Die Ablauforganisation kurz erklärt

Aufgaben, Ziele und Herausforderungen einer Ablauforganisation

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Ein weißes Organigramm auf schwarzem Hintergrund
Durch die Ablauforganisation können Arbeitsabläufe hinsichtlich ihrer räumlichen und zeitlichen Strukturen, sowie der Ausführung dieser, gestaltet werden. Abbildung: shawn_h/bigstockphoto.com

Um bestimmte Ziele zu erreichen, setzen Unternehmen dynamische Arbeitsprozesse ein. Diese werden unter dem Begriff der Ablauforganisation zusammengefasst. Eine Rolle spielen dabei unterschiedliche Faktoren, wie Personen, Sachmittel, Zeit und Raum. In der heutigen Zeit wird die Bezeichnung Ablauforganisation immer häufiger von den englischen Ausdrücken „Work-Flow-Management“ oder „Prozessmanagement“ abgelöst.

Diese Aufgaben erfüllt die Ablauforganisation

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Durch die Ablauforganisation können Arbeitsabläufe hinsichtlich ihrer räumlichen und zeitlichen Strukturen, sowie der Ausführung dieser, gestaltet werden. Hierbei findet eine Unterscheidung in eine Strukturierung der Arbeitsinhalte, der Arbeitszeit, des Arbeitsraums und der Arbeitszuordnung statt:

  • Der Arbeitsinhalt wird bezüglich der Verrichtung der Arbeitsobjekte und der Arbeitsobjekte selbst geordnet.
  • Die Strukturierung der Arbeitszeit ist dreiteilig, es wird zum einen die Zeitfolge der Teilaufgaben festgelegt, die Zeitdauer dieser Aufgaben, sowie der Termin, an dem die Arbeit für den Kunden fertiggestellt sein muss.
  • Hinsichtlich des Arbeitsraumes muss die Anordnung so gewählt werden, dass eine höchstmögliche Effizienz und Wirtschaftlichkeit erreicht wird. Der Arbeitsablauf soll durch die Anordnung der Arbeitsplätze profitieren. Diese Anordnung muss kurze Transportwege und minimale Durchlaufzeiten fördern.
  • Die Einteilung in eine Gruppen- oder Einzelzuordnung fällt in den übergeordneten Bereich der Arbeitszuordnung. Die Einzelzuordnung meint, dass eine bestimmte Person oder Stelle eine bestimmte Tätigkeit ausführt. Die Gruppenzuordnung lässt eine Gruppe die Aufgabe ausführen, in der dann noch einmal entschieden wird, welches Mitglied der Gruppe die Verantwortung trägt.
Die klassische Form der Ablauforganisation in der Übersicht
Die klassische Form der Ablauforganisation in der Übersicht.

Diese Ziele verfolgt die Ablauforganisation

Durch eine erfolgreiche Ablauforganisation soll die Komplexität durch Standardisierungen und Modellierungen reduziert werden. Leer-, Warte-, Durchlauf-, und Verteilzeiten werden verringert und die Kapazitätsauslastung so optimiert.

Darüber hinaus kann eine optimale Ablauforganisation zu einer Kostenreduzierung des gesamten Vorgangs beitragen. Die Qualität der Bearbeitung und der Arbeitsbedingungen werden dabei gesteigert. So wird bei der Herstellung von Produkten und dem Treffen von Entscheidungen die Fehlerquote verringert.

Dadurch, dass die Anordnung der Arbeitsplätze optimiert wird, reduzieren sich die Aufwendungen für Transporte und Verteilungen.

Probleme der Ablauforganisation

Natürlich bringt die Ablauforganisation auch problematische Situationen mit sich. Es kann zum Beispiel ein Konflikt zwischen den reduzierten Durchlaufzeiten und der Erhöhung der Kapazitätsauslastungen auftauchen:

Für jeden Arbeitsplatz muss ein hoher Bestand an Aufträgen bereitstehen, damit die Kapazitäten optimal ausgelastet werden können. Nur so kann das Risiko des Leerlaufs vermieden werden. Allerdings bedeutet dies gleichzeitig, dass sich die Liege- und Durchlaufzeiten für die einzelnen Aufträge dadurch erhöhen.

Diese möglichen Konflikte müssen im Vorfeld identifiziert und entsprechende Gegenmaßnahmen ergriffen werden.

Über Marvin 738 Artikel
Marvin hat seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann 2011 bei der Deutschen Telekom AG abgeschlossen und bloggt seit 2014 regelmäßig rund um die Themen Ausbildung, Karriere, Wirtschaft und IT auf itsystemkaufmann.de. Außerdem hat er sich seit vielen Jahren dem Online-Marketing verschrieben und ist als selbstständiger Online-Marketing-Berater unter www.web-malocher.de tätig.

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