Worauf kommt es bei einer guten Buchhaltungssoftware wirklich an?

Eine optimal angepasste Buchhaltungssoftware bietet Unternehmen viele Vorteile

Jemand sitzt am Notebook und bedient einen Taschenrechner
Einer Buchhaltungssoftware wird üblicherweise viel abverlangt - im Idealfall ist sie deshalb ein guter Allrounder mit wichtigen Schnittstellen. Foto: lovelyday12/Shutterstock.com
Worauf kommt es bei einer guten Buchhaltungssoftware wirklich an?
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Für Unternehmer ist die Buchhaltung oftmals eine unangenehme Aufgabe, die zeitintensiv ist und spezielles Know-How erfordert. Wer sich damit nicht auseinandersetzen möchte oder aber zu wenig fundierte Kenntnisse mitbringt, kann mit einer Buchhaltungssoftware erhebliche Erleichterungen anstreben. Sofern diese exakt auf die Bedürfnisse und Ansprüche des Unternehmens ausgerichtet ist, bietet sie viele Vorteile.

Eigenen Anspruch an Buchhaltung definieren

Damit eine Buchhaltungssoftware für einen Betrieb geeignet ist, muss sie eine Vielzahl an leistungsfähigen Funktionen aufweisen. Diese gestalten den gesamten Ablauf der Buchhaltung unkompliziert und rasch. Damit jeder Unternehmer die für ihn passende Software für die buchhalterischen Belange findet, muss er sich zunächst den Umfang der benötigten Funktionen überlegen. Klar ist, dass eine gute Buchhaltungssoftware alle grundlegenden Module und Features beinhalten muss. Diese sind notwendig, um wichtige kaufmännische Aufgaben in Bezug auf die Finanzbuchhaltung zu erstellen.

Dazu gehören:

  • die einfache Buchhaltung mit einer Einnahmen-Überschuss Rechnung
  • die doppelte Buchhaltung mit einer Gewinn- und Verlustrechnung
  • die Umsatzsteuervoranmeldung
  • die Erstellung eines Jahresabschlusses mit einer Bilanz
  • die Ausarbeitung von rechtssicheren Buchungsvorlagen
  • die Erstellung betriebswirtschaftlicher Auswertungen
  • die Verwaltung von offenen Posten mit einem integrierten Mahnwesen
  • eine DATEV- bzw. ELSTER-Schnittstelle zur Übermittlung der Daten an die entsprechenden Behörden

Besonders effektive Buchhaltungsprogramme verfügen noch über eine Verlinkung zum Online-Banking sowie zahlreiche Zusatzfeatures wie die Erstellung der Umsatzsteuer-Jahreserklärung sowie ein integriertes Kassenbuch und die Möglichkeit, mehrere Firmen in einem zu verwalten. Auch die Ausgabe von Lohnbuchhaltungsdaten ist in einigen Systemen für die professionelle Buchhaltung vorgesehen ebenso wie eine integrierte Anlagenverwaltung.

ELSTER und DATEV-Anbindung bringt wesentliche Vorteile

Wer sich für ein Buchhaltungssystem mit DATEV- und ELSTER-Anbindung entscheidet, kommt in den Genuss weiterer Vorteile. Denn so können einzelne Themen der Buchhaltung einfach und bequem an externe Steuerkanzleien oder Steuerfachkräfte ausgelagert werden. Mittels DATEV ist ein unkomplizierter und sicherer Daten-Export gewährleistet. Zudem können damit wichtige Dateien aus der Buchhaltung ganz einfach in andere Programme exportiert werden. Die ELSTER-Anbindung wiederum ist in der Lage, die Umsatzsteuervoranmeldungen eines Unternehmens auf elektronischem Weg direkt an das Finanzamt zu übermitteln. Dies gilt seit 2005 vom Gesetzgeber als verpflichtende Maßnahme ebenso wie die Übersendung sämtlicher Jahressteuererklärungen. Wer bei seiner Buchhaltungssoftware also auf diese beiden Punkte setzt, verschafft sich gleich mehrere Vorteile auf einmal.

Auch Lohnabrechnung kann integriert werden

Wer ein Unternehmen mit mehreren Angestellten führt, der kann in seine Buchhaltungssoftware auch Funktionen der Lohnabrechnung integrieren. Damit wird die Arbeit der Lohnbuchhaltung wesentlich unterstützt und einfacher gemacht. Zusätzliche Features, die bei einer Software für die Buchhaltung praktisch sind, sind ein Online-Banking-Zugang sowie ein mehrstufiges Mahnsystem, das direkt integriert ist. Damit besteht eine perfekte Programmlösung, die gleich mehrere Ansprüche in einem Unternehmen vereint. Das Ziel ist damit immer das Gleiche, denn es werden Zahlungsabläufe wesentlich effizienter und konsequenter abgewickelt, was allen Beteiligten Zeit und Arbeit spart.

Zusätzliche Vorteile einer optimalen Buchhaltungssoftware

Eine leistungsstarke Komplettlösung in Form eines Buchhaltungssystems bewirkt, dass jeder Unternehmer seine Buchhaltung sehr effizient und unkompliziert selbst erledigen kann. Immerhin werden dank des Programms und seiner integrierten Features wichtige Aufgaben einfach automatisch erledigt, was dafür sorgt, dass sich jeder Unternehmer seinem eigentlichen Kerngeschäft widmen kann ohne sich Sorgen um die Buchhaltung zu machen. Wer eine gute und dennoch einfache Buchhaltungssoftware in seinen Betrieb integriert, der kann sämtliche Geschäftsvorfälle, die auch nur im geringsten mit Buchhaltung oder der Finanz zu tun haben, quasi auf Knopfdruck erledigen. Neben der raschen Abwicklung ist aufgrund der hochwertigen Technik auch noch ein hohes Maß an Fehlerlosigkeit gewährleistet, was jeden Unternehmer doppelt entlastet. Durch die einfache Übermittlung und Überwachung wichtiger Fristen ist der Unternehmer immer auf der sicheren Seite und muss keinen Ärger mit dem Finanzamt oder sonstigen Behörden fürchten. Mit etwas Geduld und Verständnis kann dank einer hochwertigen Buchhaltungssoftware auch jeder Unternehmer selbst seine Finanzangelegenheiten auf Knopfdruck erledigen. Die meist hohen Kosten für externe Berater oder Steuerberater fallen damit weg und können anderweitig genutzt werden.

Was eine Buchhaltungssoftware können muss

Auf der Suche nach der optimal passenden Buchhaltungssoftware sollte sich der Unternehmer klar sein, welche Ansprüche er im Umgang damit selbst stellt. Ein übersichtlicher Aufbau sowie eine einfache Gestaltung der Oberfläche sind ebenso notwendig wie die Aufteilung in einzelne Module, die für den jeweiligen Nutzer sinnvoll und nützlich sind. Wichtig ist zudem eine intuitiv steuerbare Oberfläche, die auch für Einsteiger einfach zu bedienen sein muss. Eine langwierige Einarbeitungszeit ist ein No-Go, da gerade Personen, die keinen Bezug zu Finanzgeschäften haben, in der Folge schnell das Interesse und die Freude an der Arbeit verlieren können.

Buchhaltungssoftware von Lexware erfüllt viele Ansprüche

Es gibt einige Anbieter für gute Buchhaltungssoftware-Angebote, wobei der Hersteller Lexware hervorzuheben ist. Denn für die Tools von Lexware braucht ein Nutzer keinerlei Vorkenntnisse und keine lange Einarbeitungszeit. Die Bedienbarkeit der Eingabemaske ist sehr intuitiv aufgebaut und auch für Laien auf dem Gebiet der Buchhaltung rasch verständlich. Lexware verfügt über die bereits angesprochenen DATEV- und ELSTER-Schnittstellen und ist außerdem GoBD-zertifiziert. Es existieren unterschiedliche Versionen von Lexware – zum Beispiel zur Durchführung der Gehaltsabrechnungen. Sehr praktisch sind die automatischen Fehlerhinweise sowie eine entsprechende individuelle Überprüfung sämtlicher eingegebener Daten.

 

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Über Marvin 528 Artikel
Marvin hat seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann 2011 bei der Deutschen Telekom AG abgeschlossen und bloggt seit 2014 regelmäßig rund um die Themen Ausbildung, Karriere, Wirtschaft und IT auf itsystemkaufmann.de. Außerdem hat er sich seit vielen Jahren dem Online-Marketing verschrieben und ist als selbstständiger Online-Marketing-Berater unter www.web-malocher.de tätig.

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