Projektmanagement Methoden: 5 Methoden + Vor- und Nachteile

Projektmanagement
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Für Personengesellschaften stellen Projekte Anforderungen ganz besonderer Art dar. Denn bei diesen gilt es, innerhalb einer vorgegebenen Zeit das Projekt erfolgreich zu realisieren, und zwar mit allen zur Verfügung stehenden personellen und finanziellen Mitteln. Dies erfordert die richtige Vorbereitung und Koordination. Aus diesem Grund stehen mehrere Projektmanagement Methoden zur Verfügung, die dabei helfen sollen, Projekte zeitgerecht, sicher und erfolgreich umzusetzen.

Die Bedeutung des Projektmanagements für Personengesellschaften

Unter dem Begriff Projektmanagement werden alle wichtigen Handlungen zusammengefasst, die das Initiieren, die Planung und das Steuern, aber auch die Kontrolle und das Abschließen von Projekten zusammenfasst. Das Ziel des Projektmanagements ist es, die Projekte richtig zu planen und zu steuern, sodass mögliche Risiken begrenzt werden. Daneben ermöglicht es, diverse Chancen rechtzeitig zu erkennen und zu nutzen, sodass die Projektziele termingerecht und hochwertig termingerecht und im vorgegebenen Kostenrahmen erreicht werden. Dabei gelten Projekte allgemein heutzutage als der wesentliche Motor für die Gestaltung der Veränderungsprozesse in Unternehmen. Es ist daher zu erwarten, dass Projekte sich noch stärker an die Ziele eines Unternehmens und an dessen Strategien ausrichten werden.

Erfolgreiches Projektmanagement erfordert eine standardisierte und formalisierte Herangehensweise an Projekte, um gewisse Risiken zu minimieren und die Erfolgsquote zu steigern. Dazu dienen die verschiedenen zum Einsatz kommenden Projektmanagement Methoden. Je komplexer das Projekt ist und je größer die Anzahl der Projektbeteiligten ist, desto höher ist auch der Bedarf an Projektmanagement Methoden.

Es gibt einige Projektmanagement Methoden, die einer Personengesellschaft die Umsetzung der Projekte erleichtert. Diese Methoden sind üblicherweise gut dokumentiert und werden in der Regel von passenden Softwares unterstützt, sodass das Verstehen und die Anwendung der jeweiligen Methoden problemlos von Personengesellschaften genutzt werden können. Doch die Auswahl derjenigen Methode, die wirklich den eigenen Bedürfnissen entspricht, hängt von einigen Parametern ab. So entscheiden die jeweiligen Projektphasen, die Größe des Projektes, seine Art, die jeweilige Branche und weitere Faktoren darüber, welche Methode die richtige ist. Hinzu kommt noch, dass nicht jede Methode wirklich für den Beginn einer Tätigkeit geeignet ist – zumindest dann nicht, wenn ein systematisches Projektmanagement aufgebaut werden soll.

Von den Personengesellschaften werden besonders fünf verschiedene Methoden gern ausgewählt, denn diese sind leicht verständlich und einfach umsetzbar. Im Folgenden werden die einzelnen Projektmanagement-Methoden näher beschrieben und erklärt.

Projektmanagement Methode 1: Projektstrukturplanung

Unter der Methode Projektstrukturplan (PSP) wird eine hierarchisch in operationalisierbaren Einheiten Aufgliederung des gesamten Liefer- und Leistungsumfanges eines Projektes verstanden. Bei dieser Methode wird der Projektstrukturplan grafisch, meist in Form einer Baumstruktur, dargestellt. Die Untergliederung des Projektgegenstandes erfolgt anschließend in Teilprojekten, und zwar nach den objektorientierten oder funktionalen Kriterien. Das Ziel dabei ist es, den Projektstrukturplan in handhabbare und delegierbare Einheiten zu gliedern. Auf der Grundlage dieser Einheiten oder Arbeitspaketen werden die jeweiligen Aufwände schrittweise geschätzt, Ressourcen zugeordnet und die Terminpläne erstellt.

Besonders hilfreich ist eine Projektplanung mit visuellen PSP. Bei diesen werden lediglich die Aufgaben und Aktivitäten erstellt, woraufhin diese an den richtigen Platz im eigentlichen Projektplan gezogen werden. Diese Projektmanagement Methode eignet sich hervorragend für Projektaufträge, welche vorläufig erteilt wurden. Dabei sollte es sich jedoch nicht um zu komplexe Projekte handeln, deren Projektstruktur nur schwer durch einen Strukturplan dargestellt werden kann.

Die Vorteile dieser Projektmanagement Methode liegen in der Tatsache, dass diese als ein Bindeglied zwischen den groben Planungsschritten und der Feinplanung fungiert. Der gesamte Projektumfang bei Projektstrukturplänen wird vollständig und übersichtlich dargestellt, ohne die sofort die Komplexitätsebenen darzustellen. Als weiterer Vorteil kann gerade die Visualisierung des Projektes erwähnt werden. Denn aufgrund der bildlichen Darstellung ist es möglich, das Projekt allen Beteiligten schnell und einfach zu erklären. Diese Methode bietet zudem die Möglichkeit, das jeweilige Projekt aus einzelnen Bausteinen zusammenzusetzen, als handele es sich um ein Puzzle. Wesentliche Inhalte der Projektplanung können dank einem Projektstrukturplan nicht vergessen werden.

Für Benutzer, die es jedoch eher gewohnt sind, mit Aufgabenlisten und Meilensteinen zu arbeiten, ist diese Projektmanagement Methode etwas gewöhnungsbedürftig. Dies kann als ein Nachteil dieser Methode angesehen werden. Daneben eignet sich diese Projektmanagement Methode nicht unbedingt für komplexe Projektstrukturpläne. Denn bei solchen kann es mitunter schwierig werden, den Projektablauf selbst und vor allem den kritischen Weg zu erkennen. Außerdem wird bei der Projektplanung der zeitliche Aspekt im Projektstrukturplan nicht abgebildet.

Projektmanagement Methode 2: Netzplantechnik

Die Netzplantechnik ermöglicht einen hierarchischen, statischen Aufbau des Strukturplanes in eine dynamische Struktur. Im Gegensatz zu dem Projektstrukturplan, bei dem der Projektaufbau dargestellt wird, zeigt der Netzplan den Projektablauf und Modelliert die einzelnen Abläufe. So ermöglicht die Netzplantechnik die Berechnung der Anfangs- und Endtermine der einzelnen Vorgänge, der Pufferzeiten und der Projektdauer. Bei der Netzplantechnik werden einige verschiedene Varianten unterschieden. Die Unterscheidung erfolgt aufgrund der Visualisierungsarten und der Berechnungsmethoden. Diese Projektmanagement Methode kommt am besten dann zum Einsatz, wenn der Bedarf nach der Modellierung und Visualisierung zeitlicher und logischer Abhängigkeiten von den Ereignissen und Aktivitäten im Projekt besteht. Die größte Voraussetzung für die Anwendung dieser Methode ist eine klare Definierung der einzelnen Projekte, sowie die Bekanntheit derer Randbedingungen.

Die Vorteile dieser Projektmanagement Methode bestehen in der Möglichkeit der Modellierung des vollständigen Projektablaufs und der Prognose der Projektdauer, des Projektendes, der Termine für die Meilensteine und der Anfangs- und Endtermine von Vorgängen. Geraten die Aufgaben in Verzug und entsteht Handlungsbedarf, informieren die Warnmeldungen zur Aufgabenfälligkeit sofort darüber. Daneben bietet sich durch die Netzplantechnik die Möglichkeit der Identifikation kritischer Ressourcen und Vorgänge und der Identifikation der Beschleunigungsmöglichkeiten für die Projektabwicklung durch die Parallelisierung der einzelnen Arbeiten. Als Nachteil kann der hohe Aufwand genannt werden, der für die Erstellung des Netzplans nötig ist.

Projektmanagement Methode 3: Meilensteintrendanalyse

Im Vergleich zu der Netzplantechnik werden bei dieser Methode keine Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Meilensteinen berücksichtigt. Es erfolgt dabei ein Soll-Ist-Vergleich zwischen den geplanten und den tatsächlichen Endterminen der einzelnen Meilensteine. Es handelt sich hierbei um eine einfache Methode, die lediglich dazu dient, die Termintreue für Projekte zu überwachen. Aus diesem Grund kann diese Methode bei allen Projekten, ungeachtet deren Größe, angewendet werden.

Dank dieser Methode können Trends leicht erkannt und interpretiert werden und die Abweichungen vom Plan werden sehr früh erkannt. Die Methode selbst ist intuitiv nachvollziehbar und einfach. Da durch diese Methode auch die Projektverantwortlichen mit in die Terminüberwachung aktiv mit eingebunden werden, ist sie nur dann wirksam, wenn alle Projektbeteiligte wirklich eng und vertrauensvoll zusammenarbeiten. Als Nachteil gilt eine unzureichende Berücksichtigung der Abhängigkeiten der einzelnen Meilensteine untereinander. Auf diese Weise entfällt auch die Sichtbarkeit der Meilensteine, welche wiederum den kritischen Pfad bilden. Aus diesem Grund wirken sich diese direkt auf die Termineinhaltung aus.

Projektmanagement Methode 4: Lean Project Management

Allgemein wird unter dem Lean Project Management die Schaffung der Werte für alle Personen, welche am Projekt interessiert sind oder von diesem betroffen sind, verstanden, wobei Verschwendung möglichst vermieden wird. Dies bedeutet, dass alle Aktivitäten immer wieder an der Wertschöpfung des erwarteten Ergebnisses für den Kunden gemessen werden. Stellt sich dabei heraus, dass eine Aktivität nicht den Anforderungen entspricht, wird diese zurückgestellt oder ganz gestrichen.

Diese Methode ist auf den Kunden und dessen Anforderungen ausgerichtet. So stehen im Mittelpunkt dieser Methode nicht die Aufgaben, sondern die Ergebnisse. Und genau hierin liegen die Vorteile dieser Projektmanagement Methode. Da diese Methode die Kundenanforderungen in den Mittelpunkt stellt, kann dies für Personengesellschaften eine Effizienzsteigerung bedeuten. Doch obwohl sich beim Lean Project Management alles darum dreht, überflüssige Prozesse einfach auszumerzen und somit Zeit und Geld zu sparen, ist die Identifizierung der Fehlerquellen nicht gerade einfach. Gleichzeitig wird hierbei vom Projektleiter eine hohe Durchsetzungskraft erfordert. Hohe Anforderungen bezüglich der Durchsetzungskraft werden daneben an das ganze Projektteam gestellt.

Projektmanagement Methode 5: Kanban

Bei Kanban handelt es sich im Grunde um eine Prozessmethode. Doch diese wird sehr oft und sehr gern in Projekten verwendet. Dies ist durch die übersichtliche und klare Darstellung begründet, die Kanban anbietet. Diese Methode wird dazu angewendet, einen kontinuierlichen Arbeitsfluss sicherzustellen.

Für die übersichtliche und klare Darstellung sorgen Karten, welche das Basiselement Projektplanung und Projektsteuerung darstellen und einer einfachen Informationsweiterleitung dienen. Durch die Visualisierung durch Karten werden alle Projektaufgaben und Abläufe übersichtlich dargestellt, wodurch sowohl die Abläufe, als auch die möglichen Probleme, die diese behindern, sichtbar werden. Dazu werden auf ein Board, das in Zeilen und Spalten aufgeteilt ist, mit den Karten, die mit Aufgaben versehen sind, die einzelnen Arbeitsschritte dargestellt. Die Arbeitsschritte befinden sich in den Spalten, sodass jede Spalte einen Arbeitsschritt repräsentiert. Auf diese Weise ist in jedem Moment sichtbar, in welchem Status sich die jeweilige Aufgabe befindet. Die nebeneinander laufenden Aufgaben dürfen nur mit einer begrenzten Anzahl an Tickets versehen werden. Das Ziel dabei ist, dass alle Projektbeteiligten möglichst gleichzeitig an einer Aufgabe arbeiten, sodass die Karten möglichst gleichmäßig über das Board fließen.

Die Vorteile dieser agilen Methode liegen in der leichten Verständlichkeit. Die Karten können auch „Offline“ aktualisiert werden. Ansonsten lassen sich einfache Abläufe mit dieser Methode übersichtlich darstellen, was gleichzeitig bedeutet, dass diese Methode eher für einfache Prozesse und Projekte geeignet ist. Bei komplexen Projekten würde eine Planung mit einer großen Anzahl an Karten einfach unübersichtlich werden. Darin liegt der Nachteil dieser Methode.

Praxisbeispiel

Die Anwendung der einzelnen Methoden lässt sich am besten durch ein Praxisbeispiel erklären: Nehmen wir an, eine Personengesellschaft, bei der es sich um eine Werbeagentur handelt, möchte ihre Arbeitsprozesse optimieren und ihre Aufträge durch eine deutlichere Sichtbarkeit auf dem Markt steigern. So setzen sich alle Mitarbeiter der Personengesellschaft zusammen, um die jeweiligen Projektmethoden für die anstehenden Projekte auszuwählen.

Beim Projekt zum Relaunch der Webseite wird zwischen dem Projektstrukturplan und der Netzplantechnik überlegt. Zwar würde ein Projektstrukturplan optimal die Aufgabenplanung einer einfachen Webseite aufnehmen, doch das Webprojekt stellt sich als komplex heraus, da Zwischentermine und externe Zuarbeiten im Projekt erforderlich sind. Aus diesem Grund wird die Netzplantechnik ausgewählt, da diese den Anforderungen eines größeren Projektes einfach besser gerecht wird.

Die Lean Project Management Methode wird verworfen, da diese eher für Kundenprojekte geeignet ist und weniger für die eigenen Projekte. Um diese bei den Kundenprojekten anwenden zu können, müssen sich daneben die Kunden ebenfalls darauf einlassen. Dies bedeutet, dass diese sich dazu bereit erklären, für ein zeitnahes Feedback zur Verfügung zu stehen und alle vorgeschlagenen Änderungen am Projekt, die sich als besser für das Endergebnis herausstellen, zu akzeptieren.

Die Methode Kanban wird für die Verringerung des Lagerbestandes ausgewählt. Der Grund dazu ist in der Tatsache zu suchen, dass für dieses Projekt Materialverbrauchskarten zum Einsatz kommen. Die Übersicht der Abläufe ist bei solch einem Projekt besonders gefragt und daher eignet sich Kanban ideal für dieses Projekt an.

Fazit
Das Projektmanagement, insbesondere das bewusste Projektmanagement verhilft Jungunternehmern und Personengesellschaften dazu, die einzelnen Aufgaben besser und einfacher zu koordinieren und dadurch die Qualität der Projektergebnisse zu steigern.

Während für ein Ein-Mann-Unternehmen bei den ersten Projekten eine einfache Excel-Liste völlig ausreicht, verlangen Personengesellschaften nach passenden Software-Lösungen und den richtigen Projektmanagement Methoden. Denn diese Methoden helfen dabei, alle Teammitglieder in jeder einzelnen Projektphase auf dem gleichen Stand zu behalten. Scheidet ein Mitarbeiter plötzlich aus dem Unternehmen aus, bieten die Projektmanagement Methoden mit den passenden Software-Lösungen die Möglichkeit, trotz des Mitarbeiterverlustes das Wissen zu behalten. Ansonsten werden die Projekte mit den dazugehörigen Dokumenten auf diese Weise auf einem zentralen Ort behalten. Bei der Auswahl der richtigen Softwarelösung sollte lediglich beachtet werden, dass diese ein Web-Interface ermöglicht, damit alle am Projekt beteiligten Personen ortsunabhängig und von mehreren Geräten aus auf das Projekt jederzeit zugreifen können.

Wenn es um die Auswahl der jeweiligen Projektmanagement Methode geht, so hängt diese von eigenen Entscheidungsfaktoren ab. So bestimmen Faktoren wie die Größe des Projektes, das Budget, die Art des Projektes, die jeweilige Branche usw. darüber, welche Methode am besten bei dem jeweiligen Projekt angewendet werden soll. Unter den verschiedenen Projektmanagement Methoden gelten mittlerweile die Methoden Projektmanagement, Netzplantechnik, Meilensteintrendanalyse, Lean Project Management, Kanban zu den beliebtesten und den meist ausgewählten Projektmanagement Methoden überhaupt. Diese rühmt eine leichte Verständlichkeit und Übersichtlichkeit, sodass alle Projektmitglieder ohne besondere Qualifikation die jeweilige Methode problemlos verstehen kann. Daneben lassen sich diese Methoden selbst miteinander kombinieren. Denn es kann sich leicht herausstellen, dass für die einzelnen Projektschritte verschiedene Methoden zur Anwendung kommen sollen, da sich diese auf die jeweiligen Projektschritte besser ausrichten lassen.

Egal für welche Projektmanagement Methode sich die jeweilige Personengesellschaft letztendlich entscheidet: durch diese sind zwar nicht gleich alle Probleme gelöst, doch zumindest sind die Projektbeteiligten von den Standardaufgaben entlastet und können sich ganz auf die eigentlichen Projektziele konzentrieren.

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BWL für Dummies
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Projektmanagement Methoden: 5 Methoden + Vor- und Nachteile
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Über Marvin 608 Artikel
Marvin hat seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann 2011 bei der Deutschen Telekom AG abgeschlossen und bloggt seit 2014 regelmäßig rund um die Themen Ausbildung, Karriere, Wirtschaft und IT auf itsystemkaufmann.de. Außerdem hat er sich seit vielen Jahren dem Online-Marketing verschrieben und ist als selbstständiger Online-Marketing-Berater unter www.web-malocher.de tätig.

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