4 Dinge, die es für Freelancer in der Buchhaltung zu beachten gilt

Ein junger Mann mit Brille hält ein Notebook in der Hand und will es hinunter werfen
Im Alltag kommt es immer wieder zu stressigen Situationen. Dann gilt es, gezielt herunterzufahren. Foto: Peshkova/Shutterstock.com

Viele Freelancer starten voller Euphorie in die neu gewonnene Freiheit Selbstständigkeit. Im Idealfall kommen nach kurzer Zeit die ersten Anfragen und Aufträge herein und der Ball gerät langsam ins Rollen. Während viele Dinge, die Umsatz versprechen, meistens sofort angegangen werden, bleibt dabei ein elementar wichtiger Punkt oftmals außen vor: die Buchhaltung!
Sevdesk Buchhaltungsprogramm

Für viele sorgt bereits das Wort für Bluthochdruck und nervöse Zustände, obwohl die Buchführung für jeden Betrieb, sei er noch so klein, vorgeschrieben ist. Es führt also gar kein Weg daran vorbei, sofern man nicht eine Steuerfachangestellte „sein eigen“ nennen kann. Umso wichtiger ist es, dass sich Selbstständige, insbesondere Freelancer, umfassend informieren und Fehler in der Buchhaltung vermeiden. Im Folgenden werden fünf berühmte Dinge vorgestellt, die es in der Buchhaltung zu beachten gilt:

#1 Die Zahlen im Blick behalten

Ja, ja … vermutlich kennt beinahe jeder Freelancer dieses Problem: die Buchhaltungsarbeiten werden gerne auf einen anderen Wochentag verschoben, da sie zunächst nicht so wichtig zu sein scheinen. Dabei fängt die Buchhaltung schon im Kleinen an: Es gilt, sämtliche Belege aufzubewahren, zu sortieren und letztlich im Zuge der Buchhaltung auszuwerten. Um mit dem eigenen Unternehmen erfolgreich zu sein, ist es unumgänglich, sich mit den Zahlen zu befassen. Dazu empfiehlt es sich, Regelmäßigkeiten einzuführen, was die Arbeit in der Buchhaltung angeht. Zum Beispiel, dass man sich einmal pro Woche einen Überblick über relevante Unternehmenskennzahlen verschafft.

Im Grunde sollte jeder Freelancer imstande sein, folgende Fragen zu beantworten:

  • Wie ist es um die eigene Rentabilität gestellt?
  • Wie entwickelt sich der Umsatz?
  • Wie hoch ist das tatsächliche Einkommen?
  • Gibt es Kostenpunkte, die zukünftig vermieden werden könnten?

Die Beantwortung all dieser Fragen kann bzw. sollte zur Feinjustierung genutzt werden. Das Unternehmen bleibt dadurch dynamisch und kann sich auf kurzfristige Änderungen und Schwankungen mit Leichtigkeit einstellen.

#2 Formale Vorschriften beachten

Zugegeben, dieser Punkt könnte genauso gut an erster Stelle stehen.  Es ist immens wichtig, dass sich Freelancer rechtzeitig (am besten schon vor Beginn der Selbstständigkeit), mit dem Thema Buchhaltung und damit verbundenen Form-Vorschriften beschäftigen. Das fängt bei dem Aufbau der Rechnung und dem sammeln relevanter Belege an und hört bei der ordentlichen Durchführung der Buchhaltung auf.

Für alle, die sich selbst der Buchhaltung widmen und die Kosten für den Steuerberater sparen möchten, empfiehlt es sich, eine professionelle Buchhaltungssoftware einzusetzen. Eine solche Software bietet beispielsweise die Firma Lexware an: http://shop.lexware.de/buchhaltung

Die Software unterstützt neben der Buchhaltung auch in der Kontoführung, in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Erstellung des Jahresabschlusses.

#3 Die Kosten im Blick behalten

Dieser Punkt geht im Prinzip mit dem ersten Punkt einher, bedarf aber auf Grund seiner Relevanz einer gesonderten Erwähnung. Es ist sehr wichtig, die eigenen Kostenfaktoren im Blick zu behalten. Freelancer unterschätzen die Kosten oft gnadenlos, da sie davon ausgehen, mit der Heimarbeit grundsätzlich einiges an Kosten eingespart zu haben. Das muss jedoch nicht zwangsläufig so sein. Oft summieren sich viele kleine Kostenfaktoren und machen am Ende einen großen Batzen aus, der den Gewinn auf ein Minimum schrumpfen lassen kann. In dem Zuge ist es auch ratsam, die eigene Arbeitsauslastung zu prüfen. Nicht selten kommt es vor, dass Freelancer effektiv viel mehr bezahlte Arbeitszeit aufbringen könnten, wenn sie an anderen Stellen, zum Beispiel der eigenen Fortbildung über Blogs etc. vorübergehend Zeit einsparen würden.

#4 Ein effektives Forderungsmanagement betreiben

Viele Freelancer sind schon trotz guter Auftragslage gescheitert, da sie das Forderungsmanagement als weniger wichtig eingestuft oder schlichtweg unterschätzt haben. Der eigene verantwortungsbewusste Umgang mit fälligen Rechnungen ist nicht zwangsweise auf die Zahlungsmoral der Kundschaft übertragbar. So ist es immens wichtig, dass Rechnungen pünktlich versendet und Zahlungseingänge akribisch überwacht werden. Erfolgt eine Zahlung nicht innerhalb der festgelegten Zeitspanne, so ist eine Mahnung zu verschicken. Für all diese Dinge sollten Regelmäßigkeiten geschaffen werden, damit es dabei nicht zu Komplikationen oder – im schlimmsten Fall – zur Gefahr für die eigene Liquidität wird.

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Über Marvin 633 Artikel
Marvin hat seine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann 2011 bei der Deutschen Telekom AG abgeschlossen und bloggt seit 2014 regelmäßig rund um die Themen Ausbildung, Karriere, Wirtschaft und IT auf itsystemkaufmann.de. Außerdem hat er sich seit vielen Jahren dem Online-Marketing verschrieben und ist als selbstständiger Online-Marketing-Berater unter www.web-malocher.de tätig.

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