Buchhaltung für Selbstständige und Kleinunternehmer: Darauf kommt es an

Taschenrechner und weitere Utensilien liegen auf dem Schreibtisch
Foto: stevepb/pixabay.com

Wenn es um das Thema Buchhaltung geht, fühlen sich viele Selbstständige und Kleinunternehmer unsicher. Sobald man jedoch verstanden hat, worauf es ankommt, öffnet sich das Buch mit sieben Siegeln und die Buchhaltung wirkt gar nicht mehr so schwer. Die Buchhaltung kann heutzutage auch ganz bequem online geführt werden; in der Cloud stehen Ihnen Ihre Daten und Belege jederzeit zur Verfügung. Mehr über Ihre Online-Buchhaltung erfahren Sie hier. Dieser Ratgeber vermittelt einen Überblick über die Grundlagen, die Selbstständige kennen sollten.

Welche Arten der Buchhaltung können auf Selbstständige und Kleinunternehmer zukommen?

Die gewählte Rechtsform des Unternehmens, der Jahresumsatz und der Jahresgewinn entscheiden, zu welcher Art von Buchhaltung Selbstständige und Kleinunternehmer verpflichtet sind. Per Gesetz stehen sämtliche Unternehmen in Deutschland in der Pflicht, über ihre geschäftlichen Aktivitäten Buch zu führen. Was am Ende eines Geschäftsjahres beim Finanzamt eingereicht wird, kann im Vorfeld aufwändige und weniger aufwändige Buchführungsprozesse durchlaufen haben. Zum Beispiel müssen Kapitalgesellschaften eine doppelte Buchführung vorweisen, während bei Freiberuflern eine einfache Buchführung ausreicht.

Was bedeutet einfache und doppelte Buchführung?

Eine einfache Buchführung impliziert, dass für die jährliche Steuererklärung lediglich die Einnahmen und die Ausgaben im Rahmen von selbstständiger bzw. freiberuflicher Arbeit gegenübergestellt werden. Dieses Verfahren erfordert weniger Aufwand als die doppelte Buchführung und wird als Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bezeichnet.

Als Basis für die doppelte Buchführung gilt die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Bei dieser Form der Buchhaltung müssen sämtliche Geschäftsereignisse auf dafür eingerichteten Konten bzw. Gegenkonten doppelt erfasst werden. Da die doppelte Buchführung mit einem enormen Aufwand verbunden ist, stehen bei diesem Verfahren auch nur größere Firmen in der Pflicht. Der Grund: Wo höhere Summen fließen, hat das Finanzamt ein gesteigertes Interesse, detailliertere Einblicke in die Geschäftsvorgänge des Unternehmens zu bekommen.

Welche Unternehmer dürfen die einfache Buchführung anwenden?

Ist ein Gewerbe nicht im Handelsregister eingetragen und werden gemäß § 141 der Abgabenordnung (AO) in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 60.000 Euro Gewinn erwirtschaftet, genügt in Sachen Buchhaltung die einfache Buchführung. Dies gilt auch dann, wenn die Umsatzgrenze von 600.000 Euro unterschritten bleibt.

In der Regel sind neben Freiberuflern sowohl Einzelunternehmen als auch Kleingewerbetreibende von der doppelten Buchführung befreit. Auch land- und forstwirtschaftliche Betriebe haben die Möglichkeit, von der einfachen Buchführung Gebrauch zu machen, sofern der Gesamtwert ihrer bewirtschafteten Fläche 25.000 Euro nicht übersteigt. Zudem dürfen sie in zwei aufeinander folgenden Jahren nicht mehr als 60.000 Euro Gewinn angehäuft haben. Sollte jedoch einer der beiden Grenzwerte in zwei Geschäftsjahren in Folge überschritten werden, informiert das Finanzamt den Betrieb per Brief über die Pflicht zur doppelten Buchführung.

Welche Unternehmen müssen eine doppelte Buchführung vorweisen?

Zur doppelten Buchführung sind alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, verpflichtet. Darüber hinaus sind die folgenden Rechtsformen ausschlaggebend:

  • GmbH
  • GmbH & Co. KG
  • OHG
  • AG
  • KG

Wichtig zu wissen: Nicht im Handelsregister erfasste Unternehmen können ebenfalls vom Finanzamt zur doppelten Buchführung aufgefordert werden, falls sie die Umsatz- bzw. Gewinngrenze von 600.000 Euro bzw. 60.000 Euro in zwei aufeinander folgenden Wirtschaftsjahren sprengen.

Welche Art der Buchhaltung gilt für Freiberufler?

Neben steuerlichen Vorteilen haben Freiberufler auch einen geringeren Aufwand bei der Buchhaltung. Sie übermitteln ihre Ausgaben, Umsätze und Gewinne im Rahmen einer EÜR an das Finanzamt. Doch welche Selbstständigen zählen überhaupt zur Gruppe der Freiberufler? Laut § 18 des Einkommensteuergesetzes erstreckt sich der Begriff “freiberuflich” auf die folgenden Berufsgruppen:

  • Ärzte (einschließlich Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker oder Krankengymnasten)
  • Journalisten, Übersetzer, Dolmetscher, Bildberichterstatter
  • Künstler (z.B. Musiker, Schriftsteller, Maler)
  • Rechtsanwälte und Notare
  • Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
  • Architekten
  • Ingenieure
  • Handelschemiker
  • beratende Volks- und Betriebswirte

Wie funktioniert die einfache Buchführung?

Die einfache Buchführung mittels EÜR soll Selbstständigen, Freiberuflern und Kleinunternehmen Zeit für die Buchhaltung ersparen. Zum Beispiel lässt sie sich einfach und übersichtlich in einer Excel-Tabelle anfertigen. In zwei Spalten werden alle Einnahmen und Ausgaben im Laufe eines Geschäftsjahres gegenübergestellt aufgelistet. Typischerweise gehören zu den Ausgaben Posten wie Gebühren für Telefon und Internet, Mietkosten oder die Anschaffung von Büromaterialien. Ausgaben für Anlagegüter wie Produktionsmaschinen oder Firmenwagen sind kein Bestandteil der EÜR. Güter, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, erscheinen in einer gesonderten Liste mit ihrem jeweiligen Abschreibungswert als Betriebsausgabe.

Auf der Seite der Einnahmen müssen neben den Einkünften aus Geschäftsaktivitäten auch Privatentnahmen und eventuell durch das Finanzamt erstattete oder verrechnete Umsatzsteuer aufgeführt werden. Wichtig ist, dass alle gebuchten Geschäftsvorfälle mithilfe der dazugehörigen Quittung belegt werden können. Für Selbstständige, Kleinunternehmer und Freiberufler setzt dies voraus, ihre geschäftlichen Unterlagen mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Neben Rechnungen beinhaltet diese Sammlung ebenso die Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern und jegliche Dokumente, welche die Art des Vorfalls belegen. Auf eine stichprobenartige Betriebsprüfung durch das Finanzamt sollte jedes Unternehmen vorbereitet sein.

Ist eine freiwillige doppelte Buchführung sinnvoll?

Obwohl Kleinunternehmer nicht zu einer doppelten Buchführung verpflichtet sind, kann sie sich trotzdem als sinnvoll erweisen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn sich das Unternehmen stark im Wachstum befindet und es sich bereits herauskristallisiert, dass es in naher Zukunft die vom Gesetzgeber festgelegten Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten wird. Auch wer größere Investitionen plant oder auf Fremdkapital angewiesen ist, sollte für einen besseren Überblick eine doppelte Buchführung in Erwägung ziehen. Detailliertere Einblicke in die Geldflüsse gewährt diese Art der Buchhaltung ebenso bei einem wachsenden Kundenstamm.

Hat man sich allerdings einmal für die mit Mehrkosten verbundene doppelte Buchführung entschieden, ist man drei Jahre verpflichtet, sie zu erledigen.

Hinterlasse jetzt einen Kommentar

Kommentar hinterlassen

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.