Ab wann ist ein Datenbeauftragter Pflicht?

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Grafik mit DSGVO Schriftzug
Foto: skylarvision/pixabay.com

Die Datenschutz-Grundverordnung, abgekürzt DSGVO, ist nicht nur verbindlich, sondern weitet seit dem 25. Mai 2018 den Bereich, der in die Verantwortlichkeit eines Datenschutzbeauftragten fällt, weiter aus. Da bei einer Missachtung der datenschutzrechtlichen Verordnung stark verschärfte Sanktionen drohen, ist es für Unternehmen unentbehrlich, sich damit zu befassen, ob sie in der Pflicht stehen, einen Datenschutzbeauftragten einzustellen, der jegliche Verordnungen bezüglich des Datenschutzes im Unternehmen überprüft und außerdem gewährleistet, dass sie erfüllt werden.

Die bestehende Pflicht zur Beauftragung eines Datenschutzbeauftragten durch die Mitarbeiterzahl

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Da die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter, die in einem Unternehmen beschäftigt sind, erfasst werden müssen, richtet sich die Pflicht zur Beauftragung eines Datenschutzbeauftragten in der DSGVO unter anderem nach der konkreten Anzahl der Mitarbeiter, die in dem Unternehmen beschäftigt sind.

Sind in einem Unternehmen mindestens 20 Mitarbeiter regelmäßig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt, tritt die gesetzliche Pflicht für das Beauftragen eines Datenschutzbeauftragten in Kraft. Dies ist beispielsweise dann gegeben, wenn die elektronische Datenverarbeitung, abgekürzt EDV, verwendet wird, um personenbezogene Daten zu verarbeiten, exemplarisch mittels dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel oder dem umfassenden E-Mail-Dienst Outlook. Es gilt zu beachten, dass auch Aushilfen oder Praktikanten, die nicht unbefristet im Unternehmen tätig sind, bei der Anzahl der Beschäftigten voll gezählt werden.

Des Weiteren wird das Unternehmen verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten einzusetzen, wenn ein erhöhtes Risiko für Rechte und Freiheiten natürlicher Personen vorliegt, da hier personenbezogene Daten im Sinne der Übermittlung oder der Meinungs- oder Marktforschung vorliegen. Dies wird in Artikel 35 der DSGVO festgehalten.

Wann muss ein Datenschutzbeauftragter unabhängig von der Mitarbeiteranzahl in einem Unternehmen beschäftigt sein?

Der rechtliche Rahmen bezüglich der Pflichtbestellung eines Datenschutzbeauftragten liegt durch die in Kraft gesetzte DSGVO vor. In der DSGVO ist die Beauftragung nicht nach der Anzahl der Beschäftigten festgelegt. Stattdessen stehen die Kerntätigkeiten im Fokus, wenn es um die Frage der Verpflichtung geht. Betroffen sind hierbei alle Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit Datenverarbeitungsvorgängen stehen, die zudem eine erschöpfende, regelmäßige und systematische Überwachung der beteiligten Personen gewähren.

Führen Unternehmen solche sogenannten Kerntätigkeiten durch, etwa im Sinne der Marktforschung, ist es verpflichtend, einen Datenschutzbeauftragten zu beauftragen.

Des Weiteren ist die Verpflichtung zum Beauftragen eines Datenschutzbeauftragten auch dann gegeben, wenn in größerem Ausmaß personenbezogene Daten, die sich beispielsweise auf die Gesundheit, die Konfession oder auch die strafrechtliche Verurteilung beziehen, gesammelt werden. Ist dies der Fall, sollte der ausgewählte Datenschutzbeauftragte eine Schulung aufweisen können, die ihn für diese Position qualifiziert.

Welche Konsequenzen hat es, wenn die Pflicht zur Einstellung eines Datenschutzbeauftragten missachtet wird?

Wird die vorliegende Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten einzustellen, verletzt, drohen hohe Bußgelder. Daher ist es Unternehmern dringend geraten, sich mit dem Datenschutz auseinanderzusetzen und sicherzustellen, dass der Pflicht zur Einstellung eines Datenschutzbeauftragten nachgekommen wird.

Das Fazit

Es ist zu empfehlen, genau zu prüfen, ob die Pflicht zur Einstellung eines Datenschutzbeauftragten im jeweiligen Unternehmen gegeben ist. Des Weiteren muss der eingesetzte Datenschutzbeauftragte eine Schulung absolviert haben. Schulungen und Fortbildungen können ohne vorgegebene Voraussetzungen in Anspruch genommen werden, um sich anschließend als Datenschutzbeauftragter zu qualifizieren und sich mit allen Belangen bezüglich des Datenschutzes fachkundig auszukennen.

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