Lastenheft & Pflichtenheft – der Unterschied

Wertvolle Dokumente für Auftraggeber und Auftragnehmer

Zwei Geschäftsleute sitzen vor einem Dokument und unterschreiben es
Das Lasten- und das Pflichtenheft sind wertvolle Dokumente für Auftraggeber und Auftragnehmer. Foto: Andrei_R/bigstockphoto.com

Damit Projekte im Unternehmensalltag erfolgreich abgeschlossen werden können, müssen sie schon zu Beginn auf Basis klarer Absprachen und Erwartungen geplant und gemanagt werden. In der Praxis hat sich für die gute Zusammenarbeit das Erstellen von Pflichten- und Lastenheften etabliert. Was auf den ersten Blick ähnlich erscheint, unterscheidet sich allerdings bei genauer Betrachtung. Für den Projekterfolg sind beide unentbehrlich.

Projekte sind zeitlich umrissene und klar definierte Vorhaben, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Dafür müssen sich die Projektpartner auf bestimmte Parameter einigen, mit denen sich die Entwicklungsschritte für alle Beteiligten nachvollziehbar messen und beurteilen lassen. Das gilt sowohl für innerbetriebliche Projekte als auch für Kundenprojekte, also die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit. Im Rahmen des Projektmanagements werden die verschiedenen Anforderungen, Wünsche und Blickwinkel zusammengeführt. Welche Prozesse, Modelle und Werkzeuge dabei zum Einsatz kommen können, ist Bestandteil der DIN- Norm 69901. In ihr wird auch der Umgang mit Pflichten- und Lastenheft geregelt.

Das Lastenheft: die Wunschliste

Das Lastenheft wird in der betrieblichen Praxis oftmals auch als Wunschliste bezeichnet. In ihm werden die Vorstellungen des Kunden bzw. Auftraggebers aufgeführt und beschrieben. Die DIN-Norm beschreibt das Lastenheft als “festgelegte Gesamtheit der Forderungen an Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Projekts”. Entscheidend ist die Zusammenführung aller Anforderungen in einem Dokument, egal ob dieses dann Lastenheft, Anforderungskatalog oder Projektanforderungen genannt wird.

Damit aus diesem Dokument auch eine nutzbare Arbeitsgrundlage wird, sollten Ist- und Soll-Zustand eines Projekts klar definiert werden. Dafür werden auch die erforderlichen und bereits vorhandenen Voraussetzungen beschrieben. Im Rahmen des Projektmanagements sind auch Prozess-Partner und Zuständigkeiten klar geregelt. Je detaillierter ein Lastenheft formuliert wird, umso besser verstehen alle Beteiligten Rahmenbedingungen und Details. Für die Kommunikation in Projekten, vor allem auch im Hinblick auf die Zielerreichung, kann dies von zentraler Bedeutung sein. Werden dagegen überwiegend mündliche Absprachen getroffen, so erhöht sich die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen, die dann im weiteren Verlauf den Erfolg von Projekten gefährden können. Ein Lastenheft sichert also die Informationsgrundlage aller am Projekt Beteiligten.

Das Pflichtenheft: das Machbare

Während der Auftraggeber eines Projekts, egal ob intern oder extern, seine Wünsche und Anforderungen im Lastenheft formuliert, muss der Auftragnehmer die Realisierbarkeit und konkrete Umsetzung des Projekts planen. Seine Reaktionen werden im Pflichtenheft festgehalten. In der DIN-Norm wird das Pflichtenheft als Sicht des Auftragsnehmers auf “Art und Umfang der Lieferungen und Leistungen, zu denen er sich verpflichtet”, beschrieben.

Das Pflichtenheft ist also immer die Antwort auf den Anforderungskatalog, ist dabei aber von eben solcher Bedeutung. In der Praxis wird gerne das Lastenheft auch als Pflichtenheft herangezogen und dabei die zentralen Unterschiede vernachlässigt. Das kann schlimmstenfalls zum Scheitern des Projekts führen. Im Pflichtenheft beschreibt der Auftragnehmer seinen Lösungsansatz für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts. Nicht selten ist es dann auch Grundlage eines konkreten Angebots und Bestandteil vertraglicher Verpflichtungen. Daher kommt der gründlichen Ausarbeitung des Pflichtenhefts eine hohe Bedeutung zu. So sollte das Pflichtenheft alle machbaren und vereinbarten Anforderungen an das Projekt klar abgrenzen. Unterschiede zwischen Lastenheft und möglicher Umsetzung müssen deutlich benannt werden. Beides sind elementare Bestandteile einer Zielvereinbarung und vor allem auch Beurteilung der Zielwerte. So sollten im Pflichtenheft auch alle Parameter und Qualitätsanforderungen genannt werden, die für eine Abnahme des Projekts erforderlich sind. Dazu gehören auch Regelungen zur Korrektur und Nachbearbeitung.

Die Unterschiede zwischen Lasten- und Pflichtenheft

Zu den wesentlichen Unterschieden gehört die Perspektive des Formulierenden. Ein weiterer Unterschied ist der Zeitpunkt der Erstellung. Während das Lastenheft bereits vor Projektbeginn erstellt wird, ist das Pflichtenheft die Arbeitsgrundlage des Projekts und kann im zeitlichen Verlauf mit allen Projektbeteiligten angepasst werden.

Erst durch das Pflichtenheft wird aus der Wunschliste eine umsetzbare Projektskizze und damit ein bedeutender Unterschied klar. In der Praxis ist dieser Unterschied aber oftmals fließend und Gegenstand zahlreicher Gespräche über Umsetzung und Ziele eines Projekts. Der Unterschied darf aber nicht zu Unschärfen führen und damit den Verlauf oder sogar das gesamte Projekte gefährden.

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Über Marvin 670 Artikel
Marvin hat seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann 2011 bei der Deutschen Telekom AG abgeschlossen und bloggt seit 2014 regelmäßig rund um die Themen Ausbildung, Karriere, Wirtschaft und IT auf itsystemkaufmann.de. Außerdem hat er sich seit vielen Jahren dem Online-Marketing verschrieben und ist als selbstständiger Online-Marketing-Berater unter www.web-malocher.de tätig.

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