Dokumentenmanagement: Was ist das?

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Dokumentenmanagement: Was ist das?
Archive waren gestern. Elektronisches Dokumentenmanagement ist heute. Foto: creativesignature/pixabay.com

Ein effizientes Dokumentenmanagement ist in der modernen Verwaltung zu einem unverzichtbaren Hilfsmittel für die alltägliche Arbeit geworden. Es handelt sich dabei um ein System für die Speicherung, Verarbeitung, Manipulation und internen Suche von digitalen Dokumenten. Damit entspricht es in weiten Teilen der zeitgemäßen Version von Archiven, die früher zur Lagerung von Schriftstücken genutzt wurden.

Definition

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Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.

Quelle: Wikipedia

Grundlage des Dokumentenmanagements

Die Digitalisierung hat die Erstellung und die Verbreitung von Dokumenten nicht nur erleichtert, sondern auch nahezu kostenlos gemacht. Wichtige Unterlagen – von Rechnungen über Informationen bis zu Verträgen – liegen mittlerweile nahezu ausschließlich in digitaler Form vor und werden nur bei Bedarf zusätzlich auf Papier gedruckt. Nicht zuletzt durch die automatisierte Erstellung entstehen dabei enorme Datenmengen mit einer Vielzahl von Einzeldokumenten, die ohne entsprechende Hilfsmittel kaum zu überblicken sind. Das Dokumentenmanagement ist die Lösung für dieses Problem. Zu seinen Aufgaben gehören unterschiedliche Herausforderungen wie beispielsweise:

  • Die Suche in Dokumenten nach Schlüsselfaktoren wie etwa Datum, Adressat, Ersteller oder nach bestimmten Wörtern
  • Die Einbindung neuer Dokumente aus unterschiedlichen internen und externen Quellen
  • Die übersichtliche Darstellung existierender Dokumente nach Kategorie, Datum, Herkunft oder Inhalt
  • Die Möglichkeit, Prioritäten auf wichtige Vorgänge und Dokumente zu setzen
  • Ein dezentraler Zugriff von unterschiedlichen Geräten wie Computer, Smartphone oder Tablet PC

Nicht jedes Dokumentenmanagement bietet alle diese Merkmale, bei professionellen Anbietern haben sie sich jedoch im Laufe der Zeit als Standard entwickelt.

Eine spezialisierte Anwendung bietet Übersichtlichkeit

Selbstverständlich ist es theoretisch möglich, ein manuelles Dokumentenmanagement durchzuführen. Dies ist jedoch in der Praxis sehr unübersichtlich und ausgesprochen zeitintensiv. Aus diesem Grund übernimmt eine DMS Software diese Aufgabe, die alle notwendigen Abläufe automatisiert und dem Nutzer ein intuitives, grafisches Interface für den Zugriff anbietet. Während bei einer privaten Nutzung lediglich die Ordnung, die persönliche Präferenz und die Bedienbarkeit im Vordergrund steht, müssen Business-Lösungen dabei noch einige rechtliche Aspekte berücksichtigen. Auch der Punkt App-Entwicklung dabei fast immer ein Thema.

Darunter zählen etwa gesetzlich vorgeschriebene Lagerfristen, die mitunter bis zu 30 Jahre betragen können. Sollen alte Papierunterlagen ebenfalls eingebunden werden, so müssen diese auf eine Weise digitalisiert werden, bei der im Zweifel die Echtheit des Inhaltes und die Unmöglichkeit einer nachträglichen Manipulation nachgewiesen werden kann. Unabhängig davon muss das Dokumentenmanagement auf unterschiedliche Quellen zugreifen können – etwa einen Dateiserver für interne Unterlagen, einen E-Mail-Server für die Korrespondenz, Termine eines Kalenders und unter Umständen relevante Daten einer Datenbank. Diese Informationen führt es unter einer einheitlichen Oberfläche zusammen und bietet somit eine Grundlage für effizientes Arbeiten mit Unterlagen verschiedenster Art und Herkunft.

Unterschiedliche Lösungen für verschiedene Umgebungen

Wegen ihrer zahlreichen Vorteile verwenden heute praktisch alle Unternehmen, Behörden und Einrichtungen ein digitales Dokumentenmanagement. In den vergangenen Jahren haben auch immer mehr Privatpersonen den Vorteil dieser Möglichkeit erkannt. Dabei muss selbstverständlich den gegebenen Bedingungen Rechnung getragen werden. Wichtige Punkte sind unter anderem der Datenschutz und die Beschränkung des Zugriffs bei mehreren Nutzern, die Integration in weitere Software etwa für das Kundenmanagement oder das Marketing und langfristige Kompatibilität von Dateiformaten. In vielen professionellen Bereichen kommen deshalb modulare Lösungen zum Einsatz, die sich flexibel an unterschiedliche Umgebungen anpassen lassen. Diese bieten auch den Vorteil, dass Sie die Benutzeroberfläche übersichtlich halten und nur minimale Ressourcen eines Rechners verbrauchen.

Über Marvin 738 Artikel
Marvin hat seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann 2011 bei der Deutschen Telekom AG abgeschlossen und bloggt seit 2014 regelmäßig rund um die Themen Ausbildung, Karriere, Wirtschaft und IT auf itsystemkaufmann.de. Außerdem hat er sich seit vielen Jahren dem Online-Marketing verschrieben und ist als selbstständiger Online-Marketing-Berater unter www.web-malocher.de tätig.

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