Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch. Während sie von einigen Steuerberatern begeistert umgesetzt wird, sehen andere Kanzleien die neuen Anforderungen durchaus skeptisch. Wie wird sich die Arbeit des Steuerberaters in Zukunft verändern und welche Herausforderungen kommen auf Kanzleien und Mandanten zu?
Papierloses Arbeiten noch nicht alltäglich
In vielen Kanzleien steckt die Digitalisierung noch in den Kinderschuhen. Der Pendelordner wechselt regelmäßig den Standort, Belege werden abgeheftet und Auswertungen ausgedruckt. Eine papierlose Arbeitsweise gehört somit längst noch nicht zum Alltag. In vielen Unternehmen sieht dies jedoch deutlich anders aus, hier haben sich entsprechende Arbeitsprozesse häufig bereits längst etabliert.
Wenn Steuerberater hier nicht den Anschluss verlieren möchten, ist eine Umstellung altbewährter Vorgänge unvermeidbar. In vielen Kanzleien gibt es durchaus eine Bereitschaft, sich den Herausforderungen der Digitalisierung zu stellen – häufig mangelt es jedoch an Zeit, sich mit diesem Thema näher zu befassen. Entsprechend wird die Modernisierung immer weiter vertagt. Dies ist keinesfalls eine gute Lösung, denn langfristig führt kein Weg an der Digitalisierung vorbei.
Neue Möglichkeiten dank digitaler Tools
Einige Steuerberater stellen sich den digitalen Herausforderungen und wenden sich modernen Hilfsmitteln zu. Ein wichtiges Instrument ist das zentrale Dokumentenmanagementsystem (DMS). Alle Mitarbeiter der Kanzlei erhalten Zugriff auf sämtliche Unterlagen und profitieren gleichermaßen von einer optimalen Transparenz. Dies verkürzt die bisher gültigen Informationswege deutlich und ermöglicht so effizientere Prozessabläufe. Belege können schneller gefunden werden und relevante Daten stehen schnell bereit. Da auf alle Daten online zugegriffen werden kann, ist auch die Schaffung von Homeoffice-Arbeitsplätzen kein Problem.
Positive Entwicklung für Mandanten
Wenn Steuerberater das digitale Potenzial ihrer Kanzlei ausschöpfen, bietet dies auch für die Mandanten zahlreiche Vorteile. Es gibt weniger häufig Nachfragen, der berühmte Pendelordner muss nicht mehr persönlich abgegeben werden und zudem entfallen lange Anfahrts- und Wartezeiten. Die Steuerpflichtigen digitalisieren die relevanten Belege und stellen sie dem Steuerberater in digitaler Form zur Verfügung. Somit wird der Verwaltungsaufwand reduziert und beide Seiten profitieren von einer deutlichen Zeitersparnis.
In der heutigen Zeit gibt es immer neue Möglichkeiten, die Vorteile einer digitalen Arbeitsweise zu nutzen. Cloudanwendungen, Scan-Apps und mehr bieten hohen Anwendungskomfort und sparen Zeit. Der Steuerberater kann in Echtzeit auf die Informationen zugreifen und es kommt nicht zu unnötigen Verzögerungen. Dies ist insbesondere bei anstehenden Monats- oder Jahresabschlüssen ein zeitsparender Faktor.
Datenarchivierung ohne Platzbedarf
Wenn die Papierflut eingedämmt wird, muss auch weniger Platz für die Aufbewahrung von Dokumenten und Belegen zur Verfügung stehen. Die Papierablage benötigt sehr viel Platz und ist obendrein auch teurer als ihr digitales Pendant. Hier sind insbesondere die Raumkosten für das Archiv und die Personalkosten für die kontinuierliche Betreuung der Akten zu berücksichtigen. Die Speicherung in einem Online-Archiv ist diesbezüglich deutlich sinnvoller und bietet zudem schnellere Zugriffsmöglichkeiten. Davon profitieren neben Steuerberatern und Mandanten auch die Steuerprüfer der Finanzbehörden. Bei Bedarf sind alle relevanten Dokumente schnell zur Hand.
Die ditigale Kanzlei ist die Zukunft
Viele Steuerberater fürchten, dass die Abschaffung des Pendelordners zugunsten der Digitalisierung viele Mandanten verschreckt. Allerdings kann es auf der anderen Seite auch zu Störungen der Mandantenbeziehungen kommen, wenn sich ein Steuerberater der Digitalisierung komplett verweigert. Eine konsequente Modernisierung sollte immer als Chance gesehen werden, durch intensiven Ausbau der digitalen Möglichkeiten den Kunden neue und komfortablere Kontakt- und Übermittlungsarten zur Verfügung zu stellen.
Insbesondere Unternehmen und jüngere Mandaten stehen der Digitalisierung in der Regel positiv gegenüber und nutzen ganz selbstverständlich moderne IT-Infrastrukturen. In einer zukunftsorientierten Steuerkanzlei ist daher eine automatisierte und digitalisierte Betreuung unverzichtbar. Wer sich diesem Thema verweigert, wird in naher Zukunft den Anschluss verpassen und die unterlassenen Schritte nur schwer aufholen können. Die Herausforderungen sollten angenommen und moderne Konzepte zielführend umgesetzt werden. In der Branche muss ein Umdenken eintreten. In naher Zukunft werden immer mehr Arbeitsprozesse in den Kanzleien automatisiert.
Fazit
Viele Kanzleien sind sich Ihrer Verantwortung bewusst und stellen sich den Herausforderungen einer digitalisierten Welt. Die Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft mbH ist ihr moderner und kompetenter Steuerberater in Köln und zeigt sich darüber hinaus den Anforderungen der Digitalisierung in vollem Umfang gewachsen.
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