Mit Prozessoptimierung den Workflow automatisieren

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Büromitarbeiter sitzen zusammen im Meeting
Foto: jmexclusives/pixabay.com

Im Fokus der Prozessoptimierung steht, etablierte Arbeitsabläufe im ersten Schritt zu analysieren und zu dokumentieren, um dabei Verbesserungspotentiale aufzudecken und so im Anschluss eine Optimierung des Workflows zu realisieren.

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Durch die workflow automation, die durch die Prozessoptimierung ermöglicht wird, lassen sich sowohl Kosteneinsparungen als auch eine Verbesserung der Qualität erzielen. Grundsätzlich handelt es sich bei der Prozessoptimierungen um eine essentielle Aufgabe von Unternehmen, welche bereichsübergreifend gestaltet ist.

Die Grundlagen der Prozessoptimierung

Die Basis der Prozessoptimierung bildet immer die jeweilige Prozessorientierung, die auch als Prozesssicht bezeichnet wird. Wichtig ist, dass das Unternehmen im Rahmen der Prozessoptimierung nicht in einzelnen, abgegrenzten Bereichen oder hierarchischen Strukturen denken. Es kommt schließlich in hohem Maße darauf an, bereichsübergreifend zu agieren.

Daneben ist es jedoch ebenfalls essentiell, eine subjektorientierte Betrachtung anzulegen, was bedeutet, dass die Handelnden, die Handlungen und die Gegenstände beziehungsweise Ziele der Handlungen im Bereich der Geschäftsprozesse in Balance stehen.

Die Ablauforganisation bildet demnach die Grundlage für eine Prozessoptimierung. Doch auch einige vorgelagerte Schritte sind für die Verbesserung von Prozessen essentiell, wie die Prozessmodellierung oder die Prozessanalyse. Grundsätzlich wird die Prozessoptimierung in unterschiedlichen Unternehmensbereichen durchgeführt, nämlich in der Produktion, der Logistik und dem Rechnungswesen.

Optimierung der Produktion

In der Produktion kann die Optimierung von Prozessen verschiedene Ziele verfolgen. Allerdings geht es grundsätzlich stets darum, Prozesse innerhalb des Unternehmens zu optimieren, um dadurch beispielsweise die Produktivität zu erhöhen, die Produktionskosten zu senken oder auch die Qualität der Produkte zu verbessern.

Außerdem lassen sich als Ergebnis der Prozessoptimierung Unfälle reduzieren, Durchlaufzeiten verkürzen, die Ressourcenmenge reduzieren sowie die Abläufe und Auslastung verbessern. Daneben wird auch zu einer Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Unternehmens und einer Verkürzung der Wege beigetragen.

Optimierung der Logistik

Bestehende Geschäftsprozesse von Zeit zu Zeit zu analysieren und falls nötig zu verbessern, ist ebenfalls in der Logistik nötig. Die logistischen Ziele, die mit der Prozessoptimierung erreicht werden können, bestehen beispielsweise in geringeren Beständen, einer höheren Liefertreue, verbesserten Durchlaufzeiten und einer gleichmäßig hohen Kapazitätsauslastung.

In der Produktion wird sich bei der Geschäftsprozessoptimierung in der Regel auf die Prozesse innerhalb des Unternehmens konzentriert. Im Gegensatz dazu sind im Bereich der Logistik jedoch auch externe Prozesse betroffen. Die logistische Kette umfasst sowohl die Kunden als auch das eigene Unternehmen und die entsprechenden Zulieferer.

Das bedeutet, dass bei der Prozessoptimierung in der Logistik auch Beschaffungsprozesse eine Rolle spielen. Dennoch werden dabei auch vertriebliche sowie interne Prozesse der Logistik überwacht.

Optimierung des Rechnungswesens

Ein überaus hohes Potential für Optimierungen bieten jedoch nicht nur Logistik und Produktion, sondern auch die Prozesse, die im Rechnungswesen eines Unternehmens ablaufen.

Ein Grund dafür ist, dass die Ansprüche an das Controlling und das Rechnungswesen kontinuierlich steigen. Von Geschäftsleistung, Investoren und Banken werden aussagekräftige und verlässliche Zahlen vorausgesetzt, sowie eine valide und konsistente Datenbasis. Die Qualität und die Effizienz dürfen dabei dennoch nicht vernachlässigt werden.

Die Optimierung der Prozesse im Rechnungswesen konzentriert sich daher darauf, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Kosten zu senken, Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren, den Kontenplan zu optimieren, die Qualität zu verbessern und eine Vereinheitlichung der Reportingabläufe durchzuführen.

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