Die Unternehmenskommunikation ist ein wichtiges Kriterium für einen reibungslosen Arbeitsalltag. Das gilt sowohl für interne Abläufe zwischen den Mitarbeitern, als auch für externe mit den Kunden. Um einen ungestörten Informationsaustausch zu gewährleisten, setzen immer mehr Unternehmen auf Telefonanlagen mit Cloud-Technologie. Im Jahr 2021 waren schon über 30 Prozent der Kommunikationslösungen Cloud-basiert. Die Zahlen dürften weiter steigen.
Noch sind einige Unternehmen skeptisch. Sicherheitsbedenken halten viele davon ab, auf die moderne Lösung der Cloud-Technologie zu setzen. Doch es findet ein Umdenken statt. Denn die Vorteile sind groß und in puncto Sicherheit können viele Zweifel in Beratungsgesprächen beseitigt werden.
Welche Vorteile Cloud-Telefonie mit sich bringt
Die beiden herausragenden Merkmale der Cloud-Telefonie sind Skalierbarkeit und Wartung. Mit der Auslagerung auf einen externen Provider entledigt sich das Unternehmen der Aufgabe der Pflege ihrer Kommunikationssysteme. Diese Probleme übernimmt der Anbieter der Telefonanlagen. Das spart Ressourcen und Zeitaufwand. Außerdem ist das System äußerst flexibel bezüglich ihrer Skalierbarkeit. Ganz einfach können Unternehmen Plätze dazu buchen und neue Mitarbeiter ohne Verzögerung in die Kommunikationsstrukturen einbinden. Besonders für wachsende Unternehmen ein Segen. Einzige Voraussetzung ist eine ausreichend große Internet-Bandbreite.
Für Unternehmen mit viel Kundenkontakt ist die Automatic Call Distribution (ACD) interessant. ACD mit der Deutschen Telefon ermöglicht es, im Kundenservice eingehende Telefonate nach ausgewählten Kriterien wie Dringlichkeit des Problems oder Wartezeit der Kunden zu sortieren. Nach vorhergehender Abfrage per Sprachmenü ist es ebenfalls möglich, den Kunden automatisch an den passenden Mitarbeiter weiterzuleiten. Die Kundenzufriedenheit steigt. Denn unnötig lange Warteschlangen und häufiges Weiterleiten gehören der Vergangenheit an.
Einen großen Vorteil bringt die ortsunabhängige Einsatzmöglichkeit der Cloud-Technik mit sich. Mitarbeiter können mit verfügbarer Internetverbindung jederzeit und allerorten auf das System zugreifen. Die Anbindung an die Kommunikationsanlage funktioniert auch über mehrere Firmenstandorte gleichzeitig. Eine vernetzte Kommunikationsanlage erleichtert den Informationsaustausch enorm. Die Organisation virtueller Konferenzräume und Homeoffice beschränkt sich auf ein Minimum. Der Aufwand bezüglich Anschaffung und Wartung der Hardware sinkt.
Warum viele Unternehmen noch zögern
Angesichts der zahlreichen Vorteile unverständlich. Doch viele Unternehmen haben Bedenken bezüglich der Sicherheit solcher Anlagen. Dann hilft nur das Gespräch mit IT-Experten. In den meisten Fällen können die Bedenken ausgeräumt werden, denn die Sorgen sind oft unbegründet. Ein weiterer, oft angesprochener Kritikpunkt sind die laufenden Kosten. Eine herkömmliche Telefonanlage müsse man nur einmal bezahlen. Doch hier steckt ein Irrtum drin. Denn natürlich muss auch diese gewartet werden und bei Neuanstellungen ist weitere Hardware nötig. In der Regel ist die Cloud-Anlage günstiger. Ein Vergleich zwischen den beiden Möglichkeiten und eine Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen verschafft Klarheit. Die Anbieter der Cloud-Telefonie bieten individuelle zugeschnittene Verträge an, sodass auch dieser Punkt häufig pro moderne Technologie ausfällt. Klar ist auch, dass im Zeitalter der Digitalisierung Cloud-basierte Lösungen unumgänglich sind.
Ebenfalls ein gängiges Gegenargument ist die Nichterreichbarkeit bei Ausfall der Internetverbindung. Fallback-Lösungen schützen Unternehmen vor dem Eintritt dieses Szenarios. Beispielsweise wird über einen zweiten Internetanbieter eine Redundanz hergestellt oder über leistungsfähiges Mobilnetz die Ausfallsicherheit garantiert. Auch hier hilft nur der Austausch mit dem Anbieter, um eine optimale und individuelle Lösung zu finden.
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