Wer als Freelancer arbeitet, muss eine Rechnung schreiben. Das dient zum einen als Einkommensnachweis für das Finanzamt, aber auch für die eigene Übersicht als Freelancer. Doch gerade in der Anfangszeit kann es schwierig sein, eine korrekte Rechnung auszustellen. Die Pflichtangaben müssen unbedingt enthalten sein, sonst ist die Rechnung falsch.
Eine Rechnung schreiben ist nicht schwer
Wie eine Rechnung auszusehen hat, steht im Umsatzsteuergesetz. Im Umsatzsteuer-Anwendungserlass wird ausdrücklich klargemacht, dass vor allem für den Vorsteuerabzug die Rechnung vollständig und richtig sein muss. Doch was genau gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung? Zunächst einmal gilt die Pflicht, eine Rechnung auszustellen nur für einen Unternehmer, der an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft oder an ein anderes Unternehmen Leistungen verkauft. Hier beträgt die Frist der Rechnungsausstellung 6 Monate.
Eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro kann fällig werden, sollte die Rechnung zu spät oder gar nicht ausgestellt werden. Für private Empfänger gilt diese Verpflichtung nur in einem einzigen Fall. Am 1. August 2004 wurde das Gesetz zur Bekämpfung von Schwarzarbeit eingeführt. Innerhalb von 6 Monaten muss ein Unternehmer eine Rechnung ausstellen, wenn die Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück bestehen. Das können neben Instandhaltungen an und in Gebäuden auch Bauleistungen, aber auch Fensterputzen und Gartenarbeiten sein.
Nicht immer ist eine Rechnung vorhanden
Natürlich müssen auch die eigenen Ausgaben vorgelegt werden. Wenn eine Rechnung nicht ankam oder keine ausgestellt wurde, besteht die Möglichkeit, einen Eigenbeleg auszufüllen. Dieser ist wichtig, um Betriebsausgaben nachzuweisen. Dazu muss ein Formular ausgefüllt werden. Ein paar Angaben sind wie bei einer Rechnung auszufüllen. Zum einen muss der Betrag angegeben werden, der ausgegeben wurde und natürlich gehört auch dazu, wofür dieser Betrag berechnet wurde. Zusätzlich werden das Datum und Informationen über den Verkäufer benötigt.
Wenn der Zahlungsempfänger benannt werden kann, wird die Ausgabe vom Finanzamt als Betriebsausgabe anerkannt. Das bedeutet, der Name und die Adresse oder Bankverbindung müssen dem Finanzamt bekannt sein. Es gibt jedoch keinen Vorsteuererstattungsanspruch, wenn ein Eigenbeleg abgegeben wird. Daher empfiehlt es sich darauf zu achten, dass die Rechnungen vollständig sind. Nur bei ordnungsgemäßen Rechnungen, auf denen die Mehrwertsteuer ausgewiesen ist, besteht ein Anspruch auf Rückerstattung. Der Eigenbeleg reicht dafür nicht aus. Bei einem privaten Verkäufer wird in der Regel keine Rechnung ausgestellt. In diesem Fall ist der Eigenbeleg relevant. Dieser muss korrekt und ohne Lücken ausgefüllt sein.
Einige Angaben sind Pflicht
Die erste Pflichtangabe auf einer Rechnung ist der Name und die Anschrift des Verkäufers. Bei einer Firma mit einer bestimmten Rechtsform muss diese auch mit in den Angaben enthalten sein. Auch Name und Anschrift des Käufers muss auf der Rechnung stehen. Die nächste wichtige Angabe ist die Steuernummer oder eine Umsatzsteueridentifikationsnummer.
Zusätzlich wird das Rechnungsdatum benötigt. Außerdem muss auch das Lieferdatum mit auf die Rechnung. Die Rechnungsnummer ist sehr wichtig. Sie muss einmalig und fortlaufend sein. Durch die fortlaufende Nummer wird sichergestellt, dass die Rechnung einmalig ist. Die Produkte, die verkauft wurden, müssen auf der Rechnung nummeriert sein. Die Bezeichnung des Produktes muss genau der Bezeichnung aus dem Shop betreffen und auf der Rechnung stehen.
Zudem gehört die Stückzahl und der Umsatzsteuersatz auf die Rechnung. Auch die Einzelpreise und Gesamtpreise gehören auf die Rechnung. Zum Schluss sollte unbedingt die Summe des Nettobetrages und der Umsatzsteuer, aber auch der gesamte Rechnungsbetrag (brutto) noch einmal aufgelistet werden. Eine Rechnung benötigt diese Angaben immer egal ob etwas verkauft oder gekauft wurde.
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