Wenn ein Unternehmen Geschäftskontakte ins Ausland unterhält, ergeben sich viele Fragen bezüglich der Zollformalitäten. Aber auch die Ausfuhr bestimmter Waren kann rechtlich problematisch sein, wenn diese Produkte der Unterstützung des internationalen Terrorismus dienen können. Nach den Anschlägen vom 11.September hat der Sicherheitsrat der Vereinten Nationen Regularien zur Terrorismus-Bekämpfung erlassen, aufgrund denen die sogenannte Sanktionsliste erstellt wurde. Auf dieser Liste stehen sowohl Personen wie auch Organisationen oder Gruppen, gegen die rechtliche und wirtschaftliche Einschränkungen gelten. Das gilt auch für diverse Waren, die Unternehmen bedingt verkaufen wollen. Auf diese Waren liegen unter anderem hohe Einfuhrzölle. Eine umfangreiche Zollsoftware für Unternehmen kann hier die Einhaltung der Auflagen vereinfachen.
Die Rechtsgrundlage für die Sanktionsliste kennen
Eine der wesentlichen Grundlagen für die Sanktionsliste ist die “Verordnung (EG) Nr. 2580/2001“, die sich auf restriktive Maßnahmen gegen bestimmte Personen bezüglich der Terrorismus-Bekämpfung bezieht. Zu diesen Personen zählen und zählten beispielsweise die Taliban, die Al-Qaida wie auch der inzwischen getötete Osama Bin Laden. Zu diesen Maßnahmen gehören das Einfrieren aller Vermögenswerte und finanziellen Ressourcen wie auch die Beschlagnahme aller anderen wirtschaftlichen Ressourcen. Es gehört auch dazu, diese Personen oder Gruppen daran zu hindern, Geld, Vermögen oder andere Vorteile zu bekommen. Zusätzlich ist die Unterstützung in jeder Form wie durch die Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen untersagt. Diese Bereitstellungsverbote gelten auch bei den verschiedenen Embargos der EU gegen diverse Länder.
Wen betrifft die Prüfung der Sanktionsliste?
Zur Prüfung der Sanktionsliste sind alle Unternehmen verpflichtet, die innerhalb der EU ansässig sind oder innerhalb der EU geschäftlich agieren. Das bedeutet, dass ein Unternehmen jeden neuen Kunden wie auch Dienstleister oder auch Lieferanten überprüfen muss, ob er nicht auf der genannten Sanktionsliste zu finden ist. Stammkunden oder bekannte Lieferanten müssen in regelmäßigen Abständen überprüft werden, ob sie inzwischen auf der Sanktionsliste aufgeführt werden. Hierbei sind vor allem jene Unternehmen gefragt, sie sowohl Waren importieren wie sie auch exportieren. Jedes Unternehmen ist selbständig dazu verpflichtet, sich um die Einhaltung und Prüfung der Sanktionsliste zu kümmern. Auch ist ein jedes Unternehmen dafür haftbar, ob es sich an die Antiterror-Verordnungen der EU hält. Eine Nichteinhaltung kann empfindliche Strafen nach sich ziehen, weshalb die Prüfung der Sanktionsliste ein fester Bestandteil des Arbeitslaufes in einem Unternehmen sein sollte.
Wie organisiert ein Unternehmen die Prüfung der Sanktionslisten?
Um sicher zu stellen, dass die Sanktionslistenprüfung auf jeden Fall stattfindet, muss es klare Anweisungen diesbezüglich geben. Hilfreich ist es, die Prüfung einem qualifizierten Mitarbeiter oder einer speziellen Arbeitsgruppe zu übergeben, die dann auch für die Einhaltung des Antiterror-Recht verantwortlich sind. Diese Verantwortung sollte unbedingt eine Person mit hohen Führungsqualitäten wie auf der Geschäftsführungsebene sein. Denn nur so kann diese Person auch die nötigen Maßnahmen einleiten, um beispielsweise einen Export rechtzeitig zu stoppen, um die Rechtslage nicht zu verletzen. Dieser Mitarbeiter sollte alle wichtigen Prüfmittel einsetzen und gleichzeitig diesen Prüfvorgang protokollieren. So ist bei Bedarf sowohl der Umfang der Prüfung wie auch die Abstände der Überprüfung aller Zulieferer und Dienstleister nachweisbar. Dies ist wichtig, falls bei einem Audits oder einer Revision diese Fragen gestellt werden. So liegen schriftliche Protokolle als Nachweise in schriftlicher Form vor. Damit dieser Mitarbeiter oder die Mitarbeitergruppe auch die entsprechende Kompetenz und Kenntnisse zu diesem Thema besitzen, ist eine umfassende Schulung sinnvoll. Eine strenge Organisation empfiehlt sich vor allem für jene Unternehmen, die mit Export und Import arbeiten, da der Zoll die Nachweise für die Prüfung der Sanktionslisten verlangen kann.
Vorschriften für die Prüfabstände und den Umfang
Leider gibt es keine verbindlichen EU-Richtlinien für die Zeiträume zwischen den Prüfungen. Allerdings haben sich gewisse Abstände für die Prüfungen in der letzten Zeit bewährt:
- Vor einem Geschäftsabschluss sollte eine Überprüfung der Sanktionsliste stattfinden, ob der Geschäftspartner inzwischen auf dieser Sanktionsliste steht. Ein genereller Abgleich aller Geschäftspartner ist die Basis für Prüfung der Sanktionslisten und sollte immer dokumentiert sein.
- Kleinere und mittlere Betriebe sollten die Überprüfung der Sankionsliste alle 8 bis 12 Wochen vornehmen. Der Arbeitsaufwand ist unumgänglich, um das EU-Recht einzuhalten.
- Unternehmen wie Dienstleister, Banken oder international tätige Speditionen sollten ihre Geschäftskontakte auf den Sanktionslisten suchen. Allerdings können auch andere Hinweise ernst genommen werden, die vielleicht auf eine Zusammenarbeit mit Personen auf der Sanktionsliste hinweisen.
Schnelle Prüfung mithilfe von Software
Unternehmen, die viele Produkte exportieren oder importieren, können sich durch die Prüfung der Sanktionslisten in ihrer Arbeit behindert fühlen. Um schnell und unkompliziert eine solche Prüfung vornehmen zu können, sollte das Unternehmen auf eine bequeme Software setzen. Diese Software kann zudem von mehreren Mitarbeitern verwendet werden, wobei die Führungsperson für diesen Aufgabenbereich nicht anwesend sein muss. Die Kontrolle behält sie trotzdem. Diese Zollsoftware kann die hohen Anforderungen der Behörden befriedigen und bringt das Unternehmen auf die sichere Seite bezüglich der Prüfung der Sanktionslisten. Diese Software erstellt auch Protokolle bei Bedarf, damit sich der Prüfungsvorgang jederzeit belegen lässt.
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