Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Hilfreiche Tipps zur Rechnungsstellung für Kleinunternehmer

Ein junger Mann in blau kariertem Hemd sitzt an seinem Arbeitsplatz vor dem Notebook. Im Hintergrund ist ein großes Fenster.
Die Rechnungsstellung ist für viele Kleinunternehmer zunächst eine besondere Herausforderung. Foto: StockSnap/pixabay.com

Sie ist die Existenzgrundlage des Kleinunternehmers – die Rechnung. Umso mehr Sorgfalt hat sie verdient. Denn Fehler fallen nicht nur unangenehm auf, sie kosten auch Zeit und Geduld. Schlimmstenfalls bringen die kleinen Unachtsamkeiten sogar die ganze Buchhaltung durcheinander. Doch was genau haben Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung zu beachten? Wo verstecken sich die häufigsten Fehlerquellen?

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Was ist ein Kleinunternehmer?

Ein Unternehmer, der im vergangenen Kalenderjahr weniger als 17.500 Euro brutto Gewinn erzielt hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich die 50.000 Euro nicht überschreitet, gilt als Kleinunternehmer.

Nicht zu verwechseln ist der Kleinunternehmer mit dem Kleingewerbe. Sprachlich mögen sie zwar nahezu identisch sein, inhaltlich aber haben sie nichts miteinander zu tun. Während es beim Kleinunternehmer um das Steuerrecht geht, bezieht sich das Kleingewerbe auf die Buchführungspflicht. Laut § 1 Absatz 2 des Handelsgesetzbuches nimmt das Kleingewerbe zwar aktiv mit kaufmännischen Aktivitäten am wirtschaftlichen Leben teil, ist wegen seines geringen Umsatzes jedoch kein kaufmännischer Geschäftsbetrieb. Daher ist ein Eintrag in das Handelsregister nicht nötig, solange das Kleingewerbe nicht den Status eines Kaufmanns erfüllt.

Kleinunternehmer im IT-Sektor

Die IT-Branche boomt. Genauso bei Freiberuflern. Laut der IT-Freelancer-Studie 2017 der Computerwoche sind Selbständige in der IT gefragter denn je. Bis zu 87 Euro Stundensatz stehen in Aussicht.

Doch nicht jeder IT-Freiberufler fällt automatisch unter die Kleinunternehmerregelung. Schließlich gehört eine selbstständige Tätigkeit im IT-Sektor nicht zwangsläufig zu den sogenannten Katalogberufen, die gemäß § 18 Einkommensteuergesetz (EStG) nicht zur Umsatzsteuer verpflichtet sind.

Dennoch können IT-Freelancer als Kleinunternehmer eingestuft werden – vorausgesetzt, die ausgeübte Tätigkeit gilt als katalogähnlicher Beruf. Kommen Aufgaben und Ausbildung dem Katalogberuf gleich, besteht eine Artverwandtschaft. Der Kleinunternehmer-Status rückt in greifbare Nähe.

Konkretes Beispiel: Der Informatiker wird mit dem Ingenieur verglichen. Seine Tätigkeit wie die Planung, Konstruktion und Kreation technischer Werke unterscheidet sich nicht grundlegend von denen des Informatikers. Dabei muss nicht das gesamte Aufgaben-Portfolio übereinstimmen. Es genügt, wenn der IT-Freelancer eine Kernkompetenz des Informatikers abdeckt.

Typische Berufsbilder für IT-Freelancer:

  • IT-Berater
  • IT-Systemingenieur
  • Softwaretechnik-Berater
  • Informatiker
  • Webdesigner

Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung befreit von der Umsatzsteuer. Sie erlässt Selbstständigen und Freiberuflern aufgrund geringer Einnahmen umsatzsteuerliche Pflichten. Ein Muss ist die Kleinunternehmerregelung allerdings nicht. Wenn die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt beantragt wurde, ist sie für fünf Jahre bindend.

Vor- und Nachteile für IT-Fachleute

Der größte Vorteil der Kleinunternehmerregelung liegt im organisatorischen Aufwand. Für den Kleinunternehmer entfällt die Umsatzsteuer und mit ihr die Umsatzsteuervoranmeldung. Die bürokratischen Pflichten halten sich in Grenzen.

Zugleich winkt ein leichter Wettbewerbsvorteil. Richten sich die IT-Services hauptsächlich an Endverbraucher und Privatkunden, liegen sie deutlich unter den Preisen der Konkurrenz, da keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Allerdings darf der IT-Kleinunternehmer keine Vorsteuer vom Finanzamt einfordern. Dies erhöht die Betriebsausgaben und kann sich bei hohen Investitionen unangenehm bemerkbar machen, da der Endverbraucherpreis bezahlt werden muss.

Anmeldung der Kleinunternehmerregelung

Die Beantragung der Kleinunternehmerregelung führt über das Finanzamt. Demnach muss der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vollständig und wahrheitsgemäß ausgefüllt werden. Neben allgemeinen Angaben zum Unternehmen und der geplanten selbstständigen Tätigkeit sind auch der geschätzte Jahresumsatz sowie die voraussichtlichen Ausgaben von Interesse.

Rechnung schreiben als IT-Kleinunternehmer – das musst du beachten

Sie ist der letzte und entscheidendste Schritt in die Selbstständigkeit – die Rechnung. Hier macht sich die Expertise bezahlt. Doch worauf müssen IT-Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung achten?

Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung

Auch die Rechnung eines IT-Kleinunternehmers muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, damit sie vom Finanzamt akzeptiert wird. Diese sind im § 14 Abs. 4 UStG festgehalten. Folgende Pflichtangaben müssen daher in der Rechnung enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Art und Menge der gelieferten Artikel oder Umfang der Dienstleistungen
  • exaktes, monatsgenaues Lieferungs- oder Leistungsdatum
  • Hinweis für den Grund der fehlenden Umsatzsteuer-Angaben

Umsatzsteuerbefreiung

Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Tun sie es trotzdem, müssen sie diese automatisch an das Finanzamt abgeben. So ist jeder Kleinunternehmer dazu verpflichtet auf seiner Rechnung einen Hinweis zur Steuerbefreiung anzugeben. Dabei muss die Bezeichnung Kleinunternehmerregelung jedoch nicht zwingend erwähnt werden. Ein Satz wie beispielsweise „Umsatzsteuerfrei gemäß § 19 des UStG“ ist meist völlig ausreichend.

Rechnungsdatum

Nicht nur ein Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung, sondern auch das exakte Rechnungsdatum ist laut Umsatzsteuergesetz für die Rechnungsstellung unverzichtbar. Das Finanzamt muss die Rechnungslegung zu jeder Zeit logisch nachvollziehen können. Kleinunternehmer sind laut § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG dazu verpflichtet eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten zu schreiben, wenn die Leistungserbringung an einen anderen Unternehmer ging.

Rechnung für Kleinstbeträge bis 250 €

Kleinvieh macht auch Mist. So müssen selbst geringfügige Beträge bis einschließlich 250 Euro in Rechnung gestellt werden. Nicht umsonst spricht man von einer Kleinstrechnung oder Kleinbeitrag-Rechnung. Identisch mit der herkömmlichen Rechnung ist sie allerdings nicht. Die formalen umsatzsteuerlichen Vorschriften fallen lockerer aus. Pflicht sind nur noch folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Datum der Ausstellung
  • Art und Menge der erbrachten Leistungen/Lieferung
  • Brutto-Entgelt
  • Hinweis auf Steuerbefreiung

Aufbewahrungsfristen für Kleinunternehmer Rechnungen

Für gewöhnliche Rechnungen beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. Bei Kleinunternehmer Rechnungen sieht es nicht anders aus. 10 Jahre lange müssen die Dokumente ordnungsgemäß nach den Grundsätzen der Buchführung archiviert werden.

Muster & Vorlagen zur Arbeitserleichterung

Rechnungen schreiben sich nicht von selbst. Sie sind sorgfältig unter Einbezug aller bürokratischer Richtlinien zu erstellen. Komplett ersparen kann man sich den Aufwand nicht, erleichtern aber schon. Muster und Vorlagen unterstützen bei der Rechnungserstellung.

Vorteile

Muster und Vorlagen sind Multitalente. Sie sparen Zeit, da sie einfach auszufüllen sind und nur mit neuen Angaben ausgefüllt werden müssen. Eine Rechnungsvorlage ist leicht zu personalisieren und kann individuell für unterschiedliche Kunden angepasst werden. Noch dazu sind die Orientierungshilfen kostenlos online erhältlich.

Nachteile

So viele Vorteile sie haben, Muster und Vorlagen stoßen auch an ihre Grenzen. Sie sind nicht GoBD-konform und entsprechen nicht den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung. Außerdem verfügen Rechnungsvorlagen nur über begrenzte Designmöglichkeiten und es können leicht typische Fehler, sogenannte Übertragungsfehler (nicht alle Angaben werden angepasst), passieren.

Beispiel

Kostenlos, individuell anpassbar, rechtlich korrekt – online gibt es zahlreiche Vorlagen zur einfachen Erstellung der Kleinunternehmer-Rechnung. Gerade in der Start- und Gründungsphase können sie Unternehmer bei der finanziellen Organisation unterstützen.

Unser Tipp für Kleinunternehmer

Der tägliche Papierkram ist ein Kampf. Nicht selten verlieren Kleinunternehmer den Überblick. Gerade der Rechnungsdschungel macht den Gründern zu schaffen. Ein Rechnungsprogramm wie sevDesk kann jedoch die Lösung sein. Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Mit einem Rechnungsprogramm lassen sich einfach und schnell professionelle Rechnungen erstellen. Alle Pflichtdaten einer Rechnung sind enthalten und die Stammdaten werden automatisch ausgefüllt. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch unnötigen Ärger mit dem Finanzamt. Zudem werden alle Dokumente GoBD-konform erstellt und archiviert. Ein Rechnungsprogramm garantiert das einfache und schnelle Erstellen und Versenden der Rechnung dank einer Schnittstelle zur Post. Praktisch für Kleinunternehmer ist ebenso das Online-Banking sowie ein integriertes Mahnwesen. Eine professionelle Software behält den Überblick, wo ihn der Unternehmer verliert. Schnell, zuverlässig und kompetent unterstützt der virtuelle Helfer das Tagesgeschäft.

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Über Marvin 610 Artikel
Marvin hat seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann 2011 bei der Deutschen Telekom AG abgeschlossen und bloggt seit 2014 regelmäßig rund um die Themen Ausbildung, Karriere, Wirtschaft und IT auf itsystemkaufmann.de. Außerdem hat er sich seit vielen Jahren dem Online-Marketing verschrieben und ist als selbstständiger Online-Marketing-Berater unter www.web-malocher.de tätig.

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