer Unterzeichnung der Regeln. Die erarbeiteten Sicherheitsregeln erhalten mit der Unterschrift jedes Mitarbeiters ihre Gültigkeit und sind verbindlich. Sowohl die Umsetzung, als auch die Kontrolle werden in großen Unternehmen von einem Sicherheitsbeauftragten, in kleineren Firmen vom Management selbst vorgenommen. Die Sicherheitsmaßnahmen sind variabel und werden immer auf die neuesten Anforderungen angepasst. Dementsprechend sind regelmäßige Schulungen notwendig.

9. Sicherheitslücken von externen Spezialisten ermitteln lassen

In der IT und in der physischen Sicherheit sind Lücken ein nicht zu unterschätzendes Risiko. Diese zu ermitteln setzt viel Know-How und Kernexpertise voraus. Ein externer Spezialist für IT-Systeme ist hier der richtige Ansprechpartner und erkennt Problemstellen, die beim täglichen Arbeiten mit dem System oftmals unerkannt bleiben. Die Installation, die Betreuung und die Überwachung der IT in Unternehmen ist bei einem Spezialisten in den besten Händen. Hier empfiehlt es sich, die langfristige Zusammenarbeit mit einem Systemhaus oder einem firmeneigenen Sicherheits- und IT Beauftragten anzustreben. In der Praxis zeigt sich, dass die Wartung der IT durch Spezialisten für eine Minderung der Risiken von Sicherheitslücken und deren Folgen sorgt.

10. Sicherheitsmaßnahmen benötigen Bedarfsoptimierung

Alle Sicherheitsmaßnahmen und Vorkehrungen erzielen ihre Effektivität erst dann, wenn sie auf die Gegebenheiten und den Bedarf im Unternehmen abgestimmt werden. Daher steht die Bedarfsermittlung vor allen Überlegungen im Fokus und ist das Fundament, auf dem die Maßnahmen aufbauen. Hier kann es hilfreich sein, sich für eine externe Dienstleistung zu entscheiden und ein Sicherheitssystem mit aufeinander aufbauenden und ineinander greifenden Modulen zu bevorzugen. Der Datenschutz muss grundsätzlich gewährleistet sein und sowohl im digitalen, wie im physischen Bereich in Präzision umgesetzt werden.