Besonders in den Zeiten der anhaltenden Corona-Pandemie sind Unternehmen in hohem Maße darauf angewiesen, ihre Digitalisierungsbestrebungen verstärkt voranzutreiben. Schließlich müssen die Mitarbeiter in vielen Firmen die Möglichkeit erhalten, auch von zuhause aus dem Home Office ganz flexibel ihrer Arbeit nachkommen zu können, ohne, dass ihre Produktivität darunter leidet.
Wird in diesem Zusammenhang ebenfalls ein Blick auf die Ausstattung geworfen, auf welche in modernen Büros trotz fortschreitender Digitalisierung heutzutage nicht verzichtet werden kann, fällt besonders häufig das Stichwort des papierlosen Büros. Dieses trägt in hohem Maße dazu bei, eine dezentrale Steuerung des Unternehmens erfolgreich zu realisieren und die Führung effizienter zu gestalten.
Natürlich mögen viele Firmen nicht gänzlich auf Papier verzichten, da beispielsweise individualisierter Bürobedarf wie Notizblöcke und Visitenkarten auch als Werbeträger dienen und gerne an die Kunden weitergegeben werden. Welche grundlegenden Ausstattungselemente vorhanden sein sollten und auf welche möglicherweise verzichtet werden kann, erklärt der folgende Beitrag.
Digitalisiertes Büro – Ein guter Scanner ist Pflicht
Im Bereich der Hardware, auf die auch heute in papierlosen und hochgradig digitalisierten Büros nicht verzichtet werden kann, stellt ein hochwertiger Dokumentenscanner eine der wichtigsten Grundlagen dar. Bei diesem kommt es dann wiederum in hohem Maße darauf an, dass er schnell und zuverlässig arbeitet. Um sicherzustellen, dass das wichtige Gerät im Büro dabei nicht von einer herkömmlichen Kabelverbindung abhängig ist, sollte es unbedingt über WLAN verbunden werden können.
Werden Dokumente mit dem Scanner eingescannt, kann ein zentrales Ablagefach gewählt werden, in welchem die Daten automatisch gespeichert werden. Von diesem Ort aus kann dann die weitere Bearbeitung stattfinden. Es sind heutzutage im Übrigen auch Scanner erhältlich, die in der Lage sind, selbstständig zu erkennen, ob das eingescannte Dokument etwa eine Visitenkarte, ein Foto oder einen Rechnungsbeleg darstellt. Auch diese können dann ihrem Typ entsprechend in verschiedene festgelegte Ordner aufgeteilt werden.
Papierloses Büro nur mit richtiger Hardwareausstattung
Von einer durchdachten Auswahl der Hardware geht für das papierlose Büro eine sehr hohe Bedeutung aus, denn ohne diese Komponenten lässt sich das digitalisierte Büro kaum umsetzen.
Generell stehen jedoch durchaus verschiedene Wege zur Auswahl, wenn es um den Einstieg in die digitalisierte Arbeitswelt geht. Entscheidend dafür, welcher Weg dabei besonders empfehlenswert ist, sind natürlich vor allem die individuellen Ansprüche und Anforderungen eines Unternehmens. Doch auch die Größe der Firma spielt in diesem Zusammenhang durchaus eine Rolle.
Soll sich der Weg zum digitalisierten Büro so unkompliziert und zeitnah wie nur möglich gestalten, stellen beispielsweise Scanner Apps, die über nützliche OCR-Funktionen verfügen und ganz einfache auf Smartphones installiert werden können, eine überaus praktische Hilfe dar. Da die Kameras von modernen Smartphones sich heutzutage als sehr gut erweisen, können mit ihrer Hilfe Dokumente ohne Probleme und in einer einwandfreien Qualität erfasst werden.
Notizen – Digital statt auf Papier
Physische Notizen sind im Alltag im Büro natürlich kaum wegzudenken, schließlich vereinfachen diese Prozesse in hohem Maße. Allerdings ist es dabei heutzutage keinesfalls mehr zwingend nötig, diese Notizen auf Papier anzufertigen. Es stehen zahlreiche Programme zur Verfügung, mit denen es überaus einfach und angenehm möglich ist, Notizen zu sämtlichen Belangen zu erstellen und sicher abzulegen.
Bei den jeweiligen Werkzeugen, die dann im Geschäftsalltag genutzt werden, um Notizen anzufertigen, sollte stets im Fokus stehen, dass der Nutzer diese intuitiv bedienen kann und ihm das Programm auch hinsichtlich seiner persönlichen Präferenzen zusagt – schließlich wird er es nur dann wirklich gerne und häufig nutzen.
Die Kommunikation in der digitalen Büroumgebung
Geht es darum, ein papierloses Büro zu gestalten, darf auch das Thema der Kommunikation keinesfalls vernachlässigt werden. In Unternehmen, die auch heute noch eher klassisch aufgestellt sind, sind vereinzelt noch immer Aushänge oder Laufzettel zu finden, die genutzt werden, um mit den Mitarbeitern und den Kollegen zu kommunizieren. Allerdings ist es in den digitalisierten Büros längst nicht mehr nötig, Dokumente in einem ersten Schritt auszudrucken, um sie dann im Anschluss an Kollegen zu übergeben.
Wesentlich praktischer und effizienter zeigt es sich im Vergleich dazu schließlich, ein digitales System für die Datenübertragung zu nutzen und den Teams wichtige Anweisungen direkt in diesen mitzuteilen. Hinsichtlich des Programms, das letztendlich für diesen Zweck genutzt wird, besteht heute ebenfalls eine sehr große Auswahl.
Unternehmen, die ein solches Programm zugunsten ihrer Digitalisierungsbestrebungen implementieren möchten, sollten dabei vor allem die mögliche Zeitersparnis, die Kosteneffizienz und die Transparenz in den Fokus setzen. Außerdem sollte nicht nur die Kommunikationen untereinander ermöglicht werden, sondern ebenfalls der schnelle Austausch von Dateien.
Die Digitalisierung der Buchhaltung
Geht es um eine moderne Bürogestaltung, darf natürlich auch das Thema der Rechnungen beziehungsweise der Bereich der Buchhaltung keinesfalls vernachlässigt werden. Werden sämtliche Rechnungen eines Unternehmens digital gespeichert und die Buchhaltung innovativ organisiert, lassen sich große Einsparpotenziale dadurch realisieren und auch die Prozesse innerhalb der Buchhaltung zeigen sich als wesentlich effizienter.
Wird das Ziel verfolgt, in Zukunft ein vollkommen papierloses Büro zur Realität werden zu lassen, ist auf eine Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse kaum zu verzichten. Für ein angenehmeres und vor allem gesetzeskonformes Arbeiten sollte in eine professionelle Buchhaltungssoftware investiert werden.
Darauf kommt es außerdem bei der Büroausstattung an
Diese Ausführungen zeigen, dass heute zahlreichen Möglichkeiten zur Verfügung stehen, um die Digitalisierung im Büro voranzutreiben. Geht es dann um die Ausstattung des Büros, spielen vor allem hochwertige Scanner eine Rolle, die sicherstellen, dass die Qualität der digitalisierten Dokumente und Unterlagen stets einwandfrei ausfällt.
Daneben kommt es jedoch selbstverständlich auch in den heutigen Zeiten noch in hohem Maße darauf an, dass sich die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit wohlfühlen und ihre Arbeitsumgebung sich als möglichst funktional zeigt.
So sollte etwa keinesfalls auf hochwertige Bürostühle, Schreibtische, die idealerweise höhenverstellbar sind, oder Rechner und Bildschirme, die stets verlässlich und vor allem schnell arbeiten, verzichtet werden.
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