Es entstehen immer mehr Daten – nicht nur in Unternehmen, sondern auch in unserem Alltag. Daher sind intelligente Konzepte erforderlich, um nutzbare Daten zu erkennen und sinnvoll bereitzustellen. Damit werden Menschen dazu befähigt, diese Informationen in nützliche Zahlen zu verwandeln.
Mit Business Intelligence (BI) können Unternehmen sicherstellen, die richtigen Entscheidungen zu fällen. Gleichzeitig wird aus den Unternehmensdaten das volle Potenzial ausgeschöpft. Wir informieren, wie sich Unternehmen durch BI einen Vorsprung zu den Konkurrenten verschaffen können.
Was ist Business Intelligence?
Mit Business Intelligence wird ein technischer Prozess bezeichnet, mit dem es gelingt, Daten zu analysieren und damit verwertbare Informationen zu generieren. Damit können Unternehmer, Manager, Führungskräfte und Anwender fundierte Entscheidungen im Geschäft treffen.
Business Intelligence umfasst eine Vielzahl von unterschiedlichen Anwendungen und Methoden, mit denen Unternehmen aus internen und externen Quellen und Systemen Daten sammeln können. Sie werden für die Analyse vorbereitet, es werden Abfragen entwickelt und Berichte erstellt. Die daraus gewonnenen Ergebnisse werden den in den Unternehmen sitzenden Entscheidungsträgern und den operativen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.
Power BI erklärt, dass im deutschsprachigen Raum Business Intelligence vor allem als System für die analytische Information verstanden wird. Sie hat im Laufe der Zeit durch verschiedene Erweiterungen eine zunehmende Bedeutung für das Management erfahren.
Wozu wird BI benötigt?
In der Anfangszeit wurde Business Intelligence vor allem von IT-Experten und Datenanalysten verwendet. Damit wurden Analysen durchgeführt und mit den Abfrageergebnisse Berichte erstellt. Diese wurden für verschiedene Einsatzgebiete verwendet, zum Beispiel für das Controlling. Immer mehr wurden BI-Plattformen auch von Führungskräften und Mitarbeitern selber verwendet.
Zurückzuführen ist dies auf verschiedene Datenerfassungstools, der Entwicklung von Selfservice-BI und BI-Dashboards. Immer mehr haben sich in den vergangenen Jahren Business Intelligence Systeme durchgesetzt. Sie sind erforderlich, um der immer größer werdenden Anzahl an Daten Herr zu werden. Vor allem im Zusammenhang mit Big Data ist eine Analyse dieser Daten immer wichtiger.
Wie die passende Business Intelligence Software finden?
Wer in seinem Unternehmen digitale Prozesse abwickelt, kommt an Business Intelligence Software nicht vorbei. Inzwischen findet in Unternehmen der Großteil der Prozesse digital statt und BI ist daher kaum noch wegzudenken. Um sich für das beste Tool zu entscheiden, ist am Anfang eine Recherche erforderlich. Damit die richtige Wahl getroffen werden kann, muss sich das Unternehmen zunächst einmal über die Zielsetzung und den Anforderungen klar werden und diese Ergebnisse bei der Recherche berücksichtigen.
Auch für welchen Unternehmensbereich das BI Tool eingesetzt werden soll, ist wichtig. Denn abhängig von der Abteilung werden auch unterschiedliche Berichte benötigt. Die Datenquellen und die Daten unterscheiden sich genauso wie die Geschäftsprozesse. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Intuitiver Selfservice: Die Steuerung und Implementierung von BI Software bleibt den Software Experten vorbehalten. Allerdings muss eine einfache Bedienbarkeit für alle Nutzer möglich sein. Die einfache Erstellung von Reports, eine logisch aufgebaute Oberfläche und das Vorhandensein von diversen Filtermöglichkeiten sind eine der unzähligen Anforderungen. Der Export sollte einfach durchgeführt werden können und es sollte eine einfache Anpassungsmöglichkeit vorhanden sein. Das Tool sollte neben der benutzerfreundlichen Bedienung auch alle Potenziale ausschöpfen.
- Automatisierte Berichte: Zu den Vorteilen von BI Software gehört, dass Daten im Dashboard jederzeit aktuell sind. Es ist möglich, abhängig von der Anwendung und der Basis der Informationen, die Aktualität einzustellen. Gibt es dann auffällige Abweichungen vom Ziel, kann eine automatische E-Mail-Benachrichtigung eingerichtet werden.
- Integration und Schnittstellen: Für intelligente Unternehmensentscheidungen sind Datensilos ein großer Feind. Allerdings zeigt dies auch, dass Datenquellen vorhanden sind, aus denen das erforderliche Wissen gewonnen werden kann. Unter den Datensilos ist Microsoft Excel zum Beispiel als meistgenutztes Programm eine wertvolle Quelle für Kalkulationen, Berichte und Analysen. Durch vorhandene Standardschnittstellen mit anderen Systemen ist es möglich, diese zu einer einheitlichen Wissensquelle zu verknüpfen.
- Rund um die Uhr Zugriff: Ein technischer Standard ist es heute, auf Software unabhängig von Zeit und Ort zugreifen zu können. Insbesondere bei der Findung von wichtigen Entscheidungen müssen Analysen korrekt und aktuell sein und gleichzeitig mobil abrufbar.
BI Implementierung in fünf Schritten
Unabhängig von der Größe oder der Branche des Unternehmens, gelingt die Implementierung von Business Intelligence in fünf Schritten. Diese sind:
1. Schritt: Analyse und Ziele festlegen
Bevor es an der Wahl der Software geht, sollten die Ziele adressiert werden. Das bedeutet, dass alle künftigen Nutzer mit in das Boot genommen werden und die Ziele klar festgelegt werden.
2. Schritt: Datenquelle finden
Der zweite Schritt besteht darin, die Datenquellen zu identifizieren, die benötigt werden. Danach erfolgt eine Priorisierung.
3. Schritt: Rohdaten zentralisieren
Die Rohdaten müssen aus den Quellsystemen extrahiert werden. Hierfür gibt es verschiedene Tools, die den hierfür benötigten Aufwand reduzieren und flexibel die unterschiedlichsten Datenquellen verwenden. Danach werden die so gewonnenen Daten in ein Data Warehouse übertragen. Solche Tools wurden dafür entwickelt, um große Datenmengen einzulesen und an einem einzigen Ort zu zentralisieren. Dort abgelegt, können die Rohdaten geordnet werden.
4. Schritt: Erkenntnisse gewinnen
Die extrahierten Daten können ihren Zweck nur dann erfüllen, wenn diese in Erkenntnisse verwandelt werden. In diesem Schritt kommt Business Intelligence Software zum Einsatz. Diese liefern Möglichkeiten, um Daten zu visualisieren. Nachdem dies geschehen ist, können die Daten aktiviert und für Analysen verwendet werden.
5. Schritt: Mitarbeiter einarbeiten
Eine Vielzahl von Datenprojekten scheitert, obwohl die technischen Voraussetzungen geschaffen wurden. Das liegt an unzureichend geschulten Mitarbeitern. Daher sind Mitarbeiter-Schulungen genauso wichtig, wie die Wahl der Business Intelligence Software und deren Implementierung.
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