Datenmanagement und tragfähige IT: Neue Systeme braucht die Unternehmenswelt

Datenmanagement und tragfähige IT: Neue Systeme braucht die Unternehmenswelt
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Die IT-Welt befindet sich in einem ständigen Wandel – Innovationen für Cloud, Server und Storage machen bisher genutzte Strategien zur Datenanalyse allerdings zunichte. Viele Unternehmen sind aufgrund der ständigen Veränderungen darauf angewiesen, immer wieder auf neue Systeme zu setzen.

Neue IT-Strategien braucht die Unternehmenswelt

Die Unternehmen profitieren von Innovationen in der Welt der IT – ohne Frage. Gleichzeitig stellen sie diese Neuerungen immer wieder vor Probleme. Gerade im Bereich der Datenanalyse (z. B. Web-Analytics) kann sich aber kein Unternehmen, welches erfolgreich sein möchte, vor den neuen Systemen verschließen, denn diese entscheiden nicht selten über Erfolg oder Misserfolg.

Das Datenaufkommen steigt dank der fortschreitenden Digitalisierung der Firmen, zudem fokussieren sich immer mehr Unternehmen auf das Internet of Things. Herkömmliche IT-Strategien und IT-Systeme sind nicht in der Lage, diese Datenflut sowie die Menge an Informationen wirklich sinnvoll zu verarbeiten. Das lässt die Forderung nach neuen Systemen laut werden, wobei zum einen die Datenmenge besser zu bearbeiten sein soll, zum anderen die steigenden Anforderungen in puncto Datenschutz erfüllt werden müssen. Damit einher geht eine Veränderung des Datenmanagements, das heute weitaus höheren Anforderungen gerecht werden muss als noch vor wenigen Jahren.

Raus mit den Datensilos

Unternehmen stehen aber keineswegs vor der Aufgabe, sich immer wieder neu erfinden zu müssen. Sie können auch einfach die Daten, die sie haben und weiterhin sammeln, besser nutzen! Dafür ist ein geeignetes System zur Datenanalyse nötig – und ein wenig Disziplin. Denn nicht jeder kann sich ständig dazu aufraffen, die gesammelten Daten zu analysieren bzw. sich wenigstens die Auswertungen dazu entsprechend zueigen zu machen. Allerdings gibt es jede Menge Tipps zur Datenanalyse, die zeigen, wie Daten sinnvoll, strukturiert und mit hohem Mehrwert analysiert werden können.

Es gilt nun also, sinnlose Ansammlungen von Daten zu eliminieren bzw. die nützlichen Daten effizient zu betrachten. Hier hilft paradoxerweise die Digitalisierung, indem sie alte Prozesse analysiert und durch neue, weitaus effizientere Anwendungen ersetzt. So entstehen ganz neue Perspektiven auf das Unternehmen und auf seine Geschäftsmodelle.

Management für Daten

Daten zu sammeln ist nicht schwer – sie zu überblicken dagegen sehr! Das Datenaufkommen eines Unternehmens ist riesig, daher braucht es ein gutes Management, um der Flut gerecht zu werden. Nicht zuletzt müssen damit auch die gesetzlichen Vorgaben sowie interne Bestimmungen zur Compliance erfüllt werden. Der IT-Verantwortliche sieht allerdings oft kein Land mehr – er gerät unter Druck und muss die Datenmengen sinnvoll analysieren und sortieren. Gleichzeitig obliegt es ihm, die üblichen Strategien zum Datenmanagement zu überdenken und eventuell Optimierungsmaßnahmen einzuleiten. Wer hierbei allerdings übereilt vorgeht, richtet nur Schaden an: Die Vorgänge zur Optimierung sind sehr komplex, daher ist ein übereilter Aktionismus meist ein noch größeres Problem als die fehlende Auswertung bzw. das nicht vorhandene Management der Daten.

So müssen dann also alle Prozesse im Unternehmen von Anfang an analysiert werden, erfahren danach eine individuelle Beratung sowie Optimierung. Die Bewertung der Prozesse ist die Grundlage für alles Weitere – ohne Bewertung keine Optimierung. Wichtig: In dem Zusammenhang sollte auch auf die Nachhaltigkeit im Unternehmen eingegangen werden, denn die angewendeten Analyseprozesse müssen im Idealfall den Anforderungen an die Nachhaltigkeit genügen. Kurzum: Es braucht ein tragfähiges Gerüst für das Datenmanagement, darauf kann das Unternehmen weiter aufbauen.

Bewusstes Arbeiten mit Daten unverzichtbar

Dem Management eines Unternehmens sollte klar sein, dass es mit Daten arbeiten muss. Das bloße Sammeln ist zwar gut, bringt die Firma aber nicht voran. Es muss klar sein, dass neue Strukturen geschaffen werden müssen, mit denen die Auswertung gesammelter Daten kein Problem darstellt. Das betrifft nicht selten die gesamte Unternehmenskultur, denn auch sie unterliegt gezwungenermaßen einem gewissen Wandel. Strukturen und Prozesse werden aufgeweicht, Änderungen eingearbeitet. Wichtig: Die IT kann nur Initiator sein, ein Begleiter auf dem Weg hin zum idealen Managementsystem. Als Treiber kann sie hingegen nicht fungieren.

Folgende Tipps helfen dabei, den Kulturwandel im Unternehmen zu vollziehen bzw. einen Wandel gut vorzubereiten:

Vermeidung von Datensilos

Daten gehören nicht einfach nur gesammelt – Datensilos sind ein absolutes No-Go im Unternehmen! Außerdem sollten Unternehmen in Bezug auf bestimmte Hersteller weniger abhängig sein. Eine gewisse Flexibilität im Hinblick auf die IT-Infrastruktur lässt einen standardoffenen Zugriff auf die Daten zu und reduziert Risiken technologischer Art auf ein Minimum.

Datenschutz integrieren

Die IT-Verantwortlichen im Unternehmen müssen sicherstellen, dass die gesammelten Daten sicher übertragen werden und auch dann gut geschützt sind, wenn sie gerade abgerufen werden. Möglich wird das durch ein Key-Managementsystem, auch die zertifizierte Verschlüsselung ist eine gute Variante, um Daten sicherer zu speichern und zu übertragen. Vorsicht allerdings: Die Verschlüsselung darf sich nicht auf die Deduplizierungsraten auswirken.

Zugriff auf Daten sicherstellen

Wichtig ist, dass Daten immer in ihrem ursprünglichen – dem nativen – gespeichert werden und von dort abrufbar sind. Das bewirkt, dass das Auslesen der Daten immer direkt in dem Format möglich ist, das von der Applikation gefordert wird. Damit einher geht ein reduzierter Aufwand, außerdem braucht es weniger Zeit und das Risiko für Ausfälle und andere Anwendungsprobleme sinkt. Somit können Daten zwar in anderer Form gespeichert werden, müssen aber immer auch im nativen Zustand abrufbar bleiben.

Daten ständig im Blick

Daten müssen vielfältige Arbeitsschritte durchlaufen. Sie sollen indexiert und analysiert werden, sie müssen sichtbar – visualisiert – werden und benötigen eine regelmäßige Optimierung. Aktuelle Daten werden aktiviert, historische können freigegeben werden. Das sorgt dafür, dass die nötigen Suchabfragen nahtlos und vor allem leistungsstark möglich sind und sich über mehrere Datenbestände hinweg durchführen lassen. Auch Applikationen und verschiedene Speicherorte können so in die Suche einbezogen werden.

Gemeinsam auf Daten zugreifen

Besonderes Augenmerk muss auf einer sicheren Synchronisierung liegen, außerdem müssen die Daten zwischen den Anwendern sowie angeschlossenen Endgeräten sicher auszutauschen sein. Keine leichte Aufgabe, weshalb in jedem Unternehmen gewisse Reglementierungen zur IT vorhanden sein sollten (das gilt auch dann, wenn die betreffende Branche keine derartigen Festlegungen vorschreibt!).

Sofern alle Anwender einen nahtlosen Zugriff auf alle Daten bekommen, lässt sich die Produktivität und Effizienz im Unternehmen enorm steigern. Wichtig: Die Anwender sollten dabei auch auf Kopien der Daten Zugriff bekommen.

Viele Wiederherstellungspunkte schaffen

Um Speicher und Netzwerk so effizient wie möglich zu halten, sollte eine große Anzahl an Wiederherstellungspunkten geschaffen werden. Verschiedene Tools nutzen dazu inkrementelle Back-ups, mit denen sich der Arbeitsaufwand beim Management sämtlicher Daten enorm einschränken lässt. Zugleich steigert ein Unternehmen damit die Effizienz sämtlicher Prozesse, die noch im Hintergrund ablaufen und Auswirkungen auf Netzwerk und Speicher haben können. Abgespeichert werden am Ende nur noch die geänderten Blöcke, wobei die Änderungen eindeutig erkennbar sein müssen. Bandbreite und Anforderungen an den Speicher werden somit deutlich reduziert.

Kontinuierliche Datenkontrolle von Anfang an

Schon dann, wenn Sie Daten erstellen, sollten Sie mit der Verwaltung derselben beginnen. Außerdem sollte bereits ab dem Zeitpunkt der Datenerstellung auf eine größtmögliche Effizienz geachtet werden. Werden Daten nämlich von Anfang an korrekt und effizient verwaltet, sind sie sicherer und vor allem sichtbarer. Datenverluste und Diebstähle von Daten lassen sich somit reduzierten, auch Compliance-Fehler werden eingeschränkt. Jedes Unternehmen sollte daher schon vor der ersten Sammlung von Daten eine gewisse Vorstellung davon haben, was mit den Daten geschieht, wie mit ihnen verfahren wird und wer Zugang zu ihnen benötigt.

Neuorientierung der Unternehmen

Für viele Unternehmen ist das Datenmanagement ein Buch mit sieben Siegeln bzw. eine Tätigkeit, der sie sich gern entziehen. Dabei bringt ein sicheres und effizientes System zum Management sämtlicher Datensammlungen nur Vorteile. Es gilt aber, sich jederzeit neu zu orientieren und angesichts der Fortschritte in der Digitalisierung neue und flexible Systeme einzusetzen, mit denen Datensilos vermieden werden. Auch sogenannte Datenleichen sind tunlichst zu vermeiden, sie lassen Netzwerke und Speicher lediglich langsamer werden und bringen keinen Nutzen mehr.

Wichtig ist die ständige Anpassung der Strategien zum Datenmanagement, wobei diese Strategien bestenfalls in sehr kurzen Abständen analysiert und auf ihre Effizienz hin überprüft werden. So lässt sich eine schnelle Anpassung vornehmen, die zur Optimierung sämtlicher datenbezogener Vorgänge beiträgt. Damit ist am Ende auch die IT dafür mitverantwortlich, wie erfolgreich ein Unternehmen am Markt ist bzw. wie konkurrenzfähig es langfristig gesehen bleibt.

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Über Marvin 719 Artikel
Marvin hat seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann 2011 bei der Deutschen Telekom AG abgeschlossen und bloggt seit 2014 regelmäßig rund um die Themen Ausbildung, Karriere, Wirtschaft und IT auf itsystemkaufmann.de. Außerdem hat er sich seit vielen Jahren dem Online-Marketing verschrieben und ist als selbstständiger Online-Marketing-Berater unter www.web-malocher.de tätig.

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