Steuertipps zur Büroausstattung: Was Sie nun geltend machen können

Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden, bedingt durch die Corona-Pandemie und die fortschreitende Digitalisierung, eine Tätigkeit im Homeoffice als neue Form der Mitarbeit an. Wer aber zuhause arbeiten möchte, der benötigt auch eine entsprechende Büroausstattung. Die meisten Arbeitgeber beteiligen sich zwar an den Kosten für Schreibtisch, Bürostuhl und Regal, einen Großteil der Kosten trägt aber der Arbeitnehmer. Welche Möglichkeiten der steuerlichen Geltendmachung es gibt, zeigt dieser Beitrag.

Was gehört aus Steuersicht zur Büroausstattung?

Zum Bereich der Büroausstattung zählen laut Gesetzgeber und Finanzamt sämtliche Kosten, die man für Einrichtungsgegenstände aufwendet, z.B. Bürotische, Bürostühle sowie Regale bzw. Büroschränke. Auch Lampen, Regale, Teppiche und sogar Bilder gehören zu den Arbeitsmitteln, denn sie sind Teil der Gestaltung eines Büros. Eine hochwertige Büroausstattung in Form von aufwendig verarbeiteten, ergonomisch geformten Stühle oder höhenverstellbaren Tischen aus guten Materialien vom Fachhändler für Büroeinrichtungen sind aufgrund ihrer hohen Qualität kostenintensiv. Dafür fördern sie im Gegenzug die Gesundheit des Nutzers und sorgen auch dafür, dass man seine Tätigkeit zuverlässig und konzentriert ausüben kann.

Werbungskosten versus Betriebsausgaben

Prinzipiell können Arbeitnehmer und Unternehmen gleichermaßen die Kosten für eine Büroausstattung von der Steuer absetzen, einzig der Weg ist ein jeweils anderer. Auf diese Weise haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, sich getätigte Ausgaben mit Bezug auf ihre berufliche Tätigkeit zumindest teilweise zurückzuholen. Unternehmen können ihre Steuerlast durch die Geltendmachung reduzieren. Diese Unterscheidung dient letztlich auch dazu, weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber in irgendeiner Weise besserzustellen und einer der beiden Parteien einen ungerechtfertigten steuerlichen Vorteil zu verschaffen.

Wichtiger Hinweis: Ab dem Steuerjahr 2021 kann man sogenannte digitale Wirt­schafts­güter, also PCs oder Notebooks, sowie Software und anderes Computer­zubehör, vollständig geltend machen, ganz unabhängig von der Höhe des Preises.

Die Art des Büros spielt eine wesentliche Rolle für die steuerliche Bewertung

Die Steuergesetzgebung kennt verschiedene Formen von Büros, für die jeweils unterschiedliche Vorschriften hinsichtlich steuerlich absetzbarer Büroausstattung gelten. Es wird zunächst unterschieden zwischen einem separaten Arbeitszimmer und einem Büro in häuslicher Umgebung. Entscheidend für die steuerliche Bewertung ist, dass ein Arbeitszimmer wie ein Büro eingerichtet ist und zu mindestens 90 Prozent beruflich genutzt wird.

Das separate Arbeitszimmer kann mit einem eigenen Eingang versehen sein oder auch ein Durchgangszimmer sein, beides wird vom Finanzamt anerkannt. Für alle anderen Formen eines Arbeitszimmers gibt es steuerrechtliche Beschränkungen hinsichtlich der Absetzbarkeit von Büroausstattung.

Für das Arbeitszimmer in häuslicher Atmosphäre gelten andere Vorschriften. Auch bei einem solchen muss gewährleistet sein, dass es nicht zu mehr als 10 Prozent für private Zwecke genutzt wird und dass auch die Einrichtung zu wenigstens 90 Prozent auf die berufliche Tätigkeit ausgelegt ist. Im Idealfall sollten weder Bügelbrett, Kühlschrank, Kinderbett, noch private CD- oder Schallplattensammlungen oder der einzige Fernseher der Wohnung im Arbeitszimmer zu finden sein.

Diese Beträge kann man für Büroausstattung steuerlich geltend machen

Die Finanzämter berücksichtigen für Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit entstehen, grundsätzlich eine Pauschale in Höhe von 1.000 Euro pro Steuerjahr als Werbungskosten. Dabei ist es unwichtig, ob solche Ausgaben wirklich entstanden sind oder nicht. Wird dieser Pauschalbetrag überschritten wird, kann sich der Steuerpflichtige einen Vorteil verschaffen. Schon aus diesem Grund sollte man sämtliche mit dem Beruf in Zusammenhang stehenden Ausgaben in seiner Einkommensteuererklärung nennen.

Das deutsche Steuerrecht unterscheidet bei der steuerlichen Bewertung eines Arbeitszimmers zwischen vollständig separaten Räumen und einem in die häusliche Umgebung integrierten Arbeitsplatz. Auch die Ausstattung sowie Intensität der Nutzung spielen eine Rolle. Schwierig wird es hinsichtlich der steuerlichen Absetzbarkeit, wenn man beispielsweise den Esstisch der Großfamilie oder den Couchtisch im Wohnzimmer sporadisch zum Arbeitsplatz umfunktioniert.

Wer sich Möbel als Büroausstattung anschafft, kann sie normalerweise über eine Nutzungsdauer von 10 Jahren linear abschreiben. Der sogenannte, sofortige Abzug von Anschaffungskosten ist hier möglich:

• als Werbungskosten (Gegenstände zählen als Privatvermögen)
• als Betriebsausgaben (Gegenstände werden als Betriebsvermögen gewertet)

Dies gilt allerdings nur, wenn die Kosten für den jeweiligen Bürogegenstand maximal 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) betragen. Für Betriebsvermögen hat der Gesetzgebung zudem die Möglichkeit geschaffen, Güter, die einen Wert zwischen 251 und 1.000 Euro haben, als Sammelposten anzulegen. Diesen kann man dann über einen Zeitraum von 5 Jahren in gleichhohen Jahresbeträgen von 120 Euro abschreiben. Diese Form der Abschreibung wird auch als „Poolabschreibung“ bezeichnet. Kommt es in dieser Zeit zu Wertminderungen oder Veräußerungen, ist dies aus steuerlicher Sicht unerheblich.

Für die Nutzung eines separaten Arbeitszimmers in den eigenen vier Wänden gilt, dass sämtliche Kosten für die Büroausstattung in unbegrenzter Höhe steuerlich geltend gemacht werden können. Diese Regelung gilt auch, wenn das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der Tätigkeit ist. Dazu wird das Arbeitszimmer, wenn man es an wenigstens drei Tagen einer fünftägigen Arbeitswoche oder sogar immer als Arbeitsplatz nutzt.

Wer als Angestellter von seinem Arbeitgeber für bestimmte Tätigkeiten keinen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt bekommt und für diese ein häusliches Arbeitszimmer nutzen muss, der kann einen jährlichen Maximalbetrag von 1.250 Euro geltend machen.

Die Homeoffice-Pauschale 2020 und 2021

Diese Pauschale wurde vom Gesetzgeber im Zuge der Corona-Pandemie und der daraus resultierenden Notwendigkeit, Mitarbeitende verstärkt ins Homeoffice zu schicken, geschaffen. In der jährlichen Steuererklärung muss sich der Steuerpflichtige entscheiden, ob er ein Arbeitszimmer steuerlich geltend machen oder die Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen möchte.

Die Homeoffice-Pauschale kann man nutzen, wenn man die Voraussetzungen in Sachen Arbeitszimmer nicht erfüllt. Dann besteht die Möglichkeit, bis zu 600 Euro pro Steuerjahr geltend zu machen.

Eine Kombination aus Arbeitszimmer und Homeoffice-Pauschale ist laut Steuerrecht nicht zulässig, weshalb eine derartige Geltendmachung vom zuständigen Finanzamt normalerweise abgelehnt wird.

Praxis-Tipp: Ab dem Jahr 2017 müssen Steuerpflichtige im Rahmen ihrer Steuererklärung dem Finanzamt keinerlei Belege mehr vorlegen. Dennoch ist es sinnvoll, alle Rechnungen und Belege für Ausgaben mit beruflichem Bezug aufzubewahren. Denn das Finanzamt darf Beleg immer noch von sich aus anfordern, etwa zur Klärung von Einsprüchen durch den Steuerpflichtigen. Am besten ordnet man solche Rechnungen und Belege sorgfältig, dann muss man sie bei Bedarf nicht erst lange suchen und sortieren.

Fazit – Die Art der steuerlichen Absetzung von Büroausstattung will bedacht sein

Der Gesetzgeber hat mit seinem Steuerrecht für Arbeitnehmer und Unternehmen verschiedene Möglichkeiten geschaffen, sich die Aufwendungen für Büroausstattungen mittels der jährlichen Einkommensteuererklärung teilweise oder sogar ganz erstatten zu lassen. Da das Steuerrecht komplex ist, sollte man sich als Steuerpflichtiger von einem Steuerexperten beraten lassen. Er kann errechnen, ob es sich lohnt, ein Arbeitszimmer steuerlich abzusetzen oder ob es sinnvoller ist, die Homeoffice-Pauschale zu nutzen.