Buchhaltung für Freelancer: Fehler, die es zu vermeiden gilt

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Mann mit Taschenrechner in der Hand
Freelancer sind, sofern sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, zur Buchführung verpflichtet. Foto: mojo cp/Shutterstock.com

Freelancer sind, sofern sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, zur Buchführung verpflichtet. Sie müssen ihre Rechnungen auf korrekte Weise erstellen und schriftlich sowie elektronisch festhalten, um sie dem Finanzamt zu zeigen. Auch hat die richtige Buchführung für den Freelancer einige Vorteile. Dieser kann seine Betriebskosten durch die Rechnungslegung steuerlich absetzen. Probleme bei der Buchführung kommen immer wieder vor. Hier sind die häufigsten Fehler bei Freelancern.

Die Aufgaben aufschieben

Es gibt einen Fehler, bei der Buchführung, ohne den das Leben allgemein viel leichter wäre und das ist die Eigenschaft, unliebsame Dinge aufzuschieben. Zu den Aufgaben gehört meistens leider auch die Buchführung. Im optimalen Fall sortieren Freiberufler ihre Rechnungen wöchentlich und werten sie aus. Spätestens jeden Monat sollte diese Aufgabe erledigt werden. Wer regelmäßig die Belege aufbereitet, hat mehr Zeit und letztlich weniger Stress. Wer dagegen die Sortierung der Belege aufschiebt und einen chaotischen Papierberg produziert, hat später mehr Zeitdruck. Außerdem verschwenden Freelancer dann ihre Zeit damit, nach bestimmten Belegen zu suchen. Das ist zu vermeiden, der Zuständige mit Disziplin und Struktur an die Arbeit geht. Eine gute Hilfe hierbei ist eine Buchhaltungssoftware. Die für die Buchführung wichtigen Daten werden dann immer zeitnah auf dem Computer gespeichert. Zu berücksichtigen sind die GoBD (“Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”). Die korrekte und kontinuierliche Buchführung ist nicht nur für das Finanzamt wichtig. Auch der Freelancer selbst profitiert davon, denn mit der behält er einen Überblick über die Einkünfte und kann besser vorausplanen.

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Die Vorschriften nicht kennen

Die Tätigkeit als Freelancer schließt die Buchführung mit ein. Das heißt, der Freelancer muss sich auch in diese Aufgabe hereinarbeiten und sich die Vorschriften aneignen. Der Freelancer muss wissen, wie eine Rechnung ausgestellt wird, wie sie gespeichert wird, welche Belege für die Buchführung wichtig sind und so weiter. Der Unmut, den man mit der Erledigung der Buchhaltung verbindet, wird kleiner, wenn man sich mit der Thematik auskennt. Außerdem gewinnt der Freelancer Zeit dadurch. Er kann sich viel eher wieder seinem eigentlichen Beruf widmen.

Die Rechnungen nicht prüfen

Selbst wenn Freelancer die Vorschriften kennen und einhalten wollen, können sich trotzdem Fehler bei der Erstellung von Rechnungen einschleichen. Dann wird zum Beispiel die Mehrwertsteuer nicht oder falsch berechnet oder die Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer ist unkorrekt. Auch die fehlerhafte Zeitangabe bei Lieferung und Zahlung ist oft ein Problem bei Rechnungen. Es gibt noch viele andere Fehler, wie doppelte Rechnungsnummer oder eine unvollständige Angabe der Anschrift. Die meisten Fehler lassen sich unmittelbar beheben, wenn Freelancer ihre Rechnung nach Erstellung noch einmal prüfen. Fällt ihnen später noch ein Fehler auf, lässt er sich oft beheben. Der Aufwand ist jedoch sehr viel größer. Manche Fehler lassen sich auch überhaupt nicht beheben.

Privatkäufe falsch angeben

Als Freelancer benötigt man viele Dinge. Darunter einen Arbeitsplatz, Utensilien und Fahrzeuge. Diese Dinge lassen sich als Betriebskosten abrechnen. Hier müssen die Angaben allerdings stimmen. Die Einkäufe werden manchmal über Privatpersonen abgewickelt. Nützliche Dinge lassen sich schließlich auch gebraucht von Freunden oder von Internetseiten für Gebrauchtwaren mit privaten Verkäufern bekommen. Privatkäufe können steuerlich aber nur abgesetzt werden, wenn der Beleg vollständig ist. Viele Freelancer vertrauen darauf, dass ein kleine Quittung schon ausreichen werde. Das stimmt aber nicht. Bei Barzahlung ist direkt der Zeitpunkt der Zahlung sowie Name und Anschrift vom Verkäufer schriftlich zu bestätigen. Bei Überweisung sollte der entsprechende Bankauszug kopiert und zum Beleg hinzugefügt werden. Beim Online-Kauf ohne Rechnung sollten Freelancer das Angebot, alle E-Mails und die Kaufbestätigung ausdrucken.

Nachlässigkeit bei der Reisekostenabrechnung

Es ist nicht so, dass die Kreditkartenabrechnung ausreicht, um die Reisekosten als Betriebskosten abrechnen zu lassen. Es bedarf eines schriftlichen Beleges. Die Quittung, welche dem Kunden ausgestellt wird, ist zumeist mangelhaft. Damit die Reisekosten als Betriebskosten angesehen werden können, bedarf es, neben dem Bruttobetrag, auch der Angabe von Name und Anschrift des Unternehmens und der Mehrwertsteuer. Des Weiteren sollten Freelancer darauf achten, dass ihre Handschrift bei Ausstellen der Quittung gut leserlich ist. Besser ist eine maschinelle Erstellung eines vollständigen Belegs.

Einen zu niedrigen Tarif wählen

Buchführung und Arbeit fallen Freiberuflern schwer, wenn sie dabei das Gefühl haben, es lohne sich nicht. Viele Freischaffende informieren sich nicht oder viel zu selten über die in ihrer Branche üblichen Tarife und verlangen zu wenig Geld für ihre Leistungen. Bei Branchenverbänden oder Kollegen können sich Freelancer informieren, wie viel sie für ihre Arbeit wirklich verlangen können. Die Tarife anzuheben verlangt Mut. Allerdings ist dieser Schritt wichtig, um erfolgreich zu sein. Gleichzeitig wird auch die Buchführung ernster genommen.

Kein Forderungsmanagement

Viele Aufträge sichern noch lange nicht den Erfolg, wenn die Zahlungen ausbleiben. Kunden, die nicht zahlen, müssen ermahnt werden und wenn das nichts bringt, muss ein Inkassounternehmen oder ein Rechtsanwalt eingeschaltet werden. Tatsächlich kümmern sich nicht alle Freelancer gut genug um das Forderungsmanagement. Freiberufler, die nicht nur eine Vorauszahlung zulassen brauchen dieses aber dringend. Der Aufwand mag zwar zuerst größer sein, langfristig geplant, ist eine Buchhaltung mit dem Aufzeigen der Zahlungen und Zahlungsausfällen viel einfacher. Abgesehen davon werden die Umsätze dadurch steigen und den Aufwand mehr als ausgleichen.

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Über Marvin 724 Artikel
Marvin hat seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann 2011 bei der Deutschen Telekom AG abgeschlossen und bloggt seit 2014 regelmäßig rund um die Themen Ausbildung, Karriere, Wirtschaft und IT auf itsystemkaufmann.de. Außerdem hat er sich seit vielen Jahren dem Online-Marketing verschrieben und ist als selbstständiger Online-Marketing-Berater unter www.web-malocher.de tätig.

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