In Büros und Lagerräumen stapeln sie sich teils bis zur Decke: Papierakten und Dossiers. Die häufig verstaubten Papiere verzögern dabei die Effizienz von Unternehmen. Denn eine Recherche ist aufwändig und Kunden müssen auf Informationen lange warten. Als Alternative haben sich in vielen Betrieben moderne eDossiers aufgetan. Doch worum handelt es sich dabei und welche Vorteile bringen sie? In diesem Beitrag wird sich daher einmal näher mit den digitalen Akten beschäftigt.
Was sind eDossiers?
Bei eDossiers handelt es sich um digitale Akten. Die Schriftgutverwaltung wird dabei durch EDV-gestützte Dossiers ermöglicht. In den eDossiers werden Schriftverkehr, E-Mails, Zahlungsverkehr sowie juristische Zusammenhänge und allgemeine Anmerkungen zusammengetragen und gebündelt. Durch die digitalen Akten wird der Rechercheprozess erheblich beschleunigt und Zusammenhänge werden auf den ersten Blick deutlich. Mit der eDossier-Technologie werden unterschiedliche Dossieranwendungen und Dateiformate vereint.
Durch die Digitalisierung der Akten werden Anwender proaktiv mit neusten Informationen versorgt und auch sonst isolierte Kommunikationswege werden miteinbezogen. Hinsichtlich der Strukturmerkmale und visuellen Erscheinung gleichen die eDossiers den herkömmlichen, physischen Dossiers. So gibt es auch bei der elektronischen Form Deckblätter und Register. Software für die Verwaltung der digitalen Schriftstücke ist daher ein wichtiger Einstiegspunkt bei der Vorgangsbearbeitung und der Recherche von Geschäftsunterlagen.
Wo kommen eDossiers zum Einsatz?
Je nach Branche und Ausprägung können die digitalen Akten vielfältig eingesetzt werden. Beispielsweise können im Vertrieb Kundendossiers, im HR-Bereich Personaldossiers, in der Produktion Dossiers über die Fertigung, die Maschinen und auch Projekte angelegt werden. Mit einer Software für die digitalen Akten lassen sich noch viele weitere eDossiers anlegen und verwalten. Dazu gehören beispielsweise:
- Beschaffungsdossiers
- Vertragsdossiers
- Immobiliendossiers
- Gerichtsdossiers
- Kreditdossiers
- Patientendossiers
- Projektdossiers
- und viele weitere
Die Vorteile von eDossiers
Aufgrund der Flexibilität von den elektronischen Akten bieten diese viele Vorzüge gegenüber einem Papierarchiv mit diversen Aktenordnern. Die Technik macht dabei Dinge möglich, die ohne die IT-Unterstützung nicht realisierbar wären.
- Ortsunabhängigkeit: Egal wo Sie arbeiten, haben Sie Zugriff auf die Dokumente.
- Übersichtliche und einfache Bedienung erleichtert die Bearbeitung durch Mitarbeiter.
- Auch bei Stellvertretung können Sie Kunden eine rasche Auskunft garantieren.
- eDossiers führen Buch über jede Handlung. So sind alle Vorgänge nachvollziehbar.
- Flächen und Kosten für Regale und Lager sind Vergangenheit. Die digitalen Akten nehmen im Vergleich zu Papierakten keinen Platz ein.
- Compliance-Probleme werden gelöst. Mit elektronischen Akten können bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen zuverlässig geregelt werden.
- Durch die effektive Recherchemöglichkeit und weniger benötigter Lagerfläche wird Geld gespart.
- Gleichzeitige Nutzung durch mehrere Personen wird durch eDossiers ermöglicht.
- Automatische Zuordnung von Dokumenten und logische Verknüpfung ist möglich.
- Zugriff von Smartphone und Tablet: So erhalten Sie auch Informationen außer Haus.
Integration in ERP-Systeme: Digitale Inhalte ermöglichen automatisierte Abläufe
Elektronische Akten verursachen weniger Aufwand als Papierdokumente. Neben der aufwändigen Archivierung muss ohne eDossiers die Post von Menschenhand sortiert, verteilt und bearbeitet werden. Durch elektronische Systeme lässt sich dieser Prozess automatisieren. So kann durch eine Integration von eDossiers in ein übergreifendes ERP-System dieser Vorgang automatisch ablaufen. Beispielsweise können die Daten des Absenders von der Software selbständig überprüft werden, die Bankverbindung gegen die Daten aus dem System abgeglichen werden. So wird viel manueller Arbeitsaufwand des Unternehmens eingespart. In der Praxis wird das Endergebnis meist noch von einem Mitarbeiter freigegeben. Doch durch eine Digitalisierung der Akten und Dokumente wird ein Unternehmen zukunftssicher gemacht und auch für moderne Abläufe und Verfahren vorbereitet.
Führen eDossiers und elektronische Akten zu einem papierlosen Büro?
Trotz der Digitalisierung ist Papier aus Büros noch nicht komplett verschwunden. Neben dem Haupttreiber der Wirtschaftlichkeit, durch gesparte Kosten im Personalbereich und weniger Ausgaben beim Einkauf, spricht zudem ein gesteigertes Bewusstsein für die Umwelt eine Rolle für das papierlose Büro. Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen, die es erlauben Dokumente elektronisch zu erfassen, verschicken und zu archivieren, wird der Trend zudem beschleunigt. Elektronische Akten und eDossiers sind daher ein gutes Mittel, Papier und somit die naturschädigende Gewinnung des Zellstoffs durch Holzabbau zu verringern.
Digitale Akten und elektronische Dossiers überzeugen durch ihre einfache Handhabung, schnelle Recherchemöglichkeit und die vielen anderen Vorzüge. Zudem sind sie ein wichtiger Schritt zum papierlosen Büro. Bis dieses vollständig ohne Papier auskommt, wird es allerdings noch seine Zeit dauern – ein papierarmes Büro ist Dank Software wie eDossiers jedoch bereits Realität.
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