Office Drucker auswählen: am Bedarf orientieren

Office Drucker auswählen - Am Bedarf orientieren
Die Auswahl eines geeigneten Druckers sollte grundsätzlich nach den individuellen Anforderungen erfolgen. Foto: jarmoluk/pixabay.com

Drucker für das Office unterscheiden sich in einigen Aspekten von herkömmlichen Heimdruckern. Unterschiede liegen beispielsweise in der Wartung, dem Patronen- / Tonerverbrauch sowie in der Druckgeschwindigkeit und Qualität des Ausdrucks. Drucker sind heute in ihrer Anschaffung sehr günstig geworden. Doch gerade die Folgekosten unterscheiden sich stark von Hersteller zu Hersteller. Wer also Drucker für ein Büro anschaffen möchte, sollte sich vorher einen durchaus fundierten Überblick verschaffen und je nach Größe des Büros / Größe des Druckaufkommens ein geeignetes Endgerät auswählen.

Welcher Drucker mit welcher Drucktechnologie die im Einzelfall beste Wahl ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Um sich orientieren zu können, ist es vorteilhaft sich mit den technischen Details auseinanderzusetzen, die die jeweiligen Druckverfahren ausmachen. Neben der Entscheidung für Tinte oder Laser sind auch Zusatzfunktionen bei der Auswahl zu berücksichtigen.

Wartung und Verbrauch

Nicht nur die Kosten für Toner oder Tintenpatronen, auch und vor allem die Stromkosten sollte man im Blick haben, wenn es darum geht, möglichst wirtschaftlich zu drucken. Tintenstrahldrucker verbrauchen im Durchschnitt weniger Strom als äquivalente Laserdrucker. Wer nicht faxt, sollte auf eine entsprechende Funktion verzichten, da diese auch im Stand-by besonders stromhungrig ist. Auch Wartungskosten können bei diversen Geräten zu weiteren Kosten führen, die einer genauen Betrachtung bedürfen. Um Kosten zu sparen, lassen sich nicht nur Tintenpatronen, sondern auch Tonerkartuschen als recycelte Originale nachkaufen. Diese bieten bei gleichbleibender Qualität eine umweltschonende und gleichzeitig günstige Möglichkeit, Patronen oder Kartuschen zu wechseln und somit weiterhin hochqualitativ zu drucken.

Drei Grundfragen für die Auswahl

Generell lässt sich mit drei einfachen Fragen klären, welche Drucktechnologie für den spezifischen Einzelfall am besten geeignet ist:

1. Was wird gedruckt?

Wer prinzipiell wenig druckt und größtenteils auf elektronischen Schriftverkehr zurück greift, benötigt einen Drucker beispielsweise für das Drucken von Testseiten oder um im Fall der Fälle eine Druckmöglichkeit zu haben. Hier werden keine besonderen Ansprüche an den Drucker gestellt, er soll einfach funktionieren. Ein monochromer Laserdrucker ist für einen solchen Fall wohl am besten geeignet. Wer den Drucker auch für Präsentationen einsetzen will, sollte auf Farbe setzen. Farblaserdrucker bieten auf Normalpapier gute Ergebnisse, bei Tintenstrahldruckern muss häufig Spezialpapier eingesetzt werden, um hohe Farbtreue zu gewährleisten.

2. Wie häufig wird gedruckt?

Wird der Drucker nur gelegentlich genutzt, so ist ein Laserdrucker die bessere Wahl, Tintenstrahldrucker beinhalten die Gefahr, dass die Tinte in der Tintenpatrone nach längerem Nichtbenutzen eintrocknet und somit unbrauchbar wird.

3. Wie viel wird gedruckt?

Tintenstrahldrucker bieten sich immer dann an, wenn häufig, aber vergleichsweise wenig gedruckt wird. Auch der Stromverbrauch im Ruhezustand ist bei diesen Geräten sehr gering. Je höher das Druckaufkommen, desto eher empfiehlt sich ein Laserdrucker. Diese drei Fragen stellen die Grundlage zu den weiteren Überlegungen dar und bieten eine Orientierung innerhalb des großen Angebots. Weiterhin sollte man folgende Fragen in die Auswahl mit einbeziehen:

  • Sollen nur schwarz-weiß oder auch Farbdrucke möglich sein?
  • Wie viele Seiten werden durchschnittlich in einem Monat gedruckt?
  • Muss eine bestimmte Seitenanzahl pro Minute erreicht werden?
  • Soll der Drucker von vielen Arbeitsplätzen aus oder nur von einem zentralen angesteuert werden können?
  • Benötigt man neben der Druckfunktion Fax- und Scanfunktionen?
  • Gibt es spezielle Papierformate, die berücksichtigt werden müssen?
  • Welches Budget steht für den Drucker zur Verfügung?
  • Wie hoch dürfen die monatlichen Druckkosten sein?

Welche Druckertypen sind wann am wirtschaftlichsten?

Je nach Druckaufkommen sind unterschiedliche Druckertypen am wirtschaftlichsten für ein Büro. Prinzipiell kann man eine grobe Einteilung vornehmen in kleine, mittlere und große Büros, immer in Bezug auf das monatliche Druckaufkommen.

Drucker für kleine Büros

Kleine Büros, in denen nur gelegentlich gedruckt werden muss, können einen monochromen, qualitativ hochwertigen Tintenstrahldrucker in die engere Auswahl nehmen. Das Angebot an entsprechenden Geräten ist groß und für jeden Einzelfall lässt sich ein passendes Modell finden.

Drucker für mittlere Büros

Je nach Bedarf können auch hier einzelne Bürodrucker, aber auch netzwerkfähige Multifunktionsgeräte zum Einsatz kommen. Diese lassen sich auch gemeinschaftlich nutzen und machen den Kauf mehrerer Drucker mitunter unnötig. Ob Laser- oder Tintenstrahldrucker kommt auf das Druckaufkommen an.

Drucker für große Büros

Große Büros haben meist vielfältige Ansprüche an einen Drucker. Hier sollte eine Netzwerkfunktion des in jedem Fall vorhanden sein. Bei hohem Druckaufkommen ist ein Laserdrucker hier die erste Wahl. Mitunter machen auch zwei Drucker oder Spezialdrucker für Etiketten oder Ähnliches Sinn.

Welcher Drucker also am wirtschaftlichsten für den konkreten Einzelfall ist, hängt ganz vom jeweiligen Bedarf ab. Je genauer man diesen Bedarf abschätzen kann, desto genauer kann man die Auswahl eingrenzen. Wer bei der Wahl auch auf den spezifischen Stromverbrauch des einzelnen Geräts achtet, kann langfristig an Folgekosten sparen.

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Über Marvin 603 Artikel
Marvin hat seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann 2011 bei der Deutschen Telekom AG abgeschlossen und bloggt seit 2014 regelmäßig rund um die Themen Ausbildung, Karriere, Wirtschaft und IT auf itsystemkaufmann.de. Außerdem hat er sich seit vielen Jahren dem Online-Marketing verschrieben und ist als selbstständiger Online-Marketing-Berater unter www.web-malocher.de tätig.

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