Für Unternehmen bringt der Einsatz einer digitalen Zeiterfassung eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich. Wir möchten Ihnen in diesem Beitrag verraten, wie die digitale Zeiterfassung funktioniert und Ihnen fünf Möglichkeiten zur Erfassung der Arbeitszeiten einmal genauer vorstellen. Und zu guter Letzt verraten wir Ihnen natürlich auch, von welchen Vorteilen Unternehmen profitieren, die auf eine digitale Zeiterfassung vertrauen.
Wie funktioniert die digitale Zeiterfassung?
Zunächst einmal möchten wir Ihnen fünf Möglichkeiten für den Einsatz einer digitalen Zeiterfassung vorstellen und Ihnen die Vorteile von diesen verraten. Sofern Sie sich selbst einmal mit der digitalen Zeiterfassung vertraut machen möchten, finden Sie auf dieser Seite eine Testversion von Papershift, die Sie zunächst ganz unverbindlich für 14 Tage kostenlos ausprobieren können.
Automatisch über Dienstplan
Bei einer Zeiterfassung mithilfe von einem Dienstplan werden die Stundenkonten der Mitarbeiter über einen im Vorfeld erstellten Dienstplan befüllt. Damit zu jeder Schicht genügend Mitarbeiter anwesend sind, erstellt die Software automatisch eine Plan-Zeiterfassung, welche in der Folge mit dem Stundenkonto der jeweiligen Mitarbeiter verrechnet wird. Im Anschluss an eine Schicht wird die geplante Zeit dem Mitarbeiter dann auf seinem Stundenkonto gutgeschrieben.
Allerdings ist die automatische Zeiterfassung über einen Dienstplan recht unflexibel. Darum sollten Unternehmen, welche die Arbeitszeit der eigenen Mitarbeiter flexibel und präzise erfassen möchten, sich besser für eine andere Lösung entscheiden.
Über eine Browser-Stempeluhr
Mithilfe von einer Browser-Stempeluhr können sich sämtliche Mitarbeiter ganz einfach mit einem Klick zur Arbeit anmelden und am Ende eines Tages wieder abmelden. Auf diese Weise können die eigenen Arbeitszeiten immer ganz genau erfasst werden und natürlich können diese auch im Nachhinein noch angegeben werden, für den Fall, dass einmal etwas schiefläuft.
Durch eine Browser-Stempeluhr kann der Verwaltungsaufwand in dem eigenen Unternehmen ganz erheblich reduziert werden, allerdings wird für die Nutzung eine Internetverbindung vorausgesetzt. Aus diesem Grund eignet sich eine Browser-Stempeluhr vor allem für Unternehmen, wo sämtliche Mitarbeiter an Desktop-Arbeitsplätzen tätig sind.
Über ein stationäres Terminal
Bei einer Stempeluhr in Form eines stationären Terminals kann es sich wahlweise um ein Tablet oder ein anderes mobiles Endgerät handeln. Darauf können die Mitarbeiter in der Folge die eigenen Arbeits- und Pausenzeiten eintragen, welche durch eine Unterschrift oder die Eingabe einer PIN verifiziert werden können.
Zudem können Unternehmen Regeln definieren und die erfassten Zeiten der Mitarbeiter werden automatisch mit den Servern des Unternehmens synchronisiert. Dadurch ist das Unternehmen zu jeder Zeit über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter informiert, wodurch Abrechnungen automatisch erstellt werden können.
Und auch wenn einmal keine Internetverbindung besteht, können die Zeiten weiterhin erfasst werden und werden synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung vorhanden ist.
Der Single User Mode
Der Single User Mode ermöglicht einzelnen Mitarbeitern die Erfassung der eigenen Arbeitszeiten. Darum eignet sich diese Art der digitalen Zeiterfassung, insbesondere für Freiberufler oder Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst. Das ermöglicht es diesen Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten auf einem Smartphone oder Tablet zu erfassen, welche in der Folge ebenfalls mit den Systemen des Unternehmens synchronisiert werden.
Über die Papershift API
Mithilfe der Papershift API können für alle zuvor vorgestellten Möglichkeiten der Zeiterfassung Regeln definiert werden. Auf diese Weise kann unter anderem verhindert werden, dass sich Mitarbeiter vor dem Beginn der Arbeitszeit anmelden und sollt ein Mitarbeiter vergessen, sich abzumelden, übernimmt das System dies zum Ende der festgelegten Arbeitszeit automatisch.
Zudem können alle erdenklichen Dateiformate in der Software exportiert werden, was Zeit bei der Erstellung von Abrechnungen spart.
Aufgrund der Tatsache, dass durch die Software sämtliche An- und Abmeldezeiten dokumentiert werden, erfüllen Unternehmen bei der Nutzung von Papershift auch die geltenden Anforderungen in Bezug auf die Dokumentation der Arbeitszeiten.
Welche Vorteile hat die digitale Zeiterfassung?
Während die Erfassung der Arbeitszeiten zu früherer Zeit als eine Art Überwachung angesehen wurde, sehen auch viele Mitarbeiter heute die positiven Seiten der Zeiterfassung. Denn dadurch können die Zeiten aller Mitarbeiter eines Unternehmens genau erfasst werden, was für eine hohe Transparenz sorgt und eine faire Gehaltsabrechnung gewährleistet. Denn im Rahmen der digitalen Zeiterfassung werden auch Überstunden erfasst, welche entweder ausgezahlt oder als Urlaub verrechnet werden können.
Außerdem wird durch die digitale Zeiterfassung gewährleistet, dass von Unternehmensseite sämtliche Richtlinien eingehalten werden. Das kann den Mitarbeiter im Hinblick auf die Pausen und Ruhezeiten sowie auch in Bezug auf die maximale Arbeitszeit zugutekommen.
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