Das beste Zeiterfassungssystem für Personaleinsatz finden

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Frau steht an einer Firmentür und stempelt ein
Foto: u_h0yvbj97/pixabay.com

Unternehmen, die ihre Dienstleistungen basierend auf einem bestimmten Stundensatz erbringen, müssen sicherstellen, dass sie den Kunden ihre Leistungen lückenlos berechnen. Daneben muss natürlich auch der Personaleinsatz in einer Firma mit mehreren Mitarbeitern professionell geplant werden.

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Die Arbeiten, die für Kunden geleistet werden, die erledigten Aufgaben der Mitarbeiter sowie ihre Anwesenheit lassen sich mit Hilfe moderner Zeiterfassungssysteme präzise dokumentieren. Sowohl für die Rechnungsstellung und die Leistungserbringungen als auch für die Personalführung stellt ein System zur Arbeitszeiterfassung somit ein überaus wertvolles Hilfsmittel dar.

Allerdings gestaltet sich das Angebot an unterschiedlichen Zeiterfassungssystemen heutzutage bereits überaus umfangreich und unübersichtlich. Der folgende Artikel erklärt daher, wie vorzugehen ist, um das beste Zeiterfassungssystem für die individuellen Anforderungen und Gegebenheiten zu finden.

Die Auswahl des passenden Zeiterfassungssystems

Unternehmen, die ein leistungsfähiges und benutzerfreundliches Zeiterfassungssystem in ihren Geschäftsalltag integrieren möchten, von dem sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer in hohem Maße profitieren, sollten bei der Auswahl des Systems idealerweise in fünf Schritten vorgehen.

Die Analyse des Bedarfs

Am Anfang steht die Analyse des Bedarfs. Im Zuge dieser gilt es, verschiedenste Fragen zu klären, beispielsweise, welche Module und Funktionen unbedingt benötigt werden, ob eine bloße Erfassung der Arbeitszeit ausreichend ist oder ebenfalls die Zeiterfassung von einzelnen Projekten möglich sein muss und ob das Programm über eine Einsatz- und Urlaubsplanung verfügen soll.

Daneben sind die Zeiterfassungssysteme sowohl als reine Offline- als auch als Online-Varianten erhältlich. Eine weitere wichtige Rolle spielen die Kosten für das Zeiterfassungssystem und seine Datensicherheit.

Empfehlenswert ist es, einen Katalog mit Kriterien und ein entsprechendes Anforderungsprofil anzufertigen, damit die verschiedenen Zeiterfassungssysteme einem objektiven Vergleich unterzogen werden können.

Die Analyse der Anbieter

Im nächsten Schritt geht es darum, die Suche nach Zeiterfassungssystemen aktiv zu betreiben. Dafür können beispielsweise Anbietervergleiche sorgfältig studiert und Empfehlungen anderer Kunden betrachtet werden.

Daneben sollten die Webseiten der Zeiterfassungssystemanbieter besucht und mithilfe der vorher definierten Kriterien zehn Dienstleister ausgewählt werden.

Die Short-List erstellen

Diese Top-Liste muss nun verkürzt werden. Dafür wird eine Short-List erstellt, die nur noch zwei oder drei der Anbieter umfasst, deren Zeiterfassungssoftware für die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse am idealsten geeignet scheinen.

Der Start der Testphase

Mit den zwei oder drei Zeiterfassungssystemen, die nun in der engeren Auswahl sind, sollte dann eine Testphase gestartet werden. In dieser werden die unterschiedlichen Systeme auf ihrer Detailebene genauestens unter die Lupe genommen.

Dabei wird beispielsweise die Erfassung der Arbeitszeit simuliert. Der Login bei Dienstbeginn oder die Buchung von Pausen sollte sich grundsätzlich so einfach und komfortabel wie möglich gestalten. Daneben muss auch die Zeiterfassung der Kundenaufträge benutzerfreundlich ausfallen, sodass für diese keine lange Einarbeitung der Mitarbeiter nötig ist.

Je umfassender die einzelnen Systeme getestet werden, desto fundierter kann die anschließende Entscheidung ausfallen.

Die Entscheidung und Implementierung

Das Zeiterfassungssystem, welches in dem Test am besten abgeschnitten hat und ideal zu dem individuellen Anforderungsprofil passt, wird bestellt. Dabei sollte natürlich das Preismodell – falls unterschiedliche Abrechnungsmöglichkeiten angeboten werden – gewählt werden, welches sich am vorteilhaftesten gestaltet.

Nachdem das jeweilige System gebucht beziehungsweise erworben wurde, wird es entsprechend konfiguriert – schon steht einer lückenlosen Arbeitszeiterfassung nichts mehr im Wege.

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