Verwaltungsfachangestellte: Aufgaben in der Ausbildung, Gehalt und mehr

Eine Verwaltungsfachangestellte sitzt am Arbeitsplatz
Die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten ist abwechslungsreich und hat Zukunft. Foto: GaudiLab/Shutterstock.com

Es muss nicht zwangsweise eine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann bzw. zur IT-Systemkauffrau sein. Ein Blick über den Tellerrand hinaus lohnt sich, denn es gibt sehr viele spannende Berufe, die für junge Menschen attraktiv sind. Dazu zählt auch die Tätigkeit als Verwaltungsfachangestellte, die wir euch hier vorstellen möchten.

In der heutigen Zeit ist die Berufswahl sehr entscheidend für eine sichere Zukunft. In der Verwaltung gibt es viele interessante Berufssparten, die engagierten Menschen ein interessantes Berufsfeld bieten, das auch über lange Jahre ein erfülltes und nie langweiliges Berufsleben bescheren wird. Zu diesen Berufen zählt auch die Tätigkeit als Verwaltungsfachangestellte, die vielseitig in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt wird.

Im Folgenden finden Interessierte ausführliche Antworten rund um den Beruf „Verwaltungsfachangestellte“:

Die Ausbildung im Video-Portrait

Welche Aufgaben hat eine Verwaltungsfachangestellte?

Die vielseitigen Tätigkeitsbereiche einer Verwaltungsfachangestellten ermöglichen ebenso vielseitige Aufgaben und Verantwortungen innerhalb der Verwaltung. So stehen viele Verwaltungsfachangesllte sowohl im Dienste der Bürger einer Stadt als auch für den internen Bereich des öffentlichen Dienstes.

Zu den Aufgabenbereichen zählt beispielsweise die Gewährung von Sozialhilfe an die Bürger einer Stadt. Wer darüber hinaus das Einwohnermeldeamt einer Stadt besucht, der wird hier mit hoher Wahrscheinlichkeit von einer Verwaltungsfachangestellten beraten. Mit viel Sachverstand arbeiten die Mitarbeiter auch in der Gewerbeanmeldung und im Fundbüro. Selbst die Bearbeitung von Bauanträgen kann zu den Aufgaben dieser Berufsgruppe gehören und sucht der Bürger in den verschiedensten Ämtern einen Ansprechpartner, dann sollte er sich vertrauensvoll an die Verwaltungsfachangestellten wenden. Arbeitet der Verwaltungsfachangestellte im internen Bereich der Verwaltung, dann können die unterschiedlichsten Aufgaben im organisatorischen und Verwaltungsbereich warten. So warten viele Aufgaben in den Eigenbetrieben der Kommunen und sind kommunale Sitzungen zu planen und vorzubereiten, dann ist der Verwaltungsfachangestellte gefragt und er kann nach den Beschlüssen auch an deren Umsetzung arbeiten.

Ob Materialbeschaffung oder die Materialverwaltung, in beiden Bereichen kann man diese Mitarbeiter finden. Und müssen Wirtschafts- und Haushaltspläne erstellt werden, dann ist der Verwaltungsfachangestellte als Spezialist gefragt, der nachher auch die Ausführung bewerkstelligen kann. In der öffentlichen Verwaltung fallen in der Regel auch immer Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung an, wobei der Verwaltungsfachangestellte hier die Akten der anderen Kollegen führen wird und auch die Berechnung der unterschiedlichen Gehälter übernehmen kann. Selbst bei der Gewinnung von neuem Personal muss der Verwaltungsfachangestellte aktiv werden und einige Aufgaben beziehen auch die Personalentwicklung und den Personaleinsatz mit ein. In der Hierarchie ist der Verwaltungsfachangestellte dem Beamten im mittleren Dienst gleichzustellen und viele Mitarbeiter mit dieser Ausbildung sind in einem Team mit genau den gleichen Tätigkeiten wie die beamteten Kollegen beschäftigt.

Welche Anforderungen bringt der Beruf als Verwaltungsfachangestellte mit sich?

Wer den Beruf des Verwaltungsfachangestellten erlernen will, der muss eine Ausbildung bei einer kommunalen Verwaltung anstreben. Doch hier muss der Bewerber nicht nur die passende schulische Bildung vorweisen können und dazu noch persönliche Voraussetzungen erfüllen, damit der Berufswunsch in Erfüllung gehen wird. Hat man die Realschule abgeschlossen oder hat man auf anderem Wege die mittlere Reife erworben, dann sind schon die ersten Voraussetzungen erfüllt worden.

Da der Verwaltungsfachangestellte bei seiner Tätigkeit auch mit den Bürgern in Kontakt kommt, muss er bei seiner Arbeit beweisen, dass er kommunikativ sein kann. Natürlich muss eine Verwaltungsfachangestellte in der Verwaltung stets politisch interessiert und engagiert sein, da viele Bereiche in der Verwaltung ein gewisses Engagement schlichtweg erfordern. In großen Verwaltungsämtern ist auch die besondere Teamfähigkeit der Verwaltungsfachangestellten gefragt, da nur so die Masse der Anträge und deren Bearbeitung überhaupt geschafft werden können.

Damit die Bewerbung eine Chance hat, müssen Lebenslauf und Bewerbungsschreiben in einem einwandfreien Zustand sein, da der Verwaltungsfachangestellte in der Verwaltung auch Büroarbeiten erledigen muss. Dazu muss der Bewerber einen Eignungstest schaffen, der das Fachwissen des Bewerbers in vielen Fachbereichen überprüfen soll. Damit der Test einfach erledigt werden kann, handelt es sich um einem multiple Choise Test, wobei aus mehreren Antworten die richtige Antwort angekreuzt werden muss. Hier soll die Testperson aber auch Wissen vorweisen können, dass er schon Kenntnisse über den öffentlichen Dienst hat. Zu den besonderen Anforderungen an einen Bewerber gehören auch Sprachkenntnisse, wobei natürlich die deutsche Sprache wirklich gut beherrscht werden muss. Aber genauso kann gefordert, dass der Bewerber Kenntnisse in der englischen Sprache hat.

Wie lange dauert die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten?

Besieht man die öffentlichen Verwaltungen in den Kommunen und in den Ländern, dann werden immer wieder neue Verwaltungsfachangestellte eingestellt. In drei Jahren kann die Ausbildung geschafft werden und mit einer Vergütung, die im ersten Lehrjahr 710 Euro beträgt und die sich bis zum dritten Lehrjahr auf eine Summe von 810 Euro steigern kann. Damit theoretisches und praktisches Wissen zu gleichen Teilen erlernt werden kann, handelt es sich bei der Lehre zur Verwaltungsfachangestellten um eine duale Ausbildung. Und kann die Lehre mit einem guten Abschluß, dann stehen die Türen auf für eine Anstellung in Kirchenverwaltungen, oder Kommunal- oder Landesverwaltungen. Aber auch andere Verwaltungen sind begeistert von gut ausgebildeten Verwaltungsfachangestellten.

Welche Fächer werden in der Berufsschule unterrichtet?

Werden in den drei Lehrjahren bei Bund, Ländern und Kommunen die praktischen Kenntnisse für Verwaltungsfachangestellte vermittelt, so gibt es in der Berufsschule das theoretische Wissen, dass der Auszubildende dringend benötigt. Hierbei werden die Themen in einzelne Gruppen, die sogenannten Lernfelder unterteilt, die über die drei Jahre der angehenden Verwaltungsfachangestellten ihr benötigtes Grundwissen sichern sollen.

Das erste Lehrjahr

Lernfeld 1 beschäftigt sich an 20 Stunden mit:

  • dem Ausbildungsverhältnis,
  • den rechtlichen Bestimmungen für den Arbeitsschutz bei Jugendlichen und Auszubildenden und
  • gewerkschaftliche und betriebliche Interessenvertretungen für Lehrlinge.

Lernfeld 2 beschäftigt sich an 80 Stunden mit:

  • Staatsaufgaben und Staatsbegriff,
  • die deutschen Verfassungsprinzipien,
  • wie ist Deutschland in das europäische Rechtssystem eingebunden,
  • die Träger der öffentlichen Verwaltungen,
  • die vertikale und horizontale Gliederung der deutschen Verwaltung,
  • Aufgaben und Ziele der Verwaltung,
  • der Verwaltungsaufbau,
  • die Grundlagen der deutschen Verfassung und
  • die Grundlagen der kommunalen Selbstverwaltung.

Lernfeld 3 beschäftigt sich an 80 Stunden mit:

  • Der Markt: Angebot und Nachfrage,
  • die Bedarfsermittlung,
  • Ressoureneinsatz der umweltschonend ist,
  • öffentliche Ausschreibungen und die Ermittlung von Bezugsquellen,
  • Angebotsvergleiche,
  • die haushaltsrechtlichen Aspekte der Auftragsvergabe,
  • berufsbezogene Rechenverfahren und ihre Anwendung,
  • Tabellenkalkulationen,
  • Kommunikationstechnologie,
  • die verschiedenen Methoden der Informationsverarbeitung und -beschaffung sowie
  • wichtige Entscheidungstechniken.

Lernfeld 4 beschäftigt sich an 60 Stunden mit:

  • Vertragsarten und Rechtsgeschäftsarten,
  • der Abschluß eines Vertrages,
  • die Grenzen der Vertragsfreiheit,
  • die Vertragserfüllung,
  • verschiedene Zahlungsarten,
  • das Anordnungsverfahren,
  • die Erfüllungsstörungen,
  • die Verjährung,
  • die Technik der Rechtsanwendung,
  • die moderne Textverarbeitung und
  • berufsbezogene Rechenverfahren und ihre Anwendung.

Lernfeld 5 beschäftigt sich an 80 Stunden mit:

  • die Personalpolitik Ziele und Aufgaben,
  • Personaleinsatz- und Personalbedarfsplanung,
  • der öffentliche Dienst und seine Beschäftigungsverhältnisse,
  • Beendigung und Begründung von Arbeitsverhältnissen,
  • Pflichten und Rechte im Arbeitsverhältnis,
  • Arbeitsschutz,
  • Arbeitsgerichtsbarkeit,
  • Mitbestimmung und Mitwirkung,
  • Führung der Mitarbeiter,
  • Fortbildung und Weiterbildung,
  • Führung von Gesprächen,
  • Textverarbeitung,
  • Datenbanken und
  • der Schutz der Daten.

Das zweite Lehrjahr

Lernfeld 6 beschäftigt sich an 40 Stunden mit:

  • Tarifverträgen,
  • Bestandteile beim Entgelt und der Besoldung,
  • die Sozialversicherung,
  • die Vermögensbildung,
  • Nettoentgelte und ihre Berechnung,
  • das zu versteuernde Jahreseinkommen und seine Berechnung.

Lernfeld 7 beschäftigt sich an 40 Stunden mit:

  • Bilanz, Inventar und Inventur,
  • Belegwesen und Bücher,
  • Erfolgs- und Bestandsrechnung,
  • der Umsatzsteuer,

Lernfeld 8 beschäftigt sich an 60 Stunden mit:

  • öffentliche Güter, wirtschaftliche und freie Güter,
  • die Bestimmungen der öffentlichen Aufgaben im politischen Willensbildungsprozess,
  • Organisationsformen und Ziele öffentlicher Verwaltungen,
  • Entscheidungsstrukturen und Ablaufplanung öffentlicher Verwaltungen,
  • die Qualitätssicherung und ihre Instrumente,
  • nicht marktfähige und marktfähige Verwaltungsleistungen,
  • Nachfrage- und Angebotsorientierte Erbringung von Leistungen,
  • Produktkatalog, Produktbeschreibung und Produktbildung,
  • ein Marketingkonzept für öffentliche Leistungen

Lernfeld 9 beschäftigt sich an 80 Stunden mit:

  • den verschiedenen Arten des Handelns der Verwaltungen,
  • das Verwaltungsrecht und seine Quellen,
  • Grundrechte,
  • das allgemeine Verwaltungsverfahren und seine Regelungen,
  • die Grundsätze des Handelns der Verwaltungen,
  • der Ermessenspielraum für unbestimmte Rechtsbegriffe,
  • Arten und Merkmale des Verwaltungsaktes,
  • der Verwaltungsakt und seine Nebenbestimmungen,
  • die Anforderungen an eine schriftliche Verwaltungsakte,
  • Bescheid- und Gutachtentechnik,
  • nonverbale und verbale Kommunikation,
  • das Verhalten in Konfliktfällen.

 

Das dritte Lehrjahr

Lernfeld 10 beschäftigt sich an 100 Stunden mit:

  • den Grundlagen verschiedener Rechtsgebiete in der Verwaltung,
  • die sofortige Vollziehung,
  • der Verwaltungszwang,
  • die Erstellung von Bescheiden,
  • ein Ordnungswidrigkeitenverfahren,
  • der Verwaltungsakt und seine Rechtmäßigkeit,
  • Rücknahme und Widerruf eines Verwaltungsaktes,
  • Rechtsbehelfe und deren Wirkungen und Formen,
  • die verschiedenen Klagearten beim Widerspruchsverfahren,
  • ein vorläufiger Rechtsschutz,
  • ein öffentlich-rechtlicher Vertrag.

Lernfeld 11 beschäftigt sich an 60 Stunden mit:

  • dem Prinzip des Sozialstaats,
  • dem Sozialhilferecht, der Jugend- und Kinderhilfe und dessen Recht sowie der Ausbildungsförderung,
  • der Erstellung von Bescheiden in diesen Bereichen.

Lernfeld 12 beschäftigt sich an 20 Stunden mit:

  • privatwirtschaftlichen und öffentlichen Unternehmenszielen,
  • den Rechtsformen privatwirtschaftlicher und öffentlicher Unternehmen,
  • mit den öffentlichen Aufgaben und deren fiskalischer Erfüllung,
  • Entscheidungsstrukturen und Ablaufplanung privatwirtschaftlicher und öffentlicher Betriebe.

Lernfeld 13 beschäftigt sich an 100 Stunden mit:

  • dem Jahresabschluß,
  • Programme für die Finanzbuchhaltung,
  • mit der Kosten- und Leistungsrechnung,
  • Kostenträgerrechnung, Kostenstellenrechnung, Kostenartenrechnung,
  • mit der Vollkostenrechnung,
  • mit der Deckungsbeitragsrechnung,
  • mit der Investitions- und Finanzierungsrechnung,
  • mit dem Controlling,
  • mit statistischen Kennzahlen,
  • mit dem öffentlichen Berichtswesen und
  • grafischen Darstellungen.

Lernfeld 14 beschäftigt sich an 60 Stunden mit:

  • dem Wirtschaftskreislauf,
  • Aussagekraft und Ermittlung des Bruttoinlandsprodukts,
  • der Staatsquote,
  • der sozialen Marktwirtschaft,
  • der Wirtschaftspolitik und deren Handlungsfeldern,
  • der Globalisierung und der nationalen Wirtschaftspolitik und
  • der wirtschaftspolitischen Zusammenarbeit in Europa und in internationalen Organisationen.

Konkrete Themen können beispielweise das Minimalprinzip und das Maximalprinzip sein.

Wie schwer ist die Abschlussprüfung zur Verwaltungsfachangestellten?

Der Auszubildende hat nicht nur eine Abschlußprüfung zu bestehen, der muss auch eine Zwischenprüfung schaffen, wobei hier schon drei schriftliche Prüfungen auf den zukünftigen Verwaltungsfachangestellten warten. Wirtschafts- und Sozialkunde, Haushaltswesen und Beschaffung dazu noch bürowirtschaftliche Abläufe, Arbeitsorganisation und Ausbildungsbetrieb sind die drei Themen, die an 60 Minuten abgefragt werden. Für die Bewertung der Prüfungen werden die normalen Schulnoten herangezogen werden, wobei es auch ein ungenügend plus oder ein mangelhaft plus geben kann.

Bei der Abschlußprüfung werden die Kriterien verschärft und hier muss eine mehrtägige Prüfung gemacht werden. So werden vier schriftliche Prüfungen gefordert, die der Prüfling in einerZeit von 90 bis 135 Minuten seine Aufgaben zu erledigen hat. Jetzt wird das Wissen aus allen Fernfeldern verlangt, wobei aber einzelne Themen herausgezogen werden und so können Rechtsthemen in der Prüfung vorkommen, aber auch die kaufmännischen Themen der Lernfelder können zum Thema einer Prüfung werden.

Die letzte Prüfung ist aber eine praktische Prüfung, sodass der Prüfling meistens in einem Rollenspiel beweisen muss, dass er die Themen seiner Lernfelder so gut verstanden hat, dass er als Verwaltungsfachwirt in Ämtern eingesetzt werden kann. So hat sich der fertige Verwaltungsfachwirt in den Bereichen VerwaltungsBWL, Personalwesen, Wirtschafts- und Sozialkunde und Verwaltungsverfahren und Verwaltungsrecht bereits scriftlich als kundig erwiesen, dass er nun nach einer fallbezogenen Rechtsanwendung sich mit Fug und Recht Verwaltungsfachangestellter nennen wird.

Wie hoch ist die Ausbildungsvergütung?

Besieht man sich die einzelnen Verwaltungen in Deutschland, dann wird ein Verwaltungsfachangestellter im ersten Lehrjahr 710 Euro erhalten. Bis zum dritten Lehrjahr kann sich diese Summe steigern, sodass der Auszubildende im dritten Lehrjahr immerhin 810 Euro verdient. Je nach Ausbildung können diese Summen aber auch variieren, sodass eine vollkommen einheitliche Verdienstspanne für den Auszubildenden nicht genannt werden kann.

Wie hoch ist das zu erwartende Gehalt nach der Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte?

Für eine Anstellung nach der Ausbildung kann sich die Verwaltungsfachangestellte auf ein Gehalt in der Höhe von 2200 bis 2500 Euro im Monat einstellen (brutto). Das Gehalt kann jedoch stark variieren, da es stark in Abhängigkeit zur jeweiligen Tarifklasse steht. Je nach Art der Anstellung und Art des Tarifvertrages ist also ein ganz anderes Gehalt vorstellbar.

Wo kann ich später als Verwaltungsfachangestellte arbeiten?

Natürlich möchte der Auszubildende bei den Kommunen oder bei den Ländern hier gerne seine Tätigkeit fortsetzen. Aber es gibt auch Verwaltungsfachangestellte, die gerne eine Stelle bei der Kirche annehmen. Selbst in der Industrie ist der Verwaltungsfachangestellte gerne gesehen, wenn man einen gut ausgebildeten Sachbearbeiter für Büroarbeiten sucht.

Auch bei der Industrie- und Handelskammer sind die Verwaltungsfachangestellten gern gesehene Mitarbeiter und viele Auszubildende möchte auch gerne ihre weitere berufliche Zukunft bei einer Handelsorganisation sehen. Es besteht aber auch die Möglichkeit der Weiterbildung, sodass der Verwaltungsfachangestellte am Ende sogar als geprüfter Sekretär, Bürofachwirt, geprüfter Verwaltungsfachwirt oder als Fach- und Betriebswirt für Verwaltung eine Karriere machen kann.

Ist der Beruf als Verwaltungsfachangestellte zukunftstauglich?

Mit einer Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte kann eine sichere berufliche Zukunft beginnen, denn die vermittelten Fähigkeiten sind in vielen Berufen zu nutzen. Wer aber schon eine Ausbildung bei Bund, Ländern oder Kommunen gemacht hat, der kann sich darauf freuen, dass hier eine Arbeit noch sicher und dauerhaft möglich sein wird.

Aber auch eine Anstellung bei den deutschen Kirchenverwaltung kann eine sichere Berufszukunft bescheren, denn hier sind sichere Arbeitsplätze noch an der Tagesordnung. Als Sachbearbeiter oder Bürosachbearbeiter sind die Verwaltungsfachangestellten auch in der Industrie gefragt, doch in der Regel wird der Verwaltungsfachangestellte sich auf Tätigkeiten in den öffentlichen Verwaltung konzentrieren und hier eine Anstellung suchen.

Wo findet man gute Ausbildungsplätze und Job-Angebote?

Ob Bund, Länder oder Kommunen, wer das Glück hat hier einen Ausbildungsplatz zum Verwaltungsfachangestellten zu erhalten, der kann sich auf eine sichere Zukunft freuen. Gute Job-Angebote finden sich natürlich auch bei diesen drei öffentlichen Arbeitgebern. Aber auch Lehrherren wie die Industrie- und Handelskammer oder die Kirchen sind gerne bereit, immer wieder neue Auszubildende anzunehmen. Wer auf der Suche nach einer Ausbildungsstelle ist, der sollte einmal im Jahr genau auf die Anzeigen in der örtlichen Presse achten, denn die Ämter suchen mit diesen Anzeigen nach neuen Lehrlingen. Genauso kann es übers Jahr möglich sein, dass man eine Anzeige für die Stelle eines Verwaltungsfachangestellten findet, wenn zum Beispiel Mitarbeiterinnen zu ersetzen sind, die in die Babypause gehen.

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Über Marvin 624 Artikel
Marvin hat seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann 2011 bei der Deutschen Telekom AG abgeschlossen und bloggt seit 2014 regelmäßig rund um die Themen Ausbildung, Karriere, Wirtschaft und IT auf itsystemkaufmann.de. Außerdem hat er sich seit vielen Jahren dem Online-Marketing verschrieben und ist als selbstständiger Online-Marketing-Berater unter www.web-malocher.de tätig.

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