Bei der Büroausstattung sparen

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Moderner und heller Konferenzraum
Foto: Free-Photos/pixabay.com

Die Einrichtung eines Büros ist ein aufwendiges Unterfangen. Neben dem richtigen Mobiliar gibt es viele Kostenpunkte. Diese belasten sowohl junge Firmen als auch ältere Wettbewerber. In diesem Artikel werden Ratschläge vorgestellt, die Einsparpotenzial bergen.

Schreibtisch, Bürostuhl und Einrichtungsgegenstände

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Ein Büro erkennt man zunächst natürlich an der Einrichtung. Schreibtische und bequeme Stühle sind hierbei kein nettes Accessoire. Nach den gesetzlichen Vorgaben ist die Beachtung ergonomischer Merkmale bis zu einem gewissen Grad Pflicht. Der Arbeitgeber ist nach den Arbeitsschutzverordnungen dazu verpflichtet, sicheres und ergonomisches Mobiliar anzubieten. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, bei der Auswahl behutsam vorzugehen. Das Büro sollte man im Hinblick auf Klima, Lichtverhältnisse, Augenabstand und Co. konzipieren. Um dabei nicht zu tief in die Tasche zu greifen, können Unternehmer auf spezielle Händler von Büromöbeln zurückkommen. Diese bieten häufig Rabattaktionen an oder gewähren beim Kauf einer Grundmenge Prozente. Zudem bieten einige Händler Leasing-Verträge für die Büroeinrichtung an, was insbesondere bei jungen Unternehmen positiv für die Liquidität ist.

Arbeitsgeräte

Heutzutage ist ein Büro ohne vernünftigen Computer unvorstellbar. Weil die Preise gerade für Arbeits-PCs aber oft hoch liegen, können Unternehmen hier Einsparungen vornehmen. Ebenso wie bei der Einrichtung gibt es häufig die Möglichkeit, Arbeitsgeräte wie Notebooks zu leasen. Alternativ können Firmen auf B-Ware oder gebrauchte Geräte zurückgreifen, die meist nur Schönheitsfehler aufweisen. Sowohl PCs als auch Bildschirme, Computer-Mäuse und andere Kostenpunkte lassen sich so senken. Bei häufig benötigten Geräten wie Druckern liegen die Kosten hingegen oft beim „Razer und Blades-Modell“. Da der Drucker selbst meist nicht viel kostet, werden hohe Kosten dann beim Zubehör wie neuen Druckerpatronen fällig. Hier sparen Unternehmen, indem sie auf gleichwertige Imitate anderer Hersteller ausweichen. Vor allem in Firmen mit immensem Papierverbrauch lohnt sich dies.

Hardware

Ein weiterer wichtiger Kostenfaktor im Büro ist die Ausstattung mit Arbeitsgeräten. Neben dem eigentlichen Computer oder Notebook spielt die Hardware eine bedeutende Rolle für den Betriebsalltag. Ob Adapter, Prozessoren, Festplatten, Bildschirme oder Kabel, je nach Branche unterscheiden sich die Anforderungen für jedes Unternehmen. In Medienunternehmen sind vor allen Dingen leistungsfähige Grafikkarten gefragt. In Firmen mit dezentraler Arbeitsweise sind hingegen gute Server ein Thema. Eine Möglichkeit für günstige, aber leistungsfähige Technologie ist der Kauf von refurbished Hardware. Dabei handelt es sich um gebrauchte, technisch jedoch durch Experten begutachtete und aufbereitete Hardware. Die Hardware-Komponenten weisen zwar kleinere Gebrauchsspuren auf, sind technisch aber auf dem aktuellen Stand und für den Betriebsalltag voll funktionsfähig. Mit der Verwendung überarbeiteter Server, Harddrives und anderer Technologie, wie sie etwa von Kimbrer angeboten werden, können Unternehmen so bares Geld sparen.

Arbeitsmaterialien

Trotz der voranschreitenden Digitalisierung ist eine Ausstattung des Büros mit Schreibutensilien nach wie vor bedeutsam. Sei es, weil Rechnungen und Quitten weiterhin in Papierform aufbewahrt werden sollen, weil betriebsintern mit Notizzetteln gearbeitet wird oder aus anderen Gründen. Dennoch stellt Büromaterial einen oft wiederkehrenden Kostenfaktor dar. Aus diesem Grund sollten Firmen möglichst auf Kleinstkäufe verzichten. Unternehmen können mit Vertragspartnern bei Großkäufen für Schreibutensilien häufig Sonderkonditionen arrangieren. Dadurch sinken die Preise teils erheblich. Wichtig ist ebenfalls ein geschärftes Bewusstsein der Mitarbeiter für einen geringen Verbrauch von Schreibutensilien. Digitale Notizen und Kalender ersetzen in vielen Fällen bereits das Schreibmaterial.

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