Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und welche Vorteile bietet es?

Informationen schnell erfassen und ordnen mit einem DMS

DMS steht in Großbuchstaben und ein Mann im Hemd zeigt mit dem Finger darauf
Das DMS ermöglicht es, die schier unendlich Flut an Informationen zu bündeln und mithilfe einer Benutzeroberfläche suchbar und zugänglich zu machen. Abbildung: Wrightstudio/bigstockphoto.com

Wer in einer Branche arbeitet, die im Bereich Technik oder IT angesiedelt ist, der hat sicherlich bereits etwas vom sogenannten Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, gehört. Hierbei handelt es sich – vereinfacht ausgedrückt – um ein System, welches das Ordnen und Auffinden von Daten, Dateien und Dateipaaren ermöglicht. Aber welche Vorteile bietet das DMS konkret und wie funktioniert es in der Praxis?

Informationen schneller erfassen und ordnen

In unsere heutigen schnelllebigen Welt müssen Daten immerzu und an jedem Ort schnell verfügbar sein. Diese Inhalte sowie Informationen zu sammeln, ist die Aufgabe von Unternehmen und Institutionen aus ganz verschiedenen Branchen. Doch auch vollständige sowie wertvolle Informationen können in der Praxis nicht adäquat genutzt werden, wenn diese nicht gezielt gesucht werden können. An dieser Stelle kommt das Dokumentenmanagementsystem zum Einsatz. Das DMS ermöglicht es, die schier unendlich Flut an Informationen zu bündeln und mithilfe einer Benutzeroberfläche suchbar und zugänglich zu machen.

Generell ist ein solches System nicht nur für sehr große Firmen wichtig, sondern für alle Unternehmen, welche Daten sammeln, auswerten und verwalten. Hier geht es nicht nur um den einfachen sowie schnellen Umgang mit Kundendaten, sondern auch um internes Fachwissen und Daten über bestimmte Produkte sowie Dienstleistungen. In der Praxis sammeln sich zahlreiche Dokumente, wie zum Beispiel Betriebsanleitungen, Projektplanungsdokumente und spezielle Papier für die Versicherung oder Dokumente als Nachweise gegenüber der Kunden, Partner oder Mitarbeiter an. All diese Daten müssen geordnet abgelegt werden, damit im Zweifel die zuständigen Personen einen schnellen Zugriff erlangen können.

Es wäre fatal, wenn die Suche nach den relevanten Daten unnötig Zeit kosten würde. In diesem Sinne spart ein gut funktionierendes und nahtlos implementiertes Dokumentenmanagementsystem jede Menge Geld sowie Zeit.

Kommunikation vereinfachen und effektives Teamwork ermöglichen

Ein DMS dient nicht nur dazu, Daten schneller zu finden und einfach zuordnen zu können. Dieses System vereinfacht auch den Arbeitsalltag. Heute arbeitet kaum jemand ständig im sprichwörtlichen stillen Kämmerlein. Stattdessen ist Teamwork angesagt. Damit alle Mitarbeiter zeitgleich oder nacheinander auf bestimmte Daten zugreifen können, wird ebenfalls ein Dokumentenmanagementsystem benötigt. Hier können verschiedene Rollen und Zugriffsrechte erteilt werden. Das erleichter das Arbeiten im Team und die Kommunikation im Allgemeinen.

Innerhalb kürzester Zeit lässt sich von verschiedenen Mitarbeitern und Führungskräften auf gemeinsame Projekte und Dokumente zugreifen. Wenn sich alle Beteiligten an das vorgegebene Schema des internen DMS halten, entsteht trotz des mehrfachen Zugriffs kein Chaos, sondern jedes Dokument findet seinen Platz. Ein modernes und ausgereiftes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht in der Regel verschiedene Optionen, welche die Groupware nutzbar machen. Hier können zum Beispiel Nachrichten ausgetauscht werden, die anschließend archiviert werden. Auch Notizen können von unterschiedlichen Projektbeteiligten werden zugefügt.

Weil die Inhalte mit einem Zeitstempel und weiteren Informationen versehen werden, lässt sich die Kommunikation gezielt steuern und später noch nachverfolgen. Das vereinfacht die Kommunikation weiter. Zudem kommen mit einem DMS weniger Missverständnisse auf – und wenn doch, lässt es sich später leichter klären, an welcher Stelle der Fehler unterlaufen ist.

Auch die Daten selbst können schnell und vor allem ressourcenschonend ausgetauscht werden. Wo früher E-Mails mit komprimierten und verschlüsselten Anhängen mühsam verschickt und geöffnet werden musste, können heute Daten über das Dokumentenmanagementsystem ausgetauscht werden. Ein Mitarbeiter pflegt eine Datei in das System ein und versieht den Inhalt mit entsprechenden Parametern. Auf diese Weise können alle Menschen mit den erforderlichen Zugriffsrechten schnell und einfach die Dateien einsehen.

Enorm großes Archiv für alle digitalen Inhalte

Alle Informationen, Texte, Bilder, gescannte Dokumente und noch viel mehr, welche in digitaler Form vorliegen, können in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt und eingesehen werden. So gesehen dient das DMS dazu, die Datenmengen wie in einem riesigen Archiv effektiv zu verwalten und verschiedenen Beteiligten den Zugriff zu ermöglichen. Natürlich kann nicht jeder Mitarbeiter von Anfang an dieses System vollkommen barrierefrei nutzen.

Dennoch liegt ein weiterer Vorteil des DMS klar auf der Hand: Die Oberfläche ist so aufgebaut, dass die Strukturen leicht verstanden werden und Menschen in vielen verschiedenen Positionen aktiv vom Dokumentenmanagementsystem profitieren. Auf diese Weise werden Barrieren abgebaut, welche Unternehmen im Zuge der internen Kommunikation hindern könnten.

Diese Einsatzgebiete machen ein Dokumentenmanagementsystem erforderlich

Wie oben bereits angedeutet, ist ein System zum Ablegen und Verwalten digitaler Inhalte für nahezu jedes Unternehmen von Vorteil. Speziell für kaufmännische Dokumente ist es wichtig, dass die Daten schnell abgerufen werden können. Hier ist nicht nur die Rede von Verträgen mit Kunden, Partnern oder Lieferanten, sondern auch von Mietverträgen, Arbeitsverträgen und AGB. Wer die Dokumente für die Steuern ebenfalls digital speichern möchte, der kann die Belege und sämtliche andere Informationen im DMS ebenfalls verwalten – und das über viele Jahre.

Auch als Katalogsystem bietet sich das moderne Dokumentenmanagementsystem an. Hier werden neben technischen Zeichnungen auch andere Informationen zu den Produkten abgelegt. Unternehmen mit ständig wechselnden Produkten, zahlreichen Varianten oder einem breiten Leistungsspektrum können mithilfe des DMS alle Produktdaten schnell und unkompliziert einsehen. Das bringt Vorteile während der Kommunikation mit Kunden und während interne Projekte. Neben gescannter Dokumente lassen sich auch Videos, Fotos und Audiodateien verwalten.

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Über Marvin 670 Artikel
Marvin hat seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann 2011 bei der Deutschen Telekom AG abgeschlossen und bloggt seit 2014 regelmäßig rund um die Themen Ausbildung, Karriere, Wirtschaft und IT auf itsystemkaufmann.de. Außerdem hat er sich seit vielen Jahren dem Online-Marketing verschrieben und ist als selbstständiger Online-Marketing-Berater unter www.web-malocher.de tätig.

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