Eine Rechnung schreiben: Pflichtangaben und Vorlagen für rechtskonforme Rechnungen

Nützliche Informationen zur Erstellung rechtskonformer Rechnungen

Eine junge Frau schreibt Rechnungen und nutzt dabei den Taschenrechner.
Um eine rechtskonforme Rechnung zu schreiben, sollten einige wichtige Dinge berücksichtigt werden. Foto: rawpixel/pixabay.com

Rechtssichere Rechnungen sind die Grundvoraussetzungen dafür, dass Kunden Ware oder Leistungen schnell und zuverlässig bezahlen können.

Hier alle wichtigen Informationen dazu, wie Rechnungen rechtskonform, effizient und nachhaltig erstellt werden:

Was ist eine ordnungsgemäße Rechnung?

Eine Rechnung ist das Dokument, mit dem ein Unternehmer ein Zahlungsanspruch oder eine Forderung gegenüber einem Kunden für eine Lieferung oder eine Dienstleistung geltend macht.

Pflicht zur Rechnungsstellung für Unternehmer

Nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist jeder Unternehmer verpflichtet, gegenüber anderen Unternehmen oder juristischen Personen (Vereine, GmbHs, AGs usw.) für erbrachte Leistungen eine Rechnung zu stellen. Ist der Leistungsempfänger eine Privatperson, ist die Rechnungsstellung Pflicht, falls eine steuerpflichtige Werklieferung oder Leistung im Zusammenhang mit Grundstücken, wie etwa bei Gartenarbeiten, erbracht wird.

Die Rechnung muss korrekt und rechtskonform erstellt sein, damit das Unternehmen Anspruch auf die Zahlung hat. Zugleich wird mit der Rechnungsstellung die später abzuführende Umsatzsteuer des Unternehmens gegenüber dem Finanzamt dokumentiert. Vorsteuerbeträge auf seine Umsatzsteuerverbindlichkeiten darf das Unternehmen nur dann abziehen, wenn die Rechnung den formalen Vorschriften genügt und sie die Pflichtangaben enthält.

Dürfen Privatpersonen Rechnungen schreiben?

Während für jeden Unternehmer die Rechnungsstellung Pflicht ist, ist es Privatpersonen freigestellt, ob sie Rechnungen schreiben.

Wünscht ein Käufer beispielsweise für die Übernahme einer Kücheneinrichtung eine Rechnung, kann diese auch eine Privatperson ausstellen. Um formal korrekt zu sein, muss eine solche Rechnung denselben Vorgaben genügen wie die Rechnung eines Unternehmers. Sie darf allerdings keine Umsatzsteuer enthalten.

Die Kleinunternehmer-Rechnung

Für Kleinunternehmer, deren Umsatz im letzten Geschäftsjahr unter 17.500 Euro lag und im laufenden Geschäftsjahr die 50.000 Euro-Grenze nicht überschreitet, gelten Sonderregelungen hinsichtlich auszufertigender Rechnungen.

Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Im Unterschied zu anderen Unternehmen listen Kleinunternehmer daher in Rechnungen keine Mehrwertsteuerbeträge auf und unterscheiden nicht zwischen Netto- und Bruttorechnungsbetrag.

Die Kleinunternehmer-Rechnung muss einen Hinweis auf § 19 UStG und das Fehlen der Umsatzsteuer im ausgewiesenen Rechnungsbetrag beinhalten. Ansonsten gelten alle Vorgaben wie für herkömmliche Rechnungen.

Wie sieht eine Rechnung aus?

Bei der Gestaltung des Layouts der Rechnung hat jedes Unternehmen freie Hand. Die Rechnung repräsentiert das Unternehmen. Sie sollte übersichtlich und verständlich aufgebaut sein, kann aber in ihrem Design, durch die Verwendung eines Logos oder von Firmenfarben individuell auf das Corporate Design zugeschnitten werden. Wichtig ist nur, auf der Rechnung alle gesetzlich vorgegebenen Pflichtangaben zu machen.

Rechnungs-Anschreiben: Aufbau, Inhalt & Formulierungen

Der Aufbau einer typischen Rechnung ist wie folgt:

Kopfbereich

  • Angaben zum Unternehmen mit korrekter Firmierung und Unternehmensrechtsform
  • Adresse und richtige Unternehmensbezeichnung des Kunden.

Kernbereich

  • Überschrift: „Rechnung“
  • einleitender Satz an den Empfänger der Rechnung
  • Pflichtangaben mit Rechnungsdatum, Leistungsdatum, fortlaufender Rechnungsnummer, Angaben zu Leistungen oder Waren, Preis und Mehrwertsteuersätzen.
  • Nettorechnungssumme, ausgewiesene Mehrwertsteuer je geltendem Mehrwertsteuersatz, zu zahlende Bruttorechnungssumme
  • Angaben zur Zahlungsfrist, ggf. Hinweis auf Skonto

Fußbereich

  • nützliche, freiwillige Angaben für den Rechnungsempfänger wie Bank- und Kontaktdaten des Unternehmens

Die Pflichtangaben einer Rechnung

  • 14 des Umsatzsteuergesetzes gibt vor, welche Pflichtangaben die Rechnung enthalten muss. Für Papierrechnungen als auch elektronische Rechnungen gelten dabei dieselben gesetzlichen Vorgaben.

Nach Erstellen der Rechnung und vor ihrer Übergabe an den Kunden empfiehlt sich, die Vollständigkeit der Pflichtangaben anhand der unten stehenden Checkliste zu prüfen.

  • Rechnungssteller: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Leistungsempfänger: vollständiger Name und Anschrift des Kunden
  • Steuernummer oder Identifikationsnummer (UST-IdNr.): Vom Finanzamt erteilte Steuernummer bzw. die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die UST-IdNr. muss bei Rechnungen ins europäische Ausland angegeben werden.
  • Ausstellungsdatum: Erstelldatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer: fortlaufende Nummerierung in beliebiger Länge und Reihung, die nur einmalig vergeben werden darf
  • Menge, Art und Umfang der Leistung: beschreibt in handelsüblichen Bezeichnung die gelieferten Gegenstände oder Leistungen
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Lieferung: beschreibt, wann die Leistung erbracht wurde. Bei Abschlagszahlungen gilt der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts als Datum der Leistungserbringung, falls abweichend vom Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsbetrag: macht Angaben zum Umsatzsteuersatz oder zur Befreiung von der Umsatzsteuer und nennt die Höhe des Steuerbetrags

Ist eine Rechnung ohne Steuernummer gültig?

Nein. Die Angabe der Steuernummer auf der Rechnung ist verpflichtend.

Eine Ausnahme stellt nur die sogenannte Kleinbetragsrechnung dar. In Rechnungen für Kleinstbeträge bis 250 Euro muss keine Steuernummer angegeben werden. Die Umsatzsteuer ist hier bereits enthalten.

Pflichtangaben der Kleinbetragsrechnung

Für Rechnungen über geringfügige Beträge bis zu 250 Euro sind weniger Pflichtangaben zu machen.

In der Kleinbetragsrechnung sind zu nennen:

  • vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Datum der Ausstellung
  • Menge, Art, Umfang und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
  • Rechnungsbetrag als Summe aus Entgelt und Umsatzsteuer unter Angabe des jeweils geltenden Steuersatzes
  • Hinweis, falls eine Steuerbefreiung besteht

Ist eine Rechnung ohne Rechnungsnummer gültig?

Nein. Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal verwendet werden darf, ist eine gesetzliche Pflichtangabe, ohne die eine Rechnung nicht gültig ist. Die Rechnungsnummer garantiert die Einmaligkeit der Rechnung und dient als Beleg für die erfolgte Buchung. Mit der Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern wird gegenüber dem Finanzamt die Transparenz der Buchhaltung und die Vollständigkeit der zu versteuernden Einnahmen nachgewiesen. Es ist zulässig, die fortlaufende Nummerierung mit einer beliebigen Zahl zu beginnen.

Pflichtangaben für Rechnungen im Ausland

Die Pflichtangaben für Rechnungen ins Ausland variieren je nachdem,

  • ob der Rechnungsempfänger sich im EU-Ausland oder Drittländern wie der Schweiz oder im internationalen Ausland (Nicht-EU) befindet
  • der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist
  • Waren oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden.

Grundsätzlich wird in Rechnungen in andere EU-Staaten keine Umsatzsteuer aufgeführt. Es gilt das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren, das besagt, dass der Kunde die Umsatzsteuer aufgrund der landeseigenen Gesetze deklarieren und entrichten muss.

Besonderheiten bei der Rechnungsstellung ins EU-Ausland

  • Es muss ein Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren („Steuerschuldnerschaft durch Leistungsempfänger“) erfolgen.
  • Die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die des Kunden müssen zusätzlich zu den sonst geltenden Pflichtangaben genannt werden.
  • Der Rechnungssteller muss die Richtigkeit der Angaben der Umsatzsteuer-ID und der Adresse des Rechnungsempfängers prüfen. Dies ist beispielsweise beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) durch ein Bestätigungsverfahren möglich.
  • Der Unternehmer muss dem Finanzamt durch eine Zusammenfassenden Meldung fristgerecht mitteilen, dass er eine „steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferung“ erbracht hat und dabei die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden angeben.

Rechnungsarten und Formen der Rechnungskorrektur

Neben der Kleinstbetragsrechnung und Rechnungen ins Ausland gibt es weitere Sonderformen von Rechnungen.

Abo-Rechnung

Eine Rechnung, die in regelmäßigen Abständen wie monatlich, im Quartal oder jährlich erstellt wird, ist eine Abo-Rechnung. Pro Leistungszeitraum wird eine separate Rechnung ausgefertigt. Ihrer Form nach unterscheidet die Abo-Rechnung sich nicht von der herkömmlichen Rechnung.

Dauerrechnung

Wird eine Leistung mehrfach oder über einen längeren Zeitraum erbracht wie im Rahmen eines Markennutzungsvertrags, werden dazu Dauerrechnungen erstellt. Von Dauerrechnungen spricht man, wenn pro Leistungszeitraum keine separate Rechnung erstellt wird.

Enthält der Vertrag die notwendigen Pflichtangaben einer Rechnung, kann er selbst als Dauerrechnung gelten. Von einer herkömmlichen Rechnung unterscheidet sich die Dauerrechnung ansonsten dadurch, dass sie explizit als „Dauerrechnung“ bezeichnet wird und den Gültigkeitszeitraum, in dem die Leistung erbracht wird, benennt.

Storno-Rechnung

Das Datum der Leistungserstellung stimmt nicht oder das falsche Produkt wurde auf der Rechnung genannt? Wurde versehentlich eine fehlerhafte Rechnung übergeben, wird diese durch eine Storno-Rechnung mit den korrekten Daten korrigiert. Die Storno-Rechnung bezieht sich direkt auf die Rechnungsnummer der zu korrigierenden Rechnung, erhält aber eine neue, eigene Rechnungsnummer. Eine Stornorechnung enthält alle Pflichtangaben der herkömmlichen Rechnung, weist den stornierten Betrag mit einem negativen Vorzeichen aus und wird mit „Stornorechnung“ überschrieben.

Gutschrift

Um eine bereits getätigte Zahlung zu korrigieren, die aufgrund einer fehlerhaften Rechnung einging, wird eine Gutschrift erstellt. Diese sogenannte Korrekturrechnung soll sich eindeutig auf die korrigierte Rechnung beziehen und dient dann als Rückrechnungsbeleg zur Berichtigung der Umsatzsteuer auch als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.

Rechnungen mit Rabatt

Nach § 14 Abs. 4 UstG muss jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, die nicht bereits im Entgelt enthalten ist, in der Rechnung aufgeführt werden. Auch ein Rabatt muss daher in der Rechnung aufgeführt werden. Der Rabatt wird vom Nettobetrag, also dem noch umsatzsteuerfreien Rechnungsbetrag, abgezogen. Der Rabatt muss nicht betragsmäßig genannt werden. Ausreichend ist eine Formulierung wie: „Auf den Gesamtpreis wird ein Rabatt in Höhe von 10 % gewährt.“

Rechnungen mit Skonto

Wir der Kunde für die Zahlung innerhalb eines vorab vereinbarten Zahlungszeitraums durch Skonto belohnt, beispielsweise bei Zahlung innerhalb von 3 Tagen, wird ebenfalls ein Preisnachlass vereinbart. Damit die Rechnung rechtskonform ist, reicht bei der Gewährung von Skonti eine Angabe wie „1,5 % Skonto bei Zahlung“. Die exakte Höhe des Skontobetrags muss nicht angegeben werden. Nimmt der Kunde den Skonto später in Anspruch, ist kein Belegaustausch notwendig. Die Rechnung muss also nicht nachträglich berichtigt werden. Umsatzsteuer- und Vorsteuerabzüge müssen allerdings angepasst werden.

Rechnungsstellung Fristen

Nachdem die Leistung vollständig erbracht wurde, ist die zugehörige Rechnung innerhalb von sechs Monaten zu stellen.

Aufbewahrungsfristen

Unternehmen sind verpflichtet, elektronische wie auch klassische Rechnungen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren.

Rechnung schreiben: Vorlage, Rechnungsgenerator oder Software?

Mit ein wenig Übung und anhand der Checkliste ist jedem möglich, eine rechtskonforme Rechnung unter Beachtung der Pflichtbestandteile mit Word oder Excel zu erstellen.

Vorteile der Arbeit mit einer Vorlage

  • Vorlagen sind kostenlos
  • Bei der Verwendung einer Vorlage fällt schnell auf, wenn eine Pflichtangabe fehlen sollte
  • Viele Vorlagen lassen sich bereits gut individuell anpassen

Nachteile der Arbeit mit einer Vorlage

Eine Herausforderung stellt oft die Vergabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer dar, die nicht automatisch erzeugt wird und damit eine potenzielle Fehlerquelle bleibt.

  • Die Fehleranfälligkeit ist hoch, da es gerade bei Arbeit unter Zeitdruck zu Flüchtigkeitsfehlern und Auslassungen kommen kann.
  • Anpassungen an ein Corporate Design sind bei der Arbeit mit Vorlagen nur eingeschränkt möglich.
  • Eine Vorlage ist nicht GoBD-konform.

Wer eine Vorlage verwenden will, sollte sich stets über Änderungen in den Vorschriften zur Rechnungsstellung auf dem Laufenden halten. Schließlich ist anders als bei der Verwendung einer Rechnungssoftware nicht mit einem automatischen Update der Vorlage zu rechnen.

Online Rechnungsgenerator

Eine weitere Möglichkeit zur Erstellung einer Rechnung bietet kostenlose Rechnungsgeneratoren, wie zum Beispiel rechnung-schreiben.de. Mit dessen Hilfe können die Angaben der Rechnung in Felder eingetragen werden. Der Vorteil ist die Zeitersparnis und dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Der Nutzer wird Schritt für Schritt durch das Ausfüllen der Felder geleitet und kann am Ende die fertige Rechnung herunterladen.

Rechnungen richtig schreiben mit einer Rechnungssoftware

Die Verwendung einer Rechnungssoftware erleichtert die Buchhaltung nachhaltig und hilft, alle Aufgaben deutlich schneller und sicherer zu erledigen.

Rechnungsprogramme fügen automatisch fortlaufende Rechnungsnummern ein, weisen auf fehlende Eingaben in den Pflichtfeldern für die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben hin und lassen sich individuell an das Corporate Design anpassen.

Die wesentlichen Vorteile bei der Verwendung einer Rechnungssoftware sind unter anderem

  • das automatisiertes Einfügen und die Prüfung auf Vollständigkeit aller Pflichtangaben
  • die automatisierte Verwaltung der Stammdaten von Kunden
  • GoBD-konforme Buchhaltung

Integrierte und erweiterbare Funktionen wie eine Postschnittstelle zum unmittelbaren Versand der Rechnungen, ein integriertes Mahnwesen und eine Schnittstelle zum Online Banking vereinfachen die buchhalterischen Prozesse bei Bedarf zusätzlich.

TIPP: Ich empfehle an dieser Stelle das Rechnungsprogramm sevDesk aus Deutschland. Es kann 14 Tage kostenlos getestet werden.

E-Rechnung per Mail verschicken?

Rechnungen können problemlos am eigenen Computer erstellt und auf direktem Weg per E-Mail und als PDF versendet werden. Eine Rechnung muss nicht eigenhändig unterschrieben sein.

Auch ohne eigenhändige Unterschrift, elektronische Signatur, Briefpapier oder Briefmarken ist eine Rechnung gesetzlich gültig.

Wichtig ist, dass die „Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts“ bei ihrer elektronischen Übermittlung sichergestellt ist. Solange eine innerbetriebliche Kontrolle die genannten Kriterien prüfen und sowohl die Echtheit als auch die Unversehrtheit der Rechnung beispielsweise durch den Hinweis auf die zur Rechnungserstellung und -archivierung verwendente Technologie dokumentieren kann, ist dies ausreichend.

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Überschreitet der Kunde die auf der Rechnung gesetzte Zahlungsfrist, kann er abgemahnt werden.

Wann die Frist zur Zahlung verstrichen ist und das Unternehmen die erste Mahnung sendet, ist dem Unternehmen freigestellt. Auch wenn keine Mahnungen geschrieben werden, ist es möglich, gerichtlich gegen säumige Zahler vorzugehen.

So wie es gebräuchlich ist, Kunden zu mahnen, wenn sie die ihnen gewährte Zahlungsfrist überschreiten, weil pünktliche Zahlungen für jedes Unternehmen existenziell wichtig sind, ist es üblich, mindestens eine Mahnung zu versenden, bevor einem Schuldner Rechtsfolgen angedroht werden.

Zahlungserinnerung

Ein gutes Mittel, um auf den Zahlungsausstand hinzuweisen, ist der Versand einer Zahlungserinnerung, die den säumigen Zahler auf den Zahlungsverzug hinweist. Rechtlich eröffnet dieser Hinweis auch die Möglichkeit Verzugszinsen, also Mahngebühren, in Rechnung zu stellen, falls der Kunde der Zahlung nicht nachkommt.

Mahnung

Eine Mahnung weist darauf hin, dass die gesetzte Zahlungsfrist trotz erfolgter Zahlungserinnerung nicht eingehalten wurde. Die erste Mahnung ist im Ton noch freundlicher gehalten als jede weitere, die durchaus auch mit einer Berechnung von Verzugszinsen, der Androhung von Rechtsfolgen, der Eröffnung eines Inkassoverfahrens oder der Kündigung des Vertragsverhältnisses einhergehen kann.

Fazit

Die korrekte Rechnungslegung ist überlebenswichtig für jedes Unternehmen. Werden die Regeln zur Rechnungsstellung eingehalten und die Rechnung ist rechtssicher, kann der Kunde die Bezahlung der Lieferung oder der Dienstleistung nicht verzögern oder gar verweigern und die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens bleibt ungefährdet.

Durch die automatisierte, elektronische Rechnungsverarbeitung lassen sich beim Drucken, Kuvertieren, Mahnen und Archivieren Einsparungen von 60 bis 80 % erreichen.

Es lohnt sich also für alle Beteiligten, kostengünstige und rechtssichere Rechnungen zu versenden und so darauf hinzuwirken, dass schnell und zuverlässig bezahlt wird – auch für den Rechnungsempfänger, auf den am Ende geringere Kosten umgelegt werden müssen.

TIPP: Nutze ein einfaches und günstiges Rechnungsprogramm und spare jede Menge Zeit!

 

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Über Marvin 670 Artikel
Marvin hat seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann 2011 bei der Deutschen Telekom AG abgeschlossen und bloggt seit 2014 regelmäßig rund um die Themen Ausbildung, Karriere, Wirtschaft und IT auf itsystemkaufmann.de. Außerdem hat er sich seit vielen Jahren dem Online-Marketing verschrieben und ist als selbstständiger Online-Marketing-Berater unter www.web-malocher.de tätig.

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