Im heutigen digitalen Zeitalter wickeln IT-Unternehmen den Großteil ihrer Prozesse elektronisch ab, wie man es auch von einem IT-Unternehmen erwarten würde.
Ein Nebeneffekt ist jedoch, dass riesige Datenmengen anfallen, die effizient organisiert und gespeichert werden müssen. Auf den ersten Blick mag das nach einer monotonen und zeitraubenden Aufgabe klingen.
Doch keine Sorge, denn genau für diese Herausforderungen wurden sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) entwickelt.
Was ein solches System leisten kann und warum es gerade für IT-Unternehmen von Vorteil sein kann, erfahren Sie in diesem Beitrag!
Was ist ein Dokumentenmanagement-System?
Ein digitales Dokumentenmanagement System (DMS) spielt eine zentrale Rolle bei der sicheren Verwaltung Ihrer Dokumente. Es ermöglicht Ihnen, gescannte und digitalisierte Dokumente schnell zu finden, zu bearbeiten, zu speichern und alle damit zusammenhängenden Aktivitäten zu verfolgen. Darüber hinaus erkennt das System automatisch Daten aus diesen Dokumenten und leitet sie an andere Systeme wie CRM oder ERP weiter.
Im Einzelnen ermöglicht ein DMS, komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren und digital abzubilden, Medienbrüche zu vermeiden, Dateiduplikate zu reduzieren und die Auskunftsfähigkeit zu verbessern. Gleichzeitig schont es die Umwelt und entlastet die Mitarbeiter, die sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren und ihre Fähigkeiten voll entfalten können.
Was sind die Vorteile eines DMS?
Jetzt wissen Sie, was ein digitales Dokumentenmanagement System ist, doch welche Vorteile bieten innovative DMS-Lösungen und wie helfen diese Ihnen dabei, Ihre Daten effektiver und sicherer zu verwalten?
#1 Schnellere Arbeitsprozesse
Durch die Automatisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen mit einem DMS können Arbeitsabläufe beschleunigt und manuelle Tätigkeiten, die bisher viel Zeit in Anspruch genommen haben, minimiert werden.
Dies führt zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivität.
Bedeutet im Klartext, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weniger Zeit mit monotonen Tätigkeiten verbringen und mehr Zeit für kreative und herausfordernde Aufgaben haben.
#2 Alle Zahlen im Blick
Durch den Einsatz digitaler Systeme wird die Nachvollziehbarkeit aller unternehmensinternen Prozesse erheblich erleichtert.
Das bedeutet: Es wird mehr Transparenz geschaffen und das Verständnis für die Arbeitsabläufe verbessert.
So können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beispielsweise den Fortschritt von Aufgaben und Projekten in Echtzeit verfolgen und bei Bedarf eingreifen oder unterstützen.
Gleichzeitig ermöglichen digitale Systeme dem Management, jederzeit über den aktuellen Stand einzelner Projekte informiert zu sein und so schneller und zielgerichteter Entscheidungen zu treffen.
#3 Weniger Fehler
Ein DMS trägt dazu bei, menschliche Fehler zu minimieren und die Bearbeitung von Vorgängen wesentlich präziser und genauer zu machen, was zu einem deutlich höheren Qualitätsstandard führt.
Darüber hinaus sind digitale Systeme oft in der Lage, automatisch Warnsignale oder Benachrichtigungen zu versenden, wenn bestimmte Vorgaben oder Richtlinien nicht eingehalten werden, was die Qualität der Vorgangsbearbeitung zusätzlich verbessert.
Das Gute daran? Davon profitieren nicht nur die Unternehmen selbst, sondern auch ihre Kunden, was letztlich zu einer höheren Kundenzufriedenheit beiträgt.
#4 Mehr Sicherheit für Ihre Dokumente
Digitale Dokumentenmanagementsysteme sorgen durch gute Verschlüsselung und Zugriffskontrolle für mehr Sicherheit von Dokumenten und Daten.
Ein DMS ermöglicht auch die Erstellung sicherer Backups und die schnelle und einfache Wiederherstellung von Daten im Bedarfsfall oder bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Systemausfällen oder Cyber-Angriffen.
Darüber hinaus können durch den Einsatz digitaler Signaturen und elektronischer Dokumente Sicherheitsstandards eingehalten und Manipulationen an Dokumenten verhindert werden.
#5 Controlling mit Zukunft
Mit Hilfe digitaler Prozesse können unternehmensinterne Controllingprozesse optimiert werden. Die schnellere und genauere Analyse von Daten ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung.
Zudem ermöglicht ein DMS die Überwachung aller Kennzahlen in Echtzeit, so dass Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren können.
Weiterhin lassen sich automatisierte Berichte und Dashboards erstellen, die es Managern und Führungskräften ermöglichen, auf einen Blick zu sehen, wie ihr Unternehmen arbeitet.
#6 Fachkräftemangel
Durch standardisierte digitale und automatisierte Prozesse kann sich der Fachkräftemangel in Unternehmen deutlich entschärfen und das Unternehmen auch in Wachstums- oder Krisenzeiten schützen.
Die Bereitstellung eines effizienten DMS kann zudem zur Mitarbeiterbindung beitragen, indem es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Wenn Mitarbeiter die benötigten Ressourcen leicht finden können und sich in ihrem Arbeitsumfeld gut unterstützt fühlen, steigt die Mitarbeiterzufriedenheit. Dies wiederum kann dazu führen, dass Mitarbeiter länger im Unternehmen verbleiben und somit den Fachkräftemangel verringern.
Warum lohnt sich ein DMS insbesondere für den IT-Sektor?
Nun kennen Sie einige der wichtigsten Vorteile von einem Dokumentenmanagement-System. Doch wieso lohnt sich solch ein DMS insbesondere für IT-Unternehmen?
Compliance und Sicherheit
IT-Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, strenge Sicherheitsvorgaben und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Ein DMS stellt Sicherheitsmechanismen wie Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle zur Verfügung, die zur Einhaltung dieser Anforderungen beitragen können.
Schnelles Wachstum
IT-Unternehmen, die oft viele Mitarbeiter haben und schnell wachsen, benötigen Systeme, die sich anpassen und ständig verfügbar sind. DMS sind in der Regel leicht skalierbar und in der Regel ständig verfügbar, was für IT-Unternehmen einen großen Vorteil darstellt.
Die große Menge an Daten
IT-Unternehmen erstellen und bearbeiten häufig eine Vielzahl von Dokumenten, darunter technische Spezifikationen, Testprotokolle, Projektdokumentationen und Kundensupport-Tickets. Ein DMS kann dabei helfen, diese Dokumente effizient zu organisieren, zu archivieren und bei Bedarf wieder aufzufinden.
Fazit
Jetzt wissen Sie, was ein DMS ist und welche Vorteile es bietet. Wie bereits erwähnt, kann sich ein Dokumentenmanagement-System vor allem für IT-Unternehmen lohnen, aber auch Unternehmen aus anderen Branchen können von einem DMS profitieren und damit einen weiteren Schritt in die digitale Zukunft machen.
Autor:
Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) -Technologien.
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