Digitales Onboarding: Erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter

Mehrere Angestellte stehen zusammen am Tisch
Die erfolgreiche Integration ist ausschlaggebend für die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter. Foto: Lipik Stock Media/Shutterstock.com
Digitales Onboarding: Erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter
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Der „Neue“ ist endlich da. Hochmotiviert sich gleich am ersten Tag zu beweisen, betritt er das Firmengebäude und geht die ersten Schritte Richtung neue Arbeit. Und dann? Blanke Ernüchterung. Scheinbar ist niemand über sein heutiges Erscheinen informiert worden. Sein neuer Vorgesetzter und sein zugeteilter Mentor sind gerade in einem Meeting verschwunden und am Empfang weiß man sich auch nicht besser zu helfen, als den „Neuen“ erst einmal mit einem Kaffee zu vertrösten.

So oder ähnlich erleben viele neue Mitarbeiter ihren ersten Arbeitstag. Demotiviert können sie nur auf eine bessere Entwicklung oder einen passenderen Job hoffen. Doch geht das auch besser?

Ja! Mit der passenden Onboarding-Strategie

Und was genau ist Onboarding? Unter diesem Begriff, der übersetzt etwa „an Board nehmen“ bedeutet, werden alle Maßnahmen zusammengefasst, die für eine erfolgreiche Integration des neuen Mitarbeiters im Team notwendig sind (siehe auch: Wikipedia). In drei Phasen sollen alle notwendigen Informationen zuverlässig übermittelt werden, um dem „Neuen“ ein sicheres, positives Umfeld zu schaffen, in dem er sich gefordert und gefördert fühlt. Onboarding ist damit ein kritischer Faktor für die Bildung von Commitment.

Früher wurde dies stets von der Sekretärin oder jemandem aus der HR-Abteilung übernommen. Heute jedoch ist die Digitalisierung auch im Personalmanagement angekommen. So kann auch das Onboarding digital mittels der passenden Softwarelösung unterstützt werden.

Die drei Phasen des Onboardings

Die erste Phase – das Preboarding – beginnt bestenfalls direkt nach Vertragsabschluss. In dieser Vorbereitungsphase werden alle notwendigen Informationen übermittelt. Ein persönlicher Ansprechpartner wird vermittelt, die neuen Kollegen werden kurz gebrieft und der Arbeitsplatz sowie alle benötigten Utensilien werden bereitgestellt. Doch auch Hilfestellungen bei der Wohnungssuche oder der Anreise können in die erste Phase fallen. Wichtig sind auch betriebsinterne Regelwerke, wie etwa zum Dresscode des Unternehmens, in die sich der neue Mitarbeiter einlesen kann.

Die zweite Phase – die Orientierung – startet am ersten Arbeitstag. Hier zählt der erste Eindruck. Daher gehören eine persönliche Begrüßung, ein Rundgang, eine kurze Vorstellrunde mit allen Kollegen und eine Einführung am Arbeitsplatz in diese Phase. Wichtig ist auch, dass der persönliche Ansprechpartner immer zur Verfügung steht, um etwaige Fragen zu beantworten oder die Einführung etwas detaillierter zu gestalten. Auch eine kleine Aufmerksamkeit als Zeichen der Wertschätzung ist nicht zu unterschätzen.

In der dritten Phase schließlich – der Integration – sollte der neue Mitarbeiter bestenfalls vollständig im Team integriert sein. Team-Events, Firmenfeiern und andere Team-Building Strategien können den „Neuen“ noch stärker an das Unternehmen binden. Der Mitarbeiter soll das Gefühl haben, angekommen und angenommen zu sein und seine Fähigkeiten nachhaltig in das Unternehmen einbringen zu können. Besonders wichtig hierfür sind regelmäßige Feedback-Runden für gegenseitige Anregungen und Fragen.

Und was, wenn das Onboarding nicht funktioniert?

Viele Unternehmen nutzen das Onboarding überhaupt nicht. Im schlimmsten Fall werfen sie ihre neuen Mitarbeiter einfach ins kalte Wasser und erwarten in kürzester Zeit optimale Arbeitsleistungen. Leider geht diese Strategie nur in den wenigsten Fällen auf. Sie führen meist nur zur Unzufriedenheit des Mitarbeiters, er fühlt sich frustriert und nicht wertgeschätzt, sein Commitment sinkt ebenso wie seine Arbeitsleistung. Schlimmstenfalls führt dies zu teuren Störungen von Arbeitsprozessen. Auch das Kündigungsrisiko steigt. Fast jeder vierte verlässt im ersten Jahr das Unternehmen wieder. Damit wären Zeit, Geld und Geduld umsonst investiert. Ein gut strukturiertes Onboarding hilft beiden Parteien, zufrieden die Einarbeitungsphase zu meistern.

Die Digitalisierung des Onboarding-Prozesses

Digitale Lösungsansätze bieten viele Vorteile – höhere Produktivität, weniger Zeitaufwendung, keine Desorientierung und geringere Kosten. Einarbeitungen sind teuer und bedürfen Zeit und Geduld der Mitarbeiter. Vor allem in kritischen Unternehmensphasen wie Systemumstellungen, Führungswechsel oder Quartals- oder Jahresabrechnungen sind diese Ressourcen rar. Apps und Smartphones können vor allem den Kommunikationsprozess immens optimieren. Die Software myOnboarding unterstützt in allen drei Phasen mit vielen Tools und vereinfacht den Integrationsprozess. So werden beide Parteien bereits online zusammengeführt, etwa durch gemeinsame Terminplanungen, kurze Steckbriefe und dem Festhalten von Zwischenergebnissen.

Digitales Onboarding ein Muss

In der Arbeitswelt 2.0 geht nichts mehr ohne digitale Prozesse. Und so kann auch das digitale Onboarding die Einarbeitungsphasen gut strukturieren und wichtige Informationen schnell und flexibel übermitteln. Zudem bietet sie eine einfache Kontrolle der einzelnen Onboarding-Prozesse für den Chef. Schlussendlich spart das digitale Onboarding viel Zeit und Geld, hilft Frust zu vermeiden, und den neuen Mitarbeiter von Anfang an an die Hand zu nehmen.

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Über Marvin 528 Artikel
Marvin hat seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann 2011 bei der Deutschen Telekom AG abgeschlossen und bloggt seit 2014 regelmäßig rund um die Themen Ausbildung, Karriere, Wirtschaft und IT auf itsystemkaufmann.de. Außerdem hat er sich seit vielen Jahren dem Online-Marketing verschrieben und ist als selbstständiger Online-Marketing-Berater unter www.web-malocher.de tätig.

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