Der Begriff Personalplanung bezeichnet allgemeinhin die Organisation der personellen Maßnahmen und Entscheidungen in einem Unternehmen. Im Bereich der Unternehmensplanung spielt die Personalplanung eine überaus wichtige Rolle, da diese die Verantwortung dafür trägt, dass die Unternehmensziele mithilfe angemessener personeller Ressourcen erreicht werden können.
Durch eine professionelle Personalplanung wird gewährleistet, dass die richtige Anzahl von Mitarbeitern am richtigen Ort zur richtigen Zeit vorhanden ist – und dies sowohl kurz- und mittelfristig als auch langfristig.
Heutzutage kann im Zuge der Personalplanung und der Personaleinteilung dabei auf einige innovative Tools zurückgegriffen werden, welche die Organisation stark vereinfachen. Eine Suche im Internet nach “zeiterfassung” kann sich also lohnen.
Wie sich eine effektive Personalplanung und Personaleinteilung im Detail gestalten, erklärt der folgende Beitrag.
Personalplanung – So funktioniert sie
Grundsätzlich basiert die Personalplanung vor allem auf Zahlen. Die HR-Abteilung muss den Mitarbeiterbestand kennen und auf dieser Grundlage dann die Ermittlung des aktuellen Bedarfs vornehmen.
Dem Bruttopersonalbedarf ist so die Zahl der abgängigen Mitarbeiter hinzu zu addieren, etwa durch Renteneintritte und Kündigungen. Von der Zahl ist dann noch der aktuelle Personalbestand und die Neuzugänge an Personal abzuziehen. Auf diese Weise lässt sich der Nettopersonalbedarf recht einfach ermitteln.
Das Ergebnis der Rechnung zeigt dann, ob die Personalplanung bereits vollkommen erfüllt wird, zu viele oder zu wenige Mitarbeiter vorhanden sind. Idealerweise liegt natürlich eine vollständige Erfüllung der Personalplanung vor.
Sollten zu viele Mitarbeiter im Unternehmen angestellt sein, sind Maßnahmen für den Personalabbau zu definieren. Zu berücksichtigen ist dabei jedoch, ob es sich eventuell nur um einen saisonalen Personal-Überschuss handelt. Falls ein Mangel an Mitarbeitern besteht, ist es vielleicht möglich, Synergien mit dem vorhandenen Personalbestand aufzubauen. Ist dies nicht der Fall, ist auf die Suche nach neuen geeigneten Mitarbeitern zu gehen.
Die Vorteile einer professionellen Personalplanung
Die Personalplanung in einem Unternehmen verfolgt in erster Linie das Ziel, eine optimale Deckung des Personalbedarfs sicherzustellen. So wird gewährleistet, dass ein wirtschaftliches Arbeiten des Unternehmens möglich ist.
Je optimaler sich die Personalplanung gestaltet, umso besser ist es möglich, auch auf plötzliche Veränderungen angemessen zu reagieren. Darüber hinaus stellt die Planung des Personals eine wichtige Basis für eventuell aufkommende Krisenzeiten oder Expansionen des Unternehmens dar.
Die unterschiedlichen Varianten der Personalplanung
Das heutige Geschäftsumfeld zeigt sich als überaus komplex und volatil. Aus diesem Grund wächst die Bedeutung einer vorausschauenden Personalplanung und Einteilung. Die zukünftigen Entwicklungen sind immer schwerer abzusehen, weshalb eine Unterteilung in drei verschiedene Varianten der Personalplanung sinnvoll ist.
Die kurzfristige Planung
Um auch auf kurzfristige Veränderungen sicher reagieren zu können, sollte stets eine gewisse Reserve an Mitarbeitern bestehen, die zur Not auch in anderweitigen Bereichen des Unternehmens aushelfen könnten. Umfasst sind von der kurzfristigen Personalplanung in der Regel nur einige Tage. Sie kommt zum Beispiel zum Einsatz, wenn ein wichtiger Mitarbeiter plötzlich erkrankt.
Die mittelfristige Planung
Mithilfe der mittelfristigen Personalplanung wird für den aktuellen Monat oder das aktuelle Quartal der Personalbestand gesichert. Eine große Bedeutung geht in diesem Zusammenhang etwa von Urlaubstagen aus, daneben jedoch auch von bekannten Kündigungen oder angesetzten Weiterbildungen.
Die langfristige Planung
Der Ansatz, welcher im Zuge der langfristigen Personalplanung verfolgt wird, zeigt sich vor allem strategisch. Von Bedeutung ist bei dieser nämlich der Bedarf an Personal im nächsten Jahr. Daneben ist ein Vergleich zwischen dem Ist- und dem Soll-Zustand vorzunehmen, um weitere nötige Schritte ableiten zu können.
In der langfristigen Personalplanung werden außerdem neue Ziele des Unternehmens berücksichtigt, wie beispielsweise eine Verkleinerung oder eine Expansion des Betriebs. Eine Rolle spielen dabei vor allem auch Mitarbeiter, die in Elternzeit oder in Rente gehen werden.
Diesen Methoden bedient sich die Personalplanung
Eine wichtige Unterscheidung wird in der Personalplanung außerdem zwischen den Qualifikationen und der Anzahl der Mitarbeiter vorgenommen. Für beide Bereiche ist ein spezifischer Planungsansatz nötig. Daneben ist ein erneuter Vergleich zwischen Ist- und Soll-Zustand vorzunehmen.
Mit dem Ist-Soll-Vergleich wird die Berechnung des Personalbedarfs vorgenommen. So lässt sich eine Unterteilung in tatsächlichen Bedarf und den Bestand vornehmen.
Danach folgt die Personalbestandsplanung. In diesem Schritt findet eine Dokumentation darüber statt, welche Mitarbeiteranzahl in welchen Abteilungen und in welchen Beschäftigungsverhältnissen arbeitet.
Wurde der Ist-Zustand durch die Personalbestandsplanung in Erfahrung gebracht, stellt die Personalbedarfsplanung den Soll-Zustand fest. So lässt sich herausfinden, ob in bestimmten Bereichen eine Unter- oder Überdeckung an Personal vorhanden ist. Dies erlaubt wiederum ein vorausschauendes Handeln für die Zukunft. Berücksichtigt werden von der Personalbedarfsplanung jedoch nicht nur quantitative, sondern auch qualitative Aspekte.
Quantitative und qualitative Personalplanung
Im Zuge der quantitativen Personalplanung findet die Berechnung der Mitarbeiteranzahl statt, die für einen fest definierten Zeitraum vorhanden sein muss. Eine Rolle spielen dabei unter anderem Faktoren, wie die durchschnittliche Fluktuation oder eine Expansion.
Die qualitative Unternehmensplanung konzentriert sich dagegen darauf, mit welchen Anforderungen die jeweiligen Positionen verbunden sind. Daneben ist anzustreben, vorhandene Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter kontinuierlich auszubauen. Dies gilt insbesondere, wenn die zukünftige Unternehmensplanung neue beziehungsweise weiterführende Qualifikationen erfordert.
Nicht zu vernachlässigen: Die Personaleinteilung
Einen äußerst wichtigen Bestandteil der Personalplanung stellt die Personaleinteilung dar, die auch als Personaleinsatzplanung bezeichnet wird. Bei dieser Disziplin steht im Vordergrund, die vorhandenen Mitarbeiter auf die einzelnen Positionen aufzuteilen. Die wichtigste Bedeutung geht dabei selbstverständlich von der individuellen Qualifikation der Mitarbeiter aus. Jedoch sind ebenfalls zeitliche Aspekte zu beachten.
Auch im Bereich der Personaleinteilung sind unterschiedliche Arten auszumachen. Diese sorgen in ihrer Gesamtheit dafür, dass sich die Arbeitsabläufe zu jeder Zeit reibungslos gestalten und die höchstmögliche Effizienz erreicht wird.
Darüber hinaus sorgt eine professionelle und gut durchdachte Personaleinteilung ebenfalls für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, sodass das generelle Betriebsklima im Unternehmen profitiert. Shiftbase.com hält einige hilfreiche Informationen zum wichtigen Thema der Personaleinteilung bereit.
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